Управленческая отчетность подразделений

Управленческая отчетность

Управленческая отчетность — внутренняя отчетность, т. е. отчетность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах деятельности по регионам.

Управленческая отчетность обладает определенными отличительными характеристиками:

  • более подробна, например, содержит информацию по отдельным видам продукции, фабрикам, центрам учета и так далее, которая обычно не разглашается сторонним организациям;
  • более масштабна, включает, например, как будущие, так и прошлые расходы, доходы и прибыль. Управленческая отчетность также характеризует потенциальный эффект от еще не принятых решений, таких как возможности инвестиций, внедрение новой продукции или увеличение продаж. Это ведет к дополнительной классификации расходов по их отношению к изменению объемов: постоянные в сравнении с пропорциональными расходами.
  • структура и содержание управленческой отчетности в большей степени зависят от специальных требований к управленческим решениям и коммуникациям в конкретной компании, нежели от инструкций по финансовой отчетности.

Целью составления управленческой отчетности является удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления стоимостных и натуральных показателей, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также конкретных менеджеров.

Цель составления внутренней отчетности обусловливает ее периодичность и формы, а также набор показателей. Точность и объем приводимых данных зависят от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих предприятию и конкретному объекту управленческого учета, цели управления применительно к данному объекту учета. В связи с этим разработка внутренней отчетности является главной задачей предприятия. Содержание, формы, сроки и обязанности представления этой отчетности, а также пользователи зависят от условий хозяйствования на конкретном предприятии.

Внутренняя отчетность — это еще не результат управленческого анализа, являющегося важнейшим элементом управленческого учета, а первичный материал для проведения такого анализа. Но на ее основе можно дать общую оценку результатов деятельности центров ответственности, судить о степени достижения ими поставленных целей и правильности принятых оперативных корректирующих решений.

Ознакомление персонала предприятия с данными управленческой отчетности улучшает отношения в коллективе, формирует уверенность работников в своем положении.

Управленческая отчетность (1)

Главная > Реферат >Экономика

ПОНЯТИЕ И ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ.

Для принятия верных управленческих решений в бизнесе руководителю необходима объективная информация о состоянии дел, как по каждой бизнес — единице компании, так и бизнесу в целом. Источником такой информации является управленческая отчетность.

Отчетность является заключительным этапом любой системы учета, завершающей стадией учетного процесса. Управленческая отчетность — это взаимосвязанный комплекс фактических, плановых, прогнозных данных и расчетных показателей о функционировании хозяйственной организации как экономической и производственной единицы. Он включает совокупность данных и показателей как по предприятию в целом, так и в разрезе структурных и производственных подразделений, центров затрат и прибылей [13].

Управленческая отчетность есть система детальной и конкретной информации об имуществе, капитале, обязательствах, доходах и расходах организации, хозяйственных процессах и их результатах, о внутренних и внешних факторах, оказавших влияние на достигнутые результаты, необходимой управленческому персоналу для прогнозирования, планирования, организации, контроля и регулирования деятельности хозяйствующего субъекта [29 ].

В отличие от бухгалтерской отчетности, ориентированной на внешних пользователей, управленческая отчетность предназначена для самого предприятия в лице стратегического менеджмента и руководителей подразделений. В соответствии с этим формирование отчетности для менеджеров должно отвечать потребностям управления на каждом уровне руководства организацией. Эти потребности индивидуальны, специфичны и во многом зависят от особенностей организации производства на данном предприятии.

Целью составления управленческих отчетов является удовлетворение потребностей пользователей информации, повышение управляемости компанией.

Система управленческой отчетности позволяет решать следующие задачи:

Предоставление информации о результатах деятельности подразделений и отдельных сотрудников в необходимых аналитических разрезах;

Подготовка регулярной отчетности;

Финансовое моделирование, прогнозирование и анализ деятельности отдельных подразделений и Компании в целом

Более обоснованное принятие управленческих решений на основе достоверной и оперативной информации;

Укрепление финансовой дисциплины и подчинение интересов отдельных структурных подразделений интересам Компании в целом.

Чтобы управленческая отчетность содержала полезную, исчерпывающую информацию о деятельности организации и была надежной информационной базой для обоснования управленческих решений, она должна отвечать ряду требований [13]:

Своевременность – информация должна быть представлена к тому времени, когда в ней возникает необходимость;

Достаточность – отчетные данные не должны содержать излишней информации, но быть достаточно полными;

Целесообразность – информация должна учитывать особенности цели управления, для которой она предназначена;

Адресность – отчетные показатели необходимо довести до ответственного пользователя, соблюдая принцип конфиденциальности;

Объективность – следует исключить возможность предвзятости, субъективности информации для управления, ошибок в ее формировании;

Сопоставимость – отчетные данные и показатели должны быть сопоставимы во времени и по подразделениям предприятия;

Экономичность – затраты на получение управленческой отчетности не должны быть больше эффекта от ее использования.

Соблюдение этих требований обеспечивает достаточно оперативный обзор деятельности, за которую несет ответственность руководитель соответствующего уровня, представление ему информации о фактической эффективности ранее принятых решений, возможность определения возникающих проблем и просчетов в руководстве, выбор оптимальных вариантов их решения или предотвращения. Для высшего управленческого персонала отчетность служит основанием для принятия стратегических решений по развитию организации и повышению эффективности ее деятельности.

