Служебная записка о невыходе на работу сотрудника

Содержание:

Служебная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Представляет собой документ, который фиксирует отсутствие сотрудника на рабочем месте. Направляется, как правило, от руководителя отдела директору. При составлении бумаги важно знать некоторую терминологию. Прогул – это отсутствие сотрудника в течение более 4 часов. Если работник отсутствует менее 4 часов, это будет считаться опозданием.

Генеральному директору
ООО «Продвижение»
Иванову И. И.
От руководителя отдела
Петрова П. П.

Служебная записка

Довожу до вас, что программист Семенов И. И. в четверг 21. 12. 17 отсутствовал на рабочем месте на протяжении всего рабочего дня (с 10 00 утра до 19 00 вечера).

Иван Семенов заявил, что заболел, однако не предоставил больничного листа. Прошу лишить сотрудника премии и объявить выговор.

Документ может составляться в произвольной форме, но в нем должны содержаться следующие сведения:

  • ФИО сотрудника.
  • Дата отсутствия на работе.
  • Точное время отсутствия работника на своем рабочем месте.
  • Указание наличия или отсутствия уважительных причин пропуска.
  • Меры воздействия, которые предполагается применить к сотруднику (штрафы, лишение прибыли, увольнение).

Обязательно поставить дату и подпись. В начале бумаги указывается «шапка» с данными об отправителе и получателе.

Общая форма и другие частные случаи служебных записок — здесь.

Акт о невыходе на работу

Акт о невыходе на работу – самостоятельный документ, фиксирующий отсутствие сотрудника на рабочем месте с начала рабочего дня. От акта о прогуле он отличается тем, что документирует именно неявку в тот момент, когда еще неизвестно о причине отсутствия сотрудника. Акт послужит вспомогательным документом, если по прошествии времени обнаружится, что имел место именно прогул, и не повредит, если выяснится, что причиной неявки стала болезнь или какое-либо другое уважительное обстоятельство.

Акт о невыходе на работу может быть составлен только в том случае, если отсутствующий сотрудник не предупредил заранее свое руководство или коллег о том, что не появится на рабочем месте в определенный день.

Кто составляет акт

Данный документ составляет либо начальник отдела, либо секретарь, либо специалист кадрового отдела, либо юрист предприятия. При его оформлении должна присутствовать специальная комиссия (в составе не менее двух человек), члены которой удостоверят своими подписями факт отсутствия сотрудника по месту исполнения служебных обязанностей.

Действия руководства в случае невыхода сотрудника на работу

Неявка сотрудника регистрируется в табеле учета рабочего времени. До выяснения причин невыхода на работу напротив фамилии сотрудника пишется «НН» или цифровой код «30». Если табель ведется вручную, то до установления обстоятельств отсутствия сотрудника отметки следует делать карандашом, чтобы в дальнейшем их откорректировать, если на компьютере, то после выяснения обстоятельств отсутствия сотрудника, пометки в исходном документе нужно будет также исправить.

В случаях, когда руководство предприятия не имеет стопроцентной уверенности в том, что сотрудник болеет или имеет иные уважительные причины для неявки на работу, акт о невыходе следует составлять каждый день, после чего, в пятницу можно оформить обобщающий акт за всю неделю.

Кроме того, желательно посылать работнику (по адресу его места проживания) письменные уведомления о невыходе на работу с просьбами пояснить причины неявки. Все эти документы будут иметь доказательную силу в тех случаях, если дело дойдет до суда. Поскольку закон никак не регулирует действия работодателя, то каждая организация вправе самостоятельно разрабатывать алгоритм действий в таких ситуациях, опираясь на судебную практику и свой опыт.

Основные правила

Акт создаётся в двух экземплярах, каждый из которых является равноценным. Печатная форма или от руки — неважно. Главное — персональные подписи соответствующих лиц.

Данный акт не имеет унифицированного единого для всех образца, поэтому сотрудники организаций могут составлять его в свободной форме или же по специально разработанному и утвержденному внутри предприятия шаблону. Оформлять его можно на обычном листе А4 формата или фирменном бланке компании, как от руки, так и на компьютере. Чётко должен быть отмечен факт неявки сотрудника на рабочее место.

Инструкция по заполнению акта о невыходе на работу

Акт имеет стандартную форму с точки зрения делопроизводства и не должен вызвать больших трудностей при заполнении.