Разработка форм управленческой отчетности осуществляется по следующим принципам:

1) затраты на подготовку внутренней управленческой отчетности не должны превышать экономического эффекта от ее использования;

2) все без исключения управленческие отчеты должны быть конкретными и адресными;

3) текущие управленческие отчеты должны содержать оперативную информацию, необходимую для принятия управленческих решений;

4) управленческие отчеты не должны быть перегружены лишними данными, а вся представленная в них информация должна быть систематизирована;

5) формы управленческих отчетов должны учитывать особенности и уровень подготовленности конкретного руководителя, для которого предназначен отчет.

Одним из способов определения состава и сроков представления данных управленческой отчетности является метод интервью, при котором вначале следует опросить каждого менеджера, какая информация ему необходима для работы и к какому сроку ее желательно получить. Далеко не все управляющие способны ответить на эти вопросы с позиции современного менеджмента. Поэтому более рационально разработчикам системы управленческого учета и отчетности на стадии ее создания самим определить основной перечень таких показателей исходя из целей и задач современного менеджмента на каждом уровне управления.

Для каждого из направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия целесообразно формировать отдельные формы управленческой отчетности, т.е. система управленческих отчетов должна быть реструктурирована.

Поскольку высшее руководство формирует стратегические цели управления предприятием, оно должно получать интегрированную управленческую отчетность, позволяющую судить о выполнении производственных задач. Она может содержать данные, характеризующие фактические результаты производственной, инвестиционной, финансовой деятельности организации в целом и в разрезе основных структурных подразделений за прошедший период либо на любой момент времени и результаты анализа воздействия внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение долгосрочных целей развития организации, а также плановые и прогнозные показатели деятельности предприятия на предстоящий период.

Руководителям среднего звена, представляющим собой руководство структурных подразделений всех уровней необходима информация, содержащая значения и анализ ключевых показателей деятельности этих подразделений на любой момент времени, а также информация о смежных подразделениях и контрагентах.

Руководству и специалистам структурных подразделений, отвечающих за реализацию текущих и долгосрочных целей деятельности участка, который они возлагают (мастерам, начальникам отделов, секторов и т.п.), необходимы отчетные данные о результатах этой деятельности и планах ее осуществления на ближайшую перспективу с анализом влияния основных внутрипроизводственных факторов.

ВИДЫ И НАЗНАЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ОТЧЕТОВ.

Управленческую отчетность можно классифицировать по различным признакам: объему информации, ее содержанию, видам деятельности, формату, уровню, частоте, периодичности представления [Приложение1].

По объему информации различают частную и общую отчетность. Частная отчетность содержит информацию о результатах деятельности какой-либо структурной единицы организации или об отдельных направлениях ее деятельности. Общая отчетность характеризует результаты деятельности всего объекта в целом.

Минимальный объем отчетных форм включает:

— отчет-накопительные ведомости по структурным подразделениям, центрам ответственности, видам или группам продукции, статьям бюждета;

— отчет-сводки в виде кратких сведений о деятельности подразделения на конкретную дату;

— итоговые отчеты, представляющие результаты деятельности организации в целом и ее структурных подразделений за определенный период.

По содержанию управленческой отчетности в теории и практике управленческого учета различают комплексные отчеты, отчетность по итоговым показателям (ключевым позициям) и аналитические отчеты.

Комплексные отчеты характеризуют деятельность всего предприятия, его дочерних подразделений и филиалов. Они составляются с заданной периодичностью по итогам работы за месяц или иной отчетный период (квартал, полугодие, год) и содержит информацию о выполнении планов, о структуре доходов и расходов организации, величине задолженности, движении денежных средств и т.д.

Отчеты по ключевым позициям (тематические) представляются по мере необходимости в любой момент времени. В них отражаются наиболее существенная для текущего функционирования хозяйственной организации информация о количестве полученных заказов, степени их выполнения, величине рекламаций и брака, объемах производства и продаж, об использовании материальных и трудовых ресурсов, величине долговых требований и обязательств, депозитов и т.п.

Аналитические отчеты составляют по запросу руководителей соответствующего уровня, содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов работы организации по отдельным сапектам деятельности. В них, например, могут быть приведены данные и указаны причины существенного роста производственных запасов, увеличения количества сверхурочных часов работы, падения или увеличения объемов продаж, выбытия или пополнения производственного оборудования и других основных средств и т.п.

Смотрите так же:  Нотариус доверенность на продажу квартиры цена

Аналитические отчеты в большинстве случае составляются с учетом рыночной ситуации и отражают взаимосвязь внешних и внутренних факторов развития организации. Они призваны раскрыть благоприятные возможности и резервы улучшения деятельности предприятия, указать на существующие риски и опасности снижения эффективности хозяйствования.

В качестве примеров отчетов, формируемых в системе управленческого учета в разрезе видов деятельности, Министерство экономического развития России рекомендует следующие:

Отчеты об операционной деятельности:

о производстве продукции (работ, услуг);

о продаже продукции (работ, услуг);

о дебиторской (кредиторской) задолженности;

Особенности подготовки управленческой отчетности в различных отраслях деятельности

Управленческая отчетность имеет свою специфику, в зависимости от отрасли, в которой работает компания. Кроме того, состав и вид отчетности зависят от требований, предъявляемых руководителями и владельцами компаний.