  • Заголовок пишут по центру верхней строки.
  • Чуть ниже указывается населенный пункт, в котором зарегистрирована компания, выписывающая акт, а также дата его составления. Затем вписывается точное время оформления акта (обычно ближе к концу рабочего дня).

Далее в свободной форме нужно зафиксировать факт неявки сотрудника.

  • Сначала в эту часть акта вносится фамилия, имя, отчество человека, от лица которого заполняется документ.
  • Затем вписываются свидетели (работники любых подразделений) с указанием их должностей, фамилий, имен, отчеств, ставится дата, в которую отмечено отсутствие сотрудника на рабочем месте.
  • После этого вносятся сведения, касающиеся отсутствующего: его должность (согласно штатному расписанию), фамилия имя отчество, номер и дата трудового договора, по которому он трудоустроен.

    Затем здесь же нужно удостоверить то, что причины невыхода на работу коллегам отсутствующего неизвестны.

  • Последняя часть акта включает в себя подписи сотрудников, вошедших в состав комиссии. Они должны быть также проставлены напротив соответствующих должностей с обязательной расшифровкой. Заверять акт печатью необязательно, так как он относится к внутреннему документообороту компании.
  • Смотрите так же:  Когда договор аренды считается долгосрочным

    После составления акта

    В дальнейшем, если выяснится, что сотрудник не имел уважительных причин для невыхода на работу, данные факты признаются прогулом, что влечет за собой наказание через приказ о дисциплинарном взыскании, вплоть до увольнения. Если же сотрудник, появившись на работе, предоставляет работодателю письменные доказательства об уважительных обстоятельствах отсутствия на рабочем месте, то он освобождается от какой-либо ответственности и на законных основаниях приступает к исполнению служебных обязанностей.

    Отсутствие работника на рабочем месте: учимся оформлять

    С увольнением за прогул вроде всё понятно. Но вот незадача, бумажек слишком много придётся писать, чтоб вменить работнику дисциплинарное взыскание. И без этих бумажек никуда. Если надлежаще не оформить отсутствие работника на рабочем месте, суд признает увольнение незаконным, если до него всё-таки дойдёт, и восстановит работника на работе, как униженного и оскорблённого.

    Поэтому, чтоб работодателю не наделать ошибок и зря не укорять работника, давайте учиться правильно оформлять отсутствие работника на рабочем месте. Это поможет избежать недоразумений как в отношениях с сотрудниками, так и в отстаивании интересов в суде.

    Оформляем отсутствие работника на рабочем месте

    Все документы являются образцами.

    1. Докладная записка непосредственного руководителя прогульщика о его отсутствии на рабочем месте

    от начальника отдела

    о нарушении трудовой дисциплины

    Настоящим ставлю Вас в известность, что 31 декабря 2011 г. наладчик станков отдела лёгонькой промышленности Сидоров Сидор Сидорович отсутствует на своем рабочем месте с начала рабочего дня, то есть с 08.00 ч. О своём невыходе на работу Сидоров С. С. меня не предупреждал.

    Я пытался связаться с Сидоровым С. С. по мобильному телефону, который не доступен, а домашний телефон не отвечает.

    Я опросил наладчика станков Тарасова Тараса Тарасовича, известна ли ему какая-либо информация о Сидоровом С. С. Однако Тарасов Т. Т. пояснил, что Сидоров С. С. с ним не связывался сегодня и где тот находится ему не известно.

    До настоящего момента связаться с Сидоровым С. С. не представляется возможным. На время 16.50 ч. сведения об уважительных причинах Сидорова С. С. отсутствуют. При выходе Сидорова С. С. на работу с него будет запрошено объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего времени.

    Петров П. П.
    31 декабря 2011 г.

    2. Распоряжение руководителя организации об оформлении факта отсутствия сотрудника на рабочем месте

    г. Энск 01 января 2012 г.

    На основании докладной записки начальника отдела лёгонькой промышленности Петрова П. П. об отсутствии наладчика станков того же отдела Сидорова Сидора Сидоровича на своем рабочем месте в течение всего рабочего времени 31.12.2011 г. с 08.00 до 17.00, без предупреждения о наличии уважительных причин, поручаю:

    1. Бухгалтеру Марьиной М. М. составить акт о фиксации факта отсутствия Петрова П. П. на рабочем месте.
    2. Юридическому отделу оказать правовое содействие Марьиной М. М. в оформлении указанного акта.
    3. Контроль за выполнением настоящего Распоряжения оставляю за собой.

    Генеральный директор И. И. Иванов

    3. Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

    Акт
    об отсутствии работника на рабочем месте

    г. Энск 01 января 2012 г.

    Мною, бухгалтером ООО «Кожмех» Марьиной Марией Марьяновной, в присутствии руководителя отдела лёгонькой промышленности Петрова Петра Петровича и наладчиков станков этого отдела Тарасова Тараса Тарасовича и Филиппова Филиппа Филипповича, составлен настоящий Акт о нижеследующем:

    Работник Сидоров Сидор Сидорович, работающий в должности наладчика станков отдела лёгонькой промышленности, отсутствовал на рабочем месте в течение всего рабочего времени 31.12.2011 г. с 08.00 до 17.00, без предупреждения о наличии уважительных причин.

    Содержание данного Акта подтверждаем личными подписями:

    Настоящий акт составил:
    бухгалтер Марьина М. М.

    С актом ознакомился и один экземпляр получил:
    Сидоров С. С.

    01 января 2012 г.

    4. Требование работодателя о предоставлении работником объяснения в связи с отсутствием на рабочем месте

    Сидорову С. С.
    01 января 2012 г.

    В связи с Вашим отсутствием на рабочем месте в течение всего рабочего дня 31.12.11 г. с 08.00 до 17.00 без уважительных причин, был составлен соответствующий акт.

    В соответствии со ст. 193 ТК РФ Вам необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения настоящего Требования предоставить по данному факту нарушения трудовой дисциплины объяснения в письменном виде с изложением причин Вашего отсутствия и оправдательных документов.

    Генеральный директор ООО «Кожмех» И. И. Иванов

    Требование получил Сидоров С. С.

    01 января 2012 г.

    5. Акт об отказе сотрудника от предоставления объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте

    Акт
    об отказе предоставить объяснения в письменной форме

    г. Энск 04 января 2012 г.

    Мною, начальником отдела лёгонькой промышленности Петровым П. П, в присутствии наладчиков станков отдела лёгонькой промышленности Тарасова Т. Т. и Филиппова Ф. Ф., составлен настоящий акт о нижеследующем:

    Сегодня 01 января 2012 г. в нашем присутствии Сидоров Сидор Сидорович, занимающий должность наладчика станков отдела лёгонькой промышленности, отказался предоставить затребованные от него сегодня письменные объяснения по факту своего отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего времени 31 декабря 2011 г.

    Свой отказ от предоставления объяснений Сидоров С. С. мотивировал тем, что у него болит рука и он не может писать.

    Смотрите так же:  Независимая экспертиза уренгой

    Содержание настоящего Акта подтверждаем личными подписями:

    Тарасов Т. Т., наладчик станков отдела лёгонькой промышленности

    Филиппов Ф. Ф., наладчик станков отдела лёгонькой промышленности

    Петров П. П., начальник отдела лёгонькой промышленности

    Конечно, любой документ всего лишь надо переделать под свою ситуацию, потому что прогул бывает и длительным, и с уважительными причинами. Все эти факты необходимо отражать.

    Служебная записка о прогулах работника (образец)

    Прогул – отсутствие на работе более 4 часов

    На практике нередко бывает, что сотрудники не приходят на работу или самовольно покидают рабочее место. Если для отсутствия на рабочем месте нет уважительных причин, то это считается прогулом (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Так, например, прогулом является отсутствие на рабочем месте:

    • в течение всего рабочего дня (смены) вне зависимости от его продолжительности;
    • более четырех часов подряд в течение рабочего дня или смены.

    Прогул – это грубое нарушение трудовой дисциплины, за который положено увольнение. Причем уволить сотрудника можно даже за однократный факт прогула («Увольнение за прогул: образец приказа на 2017 год»).

    Исключением из этого правила являются прогулы беременных. Беременную женщину нельзя уволить по такому основанию ни при каких обстоятельствах («Прогулы беременных»).

    Прогул – дисциплинарный проступок

    Дисциплинарный проступок – это неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, возложенных на работника (ст. 192 ТК РФ). Сотрудника, совершившего дисциплинарный проступок можно привлечь к ответственности, применив к нему меры дисциплинарного взыскания.

    Трудовой кодекс РФ устанавливает перечень дисциплинарных взысканий, которые можно применить к провинившемуся работнику (подробнее об этом см., «Виды дисциплинарных взысканий по Трудовому кодексу»):

    Данные виды взысканий идут в порядке увеличения ответственности в зависимости от тяжести проступка. То есть замечание – самая мягкая мера дисциплинарной ответственности, а увольнение – самая строгая (подробнее об этом см., «Увольнение: вид дисциплинарного взыскания»).