Используйте пошаговые руководства:

По общим правилам за основу всегда берется тот состав сводной отчетности, который является общепринятым – управленческий баланс и отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств. При этом правила подготовки отчетности и разрезы аналитики могут быть различными в зависимости от объекта отчетности, периодичности, круга пользователей. Так, детализация отчетов по подразделениям, дивизионам, филиалам, направлениям зависит от сферы деятельности и организационной структуры компании. Состав промежуточной отчетности и методы ее подготовки различаются по отчетным периодам – ежедневная, еженедельная, ежемесячная, квартальная.

Можно сказать, что управленческая отчетность в широком смысле – это отчетность по окончании хозяйственного года, либо бюджетного периода – в зависимости от принятой в компании методики. В узком смысле бухгалтерская управленческая отчетность – любая справка, которую готовит финансовая служба для руководителей компании и ее подразделений.

На примере рассмотрим, как подготовить финансовую управленческую отчетность трех разных компаниях (названия условны):

  • ООО «Сервисный центр» – дилерская сервисная компания по ремонту и обслуживанию бытовой и офисной техники, входящая в состав торгово-финансовой группы «Быттехника». Имеет сеть приемных пунктов и ремонтно-складскую базу, является авторизованным сервисным центром нескольких зарубежных фирм-производителей.
  • ЗАО «Огородник» – холдинг, объединяющий сеть розничных магазинов по продаже товаров для садоводов и огородников, отделы посылочной и оптовой торговли. Имеет производственные сельскохозяйственные подразделения на арендованных земельных участках.
  • ООО «Тверь» – девелоперская компания в составе холдинга, работающего в сегменте нежилой недвижимости. Осуществляет управление проектом строительства многофункционального комплекса, включает подразделение «службы технического заказчика».

Состав управленческой отчетности

В крупных холдинговых компаниях, где есть сильная корпоративная финансовая служба, состав, виды и сроки подготовки отчетности подчинены общей методологии и методике, утверждаемой руководителем холдинга либо вице-президентом по финансам.

Например, в холдинге «Быттехника» финансовый год начинается 1 октября, а отчетные периоды установлены с октября по март и с апреля по сентябрь, с разбивкой по месяцам. Перечень полугодовых отчетов также утверждается холдингом, с учетом специфики каждой компании холдинга. Так, ООО «Сервисный центр» ежемесячно до 15-го числа представляет в материнскую компанию следующие отчеты:

1. Баланс фирмы (Ф.1)
2. Отчет о прибылях и убытках (Ф.2)
3. Отчет о реализации по направлениям (Ф.3)
4. Отчет о движении денежных средств (Ф.4)
5. Отчет об операционных расходах фирмы (Ф.5)
6. Отчет о производственных расходах (Ф.5.1)
7. Отчет о внереализационных доходов и расходах (Ф.6).

Скачать формы управленческих отчетов в Excel можно по ссылке в конце статьи.

В компаниях малого и среднего бизнеса, часто возглавляемых владельцем, финансовому директору особенно важно предложить руководителю удобную и понятную управленческую отчетность, не перегруженную «академической» терминологией. С другой стороны, бывают и приятные для финансиста исключения. Так, владелец и руководитель ЗАО «Огородник» имеет высшее бухгалтерское образование и не только «читает» управленческий баланс, но и самым активным образом участвует в формировании его структуры. Финансовый год в компании начинается 1 июля, отчетным периодом является год.

Годовая отчетность включает:

1. Баланс
2. Отчет о прибылях и убытках.

Ежемесячно готовятся:

1. Отчет о реализации в стоимостном и натуральном выражении
2. Отчет о движении денежных средств.

Деятельность компаний в сфере девелопмента (а также в дизайнерских и архитектурных бюро и т.п.) основана на принципах управления проектами. Часто для каждого проекта, срок реализация которого составляет несколько лет, организуется обособленный «хозяйствующий субъект». Здесь не так важна периодичность управленческих отчетов: в условиях дискретного поступления средств от клиентов главную роль играет управление денежными потоками, а также контроль условно-постоянных расходов. Кроме того, в холдинговых компаниях важно сформировать принципы разнесения таких общехозяйственных расходов по проектам.

Ежемесячная управленческая отчетность ООО «Тверь» включает:

1. Отчет о движении денежных средств
2. Отчет об административно-управленческих расходах

Ежеквартально готовится:

1. Отчет об исполнении бюджета проекта.

Подготовка отчетности

Качество управленческой отчетности характеризуется ее актуальностью и достоверностью. Финансовому директору важно соблюдать этот баланс: выверенная «до десятичных знаков» отчетность с расшифровкой до 3-4 уровня аналитики, представленная через два месяца после окончания отчетного периода, конечно, очень полезна. Для оценки компании, для банка при заключении кредитного договора, наряду с бухгалтерской отчетностью. Но в качестве инструмента управления деятельностью компании такая отчетность лишена смысла.

Гораздо важнее в начале работы в новой для себя компании оперативно готовить расчеты, с оговоркой о допустимых отклонениях показателей. И параллельно налаживать бюджетирование с ежедневным мониторингом исполнения, совершенствовать формы отчетов, обучать персонал, делать промежуточные отчеты доступными для руководителей подразделений – все это позволит повысить точность отчетных показателей и ускорить подготовку отчетности.

Периодичность подготовки отчетов

Ежедневно во всех компаниях готовятся справки об остатках денежных средств на счетах и в кассах. Финансовая служба получает и размещает эти данные в локальной сети в ограниченном доступе.

Кроме того, в компаниях с большим количеством сервисных событий (в торговле, оказании услуг населению) ежедневно в том или ином объеме формируются отчеты о реализации, в натуральных и стоимостных показателях, о поступлении денежных средств с разбивкой по подразделениям, по видам продукции и услуг. Финансовая служба отвечает за размещение этой информации в локальной сети в открытом доступе.

Еженедельно во многих компаниях проводятся собрания линейных руководителей или, например, селекторные совещания, к которым финансовая служба готовит отчеты о доходах компании: выручке, продажах, поступлениях денежных средств, приводя сравнительные данные, сопоставляемые с плановыми показателями и соответствующими периодами прошлого года или прошлого отчетного периода. Накопленные за неделю в локальной сети данные, оперативно проверенные руководителями подразделений, позволяют повысить эффективность таких совещаний.

Ежемесячно производится закрытие периода, готовятся управленческие отчеты для руководителей. Доступная в локальной сети информация при необходимости корректируется. Дополнительно готовятся различные специальные отчеты – о наличии товарных запасов и движении материальных ресурсов, об исполнении бюджета общехозяйственных расходов, о результатах проведения специальных акций и т.д.

Инструменты подготовки отчетов

Для повышения наглядности открытой отчетности наряду с электронными таблицами целесообразно использовать короткие текстовые файлы, диаграммы. Следует использовать не только абсолютные, но и относительные показатели, например, структуру выручки по подразделения и видам продукции, сравнительные данные с предыдущими периодами и т.д. При этом, независимо от количества выбранных показателей, важно поддерживать их динамику в течение достаточно длительного периода, не проводя «революционных» изменений без предварительного разъяснения их смысла пользователям отчетности.

В подготовке ежемесячной отчетности для руководителей, разумеется, используются данные бухгалтерских программ. Идеальной ситуации, когда бухгалтерские операции без расшифровок и корректировок могут быть использованы в управленческой отчетности, в компаниях не бывает. Финансовому директору с участием бухгалтерии только предстоит отлаживать эти инструменты. Опыт подсказывает, что очертания будущей единой информационной системы проявляются уже после того, как отлажена работа по бюджетированию.

В том или ином виде во всех компаниях проводится инвентаризация. Финансовому директору важно лично участвовать в проведении инвентаризации, чтобы затем максимально использовать полученные в результате данные для повышения достоверности отчетности.

Особенности управленческой отчетности в различных отраслях

Отчетность в сервисной компании

Характерной особенностью бизнес-процессов в сервисной компании является большое количество центров ответственности в многоуровневой производственной и сбытовой структуре. Общее количество «сервисных событий», т.е. ремонтов и установок техники, приближается в ООО «Сервисный центр» к 80 тыс. в год.

Главным инструментом оперативного управления для топ-менеджеров являются отчеты о реализации по направлениям и по подразделениям. Ежедневно в корпоративной информационной системе формируются данные о поступившей выручке по видам деятельности и подразделениям (в виде матрицы), о произведенных затратах по направлениям расходов, а также данные о количестве принятой в ремонт и выданной клиентам техники по видам и маркам.

Обязанности финансовой службы четко определены: до 10 часов утра бухгалтер импортирует из бухгалтерской программы банковские выписки за предыдущий день и расшифровывает их с участием экономистов, работающих с корпоративной информационной системой. Старший кассир собирает и обобщает информацию о наличной выручке в приемных пунктах. Администраторы баз данных в приемных пунктах экспортируют в централизованную базу данных сведения об исполненных заказах, т.е. о выручке по методу отгрузки.

Старший финансовый менеджер под руководством финансового директора разработал систему связанных электронных таблиц с логическими ссылками, позволяющих на основе классификации доходов и расходов ежедневно формировать, нарастающим итогом, отчеты о доходах и расходах (см. рис.).

Файл с таблицами вы найдете в приложении к статье (значения показателей и даты отчетности условные). Валютой отчетности является доллар, суммы рублевых транзакций пересчитываются по текущему курсу.

Сводные данные о доходах и расходах по подразделениям, размещаемые в локальной сети, доступны всем линейным руководителям в режиме, близком к онлайн.

Возникающие вопросы и разногласия оперативно обсуждаются с участием старшего администратора баз данных при подготовке к еженедельным совещаниям у руководителя компании. В еженедельных отчетах приводятся также сопоставимые данные (к аналогичному периоду прошлого года, к предыдущему месяцу и т.п.)

Смотрите так же:  Адвокат годовикова

Закрытие месяца и формирование основного массива управленческой отчетности происходит не позднее 7-го числа следующего месяца, а формы 1 и 2, после дополнительного анализа управленческой отчетности и уточнений, формируются финансовым директором до 10-го числа.

Формирование отчетности начинается с подготовки Отчета о реализации по основным видам деятельности ООО «Сервисный центр» (Приложение, Форма 3): гарантийные и негарантийные ремонты, установка и обслуживание сложной офисной и бытовой техники, оптовые и розничные продажи комплектующих и запасных частей. Выручка от реализации определяется по отгрузке товаров, работ, услуг. В составе каждой статьи доходов отдельной строкой выделяются услуги, оказываемые фирмам, входящим в холдинг.

Следующий этап подготовки отчетности – формирование Отчета о производственных расходах ООО «Сервисный центр» (Приложение, Форма 5.1). Это прямые, переменные затраты, их величина сопоставляется с показателями выручки по соответствующей статье: себестоимость израсходованных при ремонтах и установках запасных частей и комплектующих в каждом месяце в сопоставлении со значением суммы показателей в разделах 1 и 2 Формы 3, себестоимость проданных товаров в сопоставлении со значением показателя в разделе 4 Формы 3; зарплата основного производственного персонала в сопоставлении со значением итогового показателя выручки в каждом месяце (раздел 5 Формы 3). Аналогично формируется Отчет об операционных расходах фирмы (Форма 5).

Отчет о движении денежных средств (Приложение, Форма 4) составляется по видам деятельности: хозяйственная (текущая), инвестиционная, финансовая на основе отчета о реализации и отчета об общехозяйственных расходах. При ежедневном мониторинге с еженедельной выверкой подготовка такого отчета не отличается большой сложностью.

Отчет о прибылях и убытках (Приложение, Форма 2) строится на основе Отчета о реализации, Отчета о производственных расходах, Отчета об общехозяйственных расходах и Отчета о внереализационных доходах и убытках. Важно отметить, что себестоимость продукции и услуг включает зарплату основного производственного персонала, поэтому в разделе 5 из суммы операционных расходов эта зарплата исключается. В разделе 10 «Распределение прибыли» отражаются бонусы, выплачиваемые топ-менеджерам по итогам работы за полугодие и прочее распределение чистой прибыли.

Подготовка отчетности завершается формированием управленческого баланса (Приложение, Форма 1). Баланс составляется на первое число каждого месяца в бюджетном периоде. Статьи в балансе отражаются укрупненно на основе Отчета о движении денежных средств, Отчета о прибылях и убытках, Отчета о реализации и Отчета об общехозяйственных расходах фирмы.

Данные об остатке денежных средств в разделе «Актив» и задолженности по зарплате, а также о нераспределенной прибыли в разделе «Пассив», переносятся в баланс, соответственно, из форм 4, 5, 2. Данные о товарном кредите поступают из корпоративной информационной системы, о внутрихолдинговой дебиторской задолженности – из специальных расчетов, которые ведет финансовый директор в течение периода. Данные о капитале носят справочный характер и предоставляются финансовой службой материнской компании.

Для выравнивания показателей актива и пассива и сбалансированности обычно используется значение в строке «Товарно-материальные запасы», поскольку это наиболее значимый показатель актива сервисной компании, а искажения этого показателя, происходящие при выравнивании, не превышают статистической погрешности и вполне сопоставимы, например, с курсовыми разницами при оценке стоимости запасов. Для контроля этого показателя используются также данные сплошной инвентаризации, которая проводится по состоянию на 1 января в период с 10 по 31 января, после окончания новогодних акций в торговых сетях материнской компании. Дополнительная инвентаризация проводится также в разрезе видов запасов и марок фирм-производителей, например, при сверке взаимных расчетов с отдельными производителями (по условиям договоров авторизации некоторые производители в счет оплаты за произведенные гарантийные ремонты поставляют свои запчасти и комплектующие).

Отчетность и сезонный фактор

В деятельности ЗАО «Огородник» велика роль сезонного фактора. Выручка в сезонные месяцы (март-апрель и сентябрь-октябрь) в 7-8 раз превышает среднемесячную. В сезон в дополнение к розничной торговле в собственных магазинах производится выездная торговля на выставках, ярмарках и т.д., проводятся различные акции. Также в сезон возрастают поступления от оптовых покупателей, получивших товар на реализацию на условиях отсрочки платежа. Соответственно, компания аккумулирует средства для возврата кредитов, регулярно привлекаемых в различных банках.

Роль оперативных отчетов в этих условиях трудно переоценить. Справки о выручке по подразделениям и видам товаров (саженцы, семена, сельскохозяйственный инвентарь, укрывные материалы, удобрения и средства защиты, полиграфическая продукция) обобщаются ежедневно и размещаются в локальной сети. Оперативные данные, сообщаемые по телефону, проверяются после получения финансовой службой кассовых документов и сверяются с данными складов при подготовке к еженедельным совещаниям руководителей.

Ежемесячные отчеты за сезонные месяцы в дальнейшем дополнительно анализируются, при необходимости вносятся корректировки. Годовой отчет, презентация которого производится, как правило, на ежегодных собраниях с участием представителей компании в регионах, включает Отчеты о реализации с разбивкой по регионам и по видам продукции (в виде матрицы) в абсолютных и относительных показателях. Для руководителя, кроме ежемесячных Отчетов о движении денежных средств, в срок до 15 августа готовится также управленческий баланс по форме, приведенной ниже, и Отчет о прибылях и убытках. Валютой отчетности является рубль.

В компании дважды в год проходит инвентаризация. На 1 января пересчет проводится «до коробок», без выделения отдельной строкой количества пакетов с семенами и саженцев в хозяйствах. На 1 июля осуществляется сплошная инвентаризация «до пакетов», когда пересчитываются не только пакеты с семенами по видам растений, но учитываются и виды пакетов – импортные глянцевые или «эконом-вариант» с информацией, нанесенной штемпелем. В хозяйствах пересчитывается весь посадочный материал по видам и сортам.

Отчетность для инвестора

ООО «Тверь» является техническим заказчиком реализации проекта строительства многофункционального комплекса. Компания получает финансирование от инвестора проекта, включающее собственно затраты по проекту и вознаграждение за выполнение функций заказчика-застройщика. Инвестору ежемесячно предоставляется отчет о расходовании поступивших средств с разбивкой по главам сметного расчета (подготовка территории строительства, проектно-изыскательские работы, строительно-монтажные работы, наружные сети и сооружения, сопутствующие рекламно-информационные мероприятия). Этот отчет включает данные о прошедшем месяце, а также сумму нарастающим итогом с начала реализации проекта.

Внутренняя управленческая отчетность компании – это ежемесячный Отчет об исполнении бюджета административно-управленческих расходов, а также различные специальные отчеты и справки для руководителей. Кроме того, если для реализации проекта привлекаются заемные средства, регулярно готовится также отчетность по формам, требуемым банками.

В холдинговых девелоперских компаниях служба заказчика работает одновременно по нескольким проектам, находящимся в разных стадиях реализации. Поэтому административно-управленческие расходы разносятся по этим проектам в пропорции, определяемой экспертно на каждый год (например, 10 : 70 : 30)

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Управленческая отчетность

Обновлено 17.01.2019 в 18:12 34 131 просмотров

Этапы формирования и составления управленческой отчетности

Важные аспекты при составлении управленческой отчетности: формы и примеры. Управленческая отчетность — это один из важнейших источников получения информации о результатах деятельности компании, на основе совокупности финансовых, сбытовых, маркетинговых, производственных и прочих показателей.

Информация в управленческой отчетности должна быть экономически интересна и активно использоваться руководителями, учредителями и собственниками бизнеса. Раскрытые в управленческой отчетности данные необходимы для анализа всей деятельности. Это помогает вовремя выявить причины возможных отклонений от параметров, которые заданы стратегией бизнеса, а также показать резервы (финансовые, материальные, трудовые, и пр.), которые до этого времени не использовались компанией.

Ниже представлены 7 этапов формирования и составления управленческой отчетности.

Шаг 1. Диагностика существующей системы управления в компании

Данный этап необходим для анализа организационной структуры компании, определяется формат моделирования процессов. При наличии у компании схем бизнес-процессов и их описания, проводится анализ данных документов, и выявляются основные проблемные зоны, требующие оптимизации.

  • По форме представления — табличные, графические, текстовые;
  • По сегментам деятельности – отчеты по закупке, отчеты по реализации, отчет по налогам;
  • По адресности представления — отчеты для руководства, отчеты для руководителей ЦФО, отчеты для менеджеров;
  • По объему информации – оперативные отчеты по текущим проектам, инвестиционные отчеты, итоговые финансовые отчеты, сводные (мастер) отчеты;
  • По содержанию — комплексные отчеты, аналитические показатели, отчеты по ключевым показателям эффективности KPI.

Шаг 2. Создание методологии управленческой отчетности

Данный этап необходим для делегирования полномочий в части составления операционных бюджетов и определения ответственности, конкретных центров финансовой ответственности (ЦФО) за составление тех или иных бюджетных планов (сегментов управленческой отчетности).

Рисунок 1. Последовательность этапов построения методологии управленческой отчетности.

Цели и задачи, решаемые в результате внедрения управленческой отчетности в компании:

  • Установление и достижение конкретных ключевых показателей эффективности (KPI);
  • Выявление «слабых» звеньев в организационной структуре компании;
  • Повышение системы контроля результатов деятельности;
  • Обеспечение прозрачности денежных потоков;
  • Усиление платежной дисциплины;
  • Разработка системы мотивации сотрудников;
  • Оперативное реагирование на изменение: конъюнктуры рынка, каналов сбыта и т.д.;
  • Выявление внутренних ресурсов компании;
  • Оценка рисков и т.д.

Состав управленческих отчетов зависит в первую очередь от характера деятельности компании. Как показывает практика, состав управленческой отчетности (мастер-отчет) обычно включает в себя:

  • Отчет о движении денежных средств (прямым методом);
  • Отчет о движении денежных средств (косвенным методом);
  • Отчет о прибылях и убытках;
  • Прогнозный баланс (управленческий баланс);

Рисунок 2. Пример структуры управленческой отчетности.

Рисунок 3. Связь классификатора управленческих отчетов и объектов управленческого учета.

Консолидация бюджетов

Формирование консолидированной управленческой отчетности представляет собой довольно трудоемкий процесс. Консолидированная финансовая управленческая отчетность рассматривает группу взаимосвязанных организаций, как единое целое. Активы, обязательства, доходы и расходы объединяются в общую систему управленческих отчетов. Такая отчетность характеризует имущественное и финансовое положение всей группы компаний на отчетную дату, а также финансовые результаты ее деятельности за отчетный период. Если холдинг состоит из компаний, которые между собой никак не связаны на операционном уровне, то задача консолидации управленческой отчетности решается достаточно просто. Если же между компаниями холдинга осуществляются хозяйственные операции, то в этом случае не все так очевидно, ведь нужно будет исключить взаимные операции, чтобы на уровне холдинга в консолидированной отчетности не исказить данные о доходах и расходах, активах и обязательствах. В бюджетной политике компании необходимо закрепить правила и принципы элиминации ВГО.

Смотрите так же:  Лицензия nod32 v4 для зеркала

Поэтому целесообразнее использовать информационные системы. Для этих целей можно применить систему «WA: Финансист». Система позволяет производить элиминирование внутрифирменных оборотов на уровне проведения первичных документов и быстро получать корректную информацию, что упрощает и ускоряет процесс формирования управленческой отчетности, минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором. При этом сверка внутригрупповых оборотов, их элиминация, выполнение корректирующих проводок и других операций осуществляются в автоматическом режиме.

Пример управленческой отчетности: Компания А владеет компанией Б на 100%. Компания А продала товар на сумму 1500 рублей. Покупка данного товара обошлась компании А в 1000 рублей. Компания Б оплату за поставленный товар произвела в полном объеме. На конец отчетного периода компания Б не продала товар и он числится у нее в составе отчетности.

В результате консолидации необходимо исключить прибыль (500 рублей), которую компания еще не получила и уменьшить стоимость запасов (500 рублей).

Чтобы исключить ВГО и прибыль, которую компания Б еще не заработала. Необходимо сделать корректировки.

Результат консолидации управленческой отчетности

Рисунок 4. Прогнозный баланс (управленческий баланс).

Определение ключевых показателей эффективности (KPI – Key performance indicators)

Введение ключевых контрольных показателей позволяет управлять центрами финансовой ответственности, устанавливая лимиты, нормативные значения или предельные границы принимаемых показателей. Набор показателей эффективности отдельных ЦФО существенно зависит от роли этого центра ответственности в системе управления и от выполняемых функций. Значения показателей устанавливаются с учетом стратегических планов компании, развития отдельных направлений бизнеса. Система показателей может принимать иерархическую структуру, как для компании в целом, так и с детализацией до каждого центра финансовой ответственности. После детализации KPI верхнего уровня и передачи их на уровни ЦФО и сотрудников к ним можно привязать вознаграждение персонала и т.д.

Рисунок 5. Пример использования ключевых показателей компании.

Контроль и анализ управленческой отчетности и исполнения

Для исполнения бюджетов, входящих в состав управленческой отчетности можно выделить три направления контроля:

  • предварительный;
  • текущий (оперативный);
  • заключительный.

Цель предварительного контроля — это профилактика потенциальных нарушений бюджета, иначе говоря, предупреждение необоснованных расходов. Он проводится до совершения хозяйственных операций. Наиболее распространенная форма такого контроля — согласование заявок (например, на оплату или отгрузку товаров со склада).

Текущий контроль исполнения бюджета подразумевает регулярный мониторинг деятельности центров финансовой ответственности для выявления отклонений фактических показателей их деятельности от запланированных. Проводится ежедневно или еженедельно по оперативной отчетности.

Заключительный контроль исполнения бюджета — не что иное, как анализ выполнения планов после закрытия периода, оценка финансово-хозяйственной деятельности компании в целом и по объектам управленческого учета.

В процессе исполнения бюджетов важно выявлять отклонения на самых ранних этапах. Определить, какие методы предварительного и текущего контроля бюджета можно использовать в компании. Например, ввести процедуры согласования заявок на платеж или отпуск материалов со склада. Это позволит избежать неоправданных расходов, предупредить неисполнение бюджета и заранее принять меры. Обязательно регламентируйте процедуры контроля. Создайте отдельный регламент бюджетного контроля. Опишите в нем виды и этапы проверок, их периодичность, порядок пересмотра бюджетов, ключевые показатели и диапазоны их отклонений. Это сделает процесс контроля прозрачным и понятным, повысит исполнительскую дисциплину в компании.

Рисунок 6. Контроль исполнения плановых показателей управленческой отчетности.

Шаг 3. Проектирование и утверждение финансовой структуры компании

Этот этап включает в себя работы по формированию классификаторов бюджетов и бюджетных статей, разработке совокупности операционных бюджетов, статей планирования и их взаимосвязей между собой, наложению видов бюджетов на организационные звенья структуры управления компанией.

На основе организационной структуры компании разрабатывается финансовая структура. В рамках этой работы из организационных звеньев (подразделений) формируются центры финансовой ответственности (ЦФО) и строится модель финансовой структуры. Главная задача построения финансовой структуры предприятия — получить ответ на вопрос, кто и какие бюджеты на предприятии должен составлять. Правильно построенная финансовая структура предприятия позволяет увидеть «ключевые точки», в которых будет формироваться, учитываться и, скорее всего, перераспределяться прибыль, а также осуществляться контроль за расходами и доходами компании.

Центр финансовой ответственности (ЦФО) – объект финансовой структуры компании, который несет ответственность за все финансовые результаты: выручку, прибыль (убытки), затраты. Конечная цель любого ЦФО – максимизация прибыли. Для каждого ЦФО составляются все три основных бюджета: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств и прогнозный баланс (управленческий баланс).Как правило, в качестве ЦФО выступают отдельные организации; дочерние фирмы холдингов; обособленные подразделения, представительства и филиалы крупных компаний; регионально или технологически обособленные виды деятельности (бизнесы) многопрофильных компаний.

Центр финансового учета (ЦФУ) – объект финансовой структуры компании, отвечающий только за некоторые финансовые показатели, например за доходы и часть затрат. Для ЦФУ составляются бюджет доходов и расходов или некоторые частные и функциональные бюджеты (бюджет трудовых затрат, бюджет продаж).В качестве ЦФУ могут выступать основные производственные цеха, участвующие в единых технологических цепочках на предприятиях с последовательным или непрерывным технологическим циклом; производственные (сборочные) цеха; сбытовые службы и подразделения. Центры финансового учета могут иметь узкую направленность:

  • центр маржинальной прибыли (профит-центр) – структурное подразделение или группа подразделений, деятельность которых непосредственно связана с реализацией одного или нескольких бизнес-проектов фирмы, обеспечивающих получение и учет прибыли;
  • центр доходов – структурное подразделение или группа подразделений, деятельность которых направлена на получение дохода и не предусматривает учет прибыли (например, служба сбыта);
  • центр инвестиций (венчур-центр) – структурное подразделение или группа подразделений, которые непосредственно связаны с организацией новых бизнес — проектов, прибыль от которых ожидается в будущем.
  • центр затрат – объект финансовой структуры предприятия, который отвечает только за расходы. Причем не за все расходы, а за так называемые регулируемые расходы, расходование и экономию которых руководство ЦЗ может контролировать. Это подразделения, обслуживающие основные бизнес-процессы. Для ЦЗ составляются лишь некоторые вспомогательные бюджеты. В качестве ЦЗ могут выступать вспомогательные службы предприятия (хозяйственный отдел, служба охраны, администрация). Центр затрат может также именоваться МВЗ (место возникновения затрат).

Рисунок 7. Проектирование финансовой структуры компании.

Шаг 4. Формирование бюджетной модели

Не существует каких-либо жестких требований по разработке классификатора внутренней управленческой отчетности. Так же как нет двух абсолютно одинаковых компаний, точно также нет одинаковых бюджетных структур. В отличие от формализованной финансовой отчетности: отчета о прибылях и убытках или бухгалтерского баланса, управленческая отчетность не имеет стандартизированной формы, которая должна строго соблюдаться. Структура внутренней управленческой отчетности зависит от специфики компании, принятой в компании бюджетной политики, пожеланий руководства по степени детализации статей для анализа и т.д. Можно лишь дать общие рекомендации, как составить оптимальную структуру управленческой отчетности.

Структура управленческой отчетности должна соответствовать структуре повседневной деятельности компании. Смотрите также «Классификация затрат в управленческом учете»

Рисунок 8. Схема взаимодействия бюджетных форм на примере простейшей бюджетной модели.

Классификация статей на примере Отчета о движении денежных средств

Рисунок 9. Исполнение бюджета движения денежных средств (CF (БДДС)).

Шаг 5. Утверждение бюджетной политики и разработка регламента

Бюджетная политика формируется с целью выработки и закрепления принципов формирования и консолидации показателей данных статей и методов их оценки. Сюда включаются: определение временного периода, процедуры планирования, форматы бюджетов, программа действий каждого из участников процесса. После разработки бюджетной модели, необходимо переходить к регламентации бюджетного процесса.

Другие публикации:

  • Налоговый вычет за мед услуги Информация о вычете Что такое налоговый вычет на лечение? Согласно законодательству РФ (ст. 219 НК РФ), при оплате лечения или медикаментов Вы можете рассчитывать на налоговый вычет или, говоря проще, вернуть себе часть затраченных на лечение […]
  • Детское пособие 2019 год на второго ребенка Пособия на детей в 2019 году Размер детских пособий в 2019 году, предоставляемых гражданам за счет средств Фонда социального страхования (ФСС), известен уже сейчас. Для их расчета используются следующие величины: Минимальный размер оплаты труда (МРОТ) за […]
  • Экспертиза кальянного табака Экспертиза кальянного табака Согласно ТР ТС 035/2014 «Технический регламент на табачную продукцию» к сигаретам, произведенным в России и импортным, предъявляются обязательные требования по содержанию смолы, никотина и монооксида углерода в дыме сигарет: […]
  • Госпошлина за лес на корню Как получить бесплатный лес от государства на строительство дома в 2019 году Так существует ли возможность получить бесплатный лес от государства? И стоит ли начинать сбор необходимых документов? Рассмотрим далее «подводные камни» получения льготной […]
  • Шенгенская виза для чехии требования Подробные требования к документам для оформления чешской визы I. Перечень документов, необходимых для оформления туристической визы в Чехию Информация о турпутевке («Бланк информации» и «Вопросы и ответы по Бланку информации»), образец заполнения бланка […]
  • 260 трудовой кодекс рф 260 трудовой кодекс рф Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве Семейные споры Гражданское право, ГК РФ Защита прав потребителей Трудовые споры, пенсии […]

Вам также может понравиться