    Процедура начинается со служебной записки

    Чтобы начать процедуру наложения дисциплинарного взыскания непосредственным руководителем или сотрудником кадровой службы должна быть составлена служебная записка на увольнение сотрудника за прогулы. Этот документ может быть составлен в произвольной форме, так как унифицированного бланка служебной записки действующее законодательство не содержит. Главное, описать ситуацию, послужившую основанием для составления записки, и указать вид налагаемого дисциплинарного взыскания.

    С составлением служебной записки о нарушении трудовой дисциплины тянуть не нужно. Документ должен быть составлен не позднее, чем месяц с момента совершения дисциплинарного проступка, иначе наложить взыскание не получится.

    Нашими специалистами подготовлена служебная записка о прогуле работника (образец). Скачать и начать использовать документ – дело нескольких секунд.

    Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

    Как грамотно написать докладную записку об отсутствии работника на рабочем месте? Правила составления и образец документа

    Трудовая дисциплина учит приходить на работу вовремя и трудиться добросовестно. А как быть, если кто-то нарушает внутренний распорядок, а то и злостно прогуливает?

    Здесь мало пойти и шепнуть на ушко боссу – потребуется соблюсти предписанную «бумажную» процедуру.

    Причем даже одной докладной мало, да еще и предстоит ознакомить с документацией самого нарушителя… Докладная записка составляется как по личной инициативе автора, так и по указанию руководителя.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

    Цель докладной о прогуле

    Информационно-справочная. То есть, при помощи докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте коллеги информируют руководство о некоем требующем пристального внимания и непосредственного вмешательства «сверху» событии.

    Если устное сообщение, даже содержащее важные сведения, не факт что вообще будет замечено, то «бумажное» обращение к руководству всегда будет удостоено внимания, на него не отреагировать попросту невозможно.

    В данном случае цель стоит поставить главу компании в известность о том, что кого-то из кадров нет на его рабочем месте, хотя он должен там быть, человек отсутствует целый день или какую-то его часть.

    Докладная записка может носить только информационный характер. В этом случае записки содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ или мероприятий. Отчетная докладная записка сообщает о выполнении заданий, планов, указаний, работ.

    Докладная записка о невыходе на работу оформляется на имя главы компании руководителем того подразделения, в котором произошел данный инцидент.

    Общие правила составления

    Бумага об отсутствии работника на рабочем месте обязательно должна содержать:

    • полное наименование организации;
    • наименование подразделения;
    • номер;
    • данные генерального директора (кому пишется);
    • от кого;
    • заголовок – записка об…(далее уточняется, какая);
    • что именно произошло;
    • просьба о применении дисциплинарного взыскания;
    • дата, подписи.

    Акт об отсутствии является обязательным дополнением к такого рода бумаге (без него она не будет иметь никакой силы) и обязательно должен содержать в себе:

    1. дата и место написания;
    2. регистрационный номер;
    3. заголовок;
    4. кто составил;
    5. описание инцидента, кто фигурант (обязательно упоминание должности);
    6. подпись нарушителя о факте ознакомления с бумагой и получении на руки одного экземпляра.

    Оформляется акт представителем отдела персонала либо непосредственным начальником прогулявшего в присутствии двоих сотрудников компании.

    Как правильно написать?

    1. Записка на сотрудника за прогул должна быть написана грамотным языком, короткими и четкими фразами. Не допускаются грамматические и орфографические ошибки, некорректные обороты или те, которые могут быть двояко истолкованы.
    2. «Шапка» (кому адресовано) пишется по правому краю документа. Слева вверху указывается отдел, в котором это случилось.
    3. По центру указывается название, далее текст. Обязательно должны присутствовать упоминание должности провинившегося работника и сколько конкретно времени он отсутствует на работе.
    4. Помимо уведомительной части необходимо прошение о применении к человеку мер дисциплинарного воздействия.
    Смотрите так же:  Подача иска по месту нахождения одного из ответчиков

    Пример записки о невыходе сотрудника на работу

    Приведем конкретный пример такого документа:

    Отдел по работе с клиентами Общество с ограниченной ответственностью «Дигма-Строй»

    генеральному директору Петрову Ивану Петровичу

    об отсутствии на рабочем месте.

    Довожу до Вашего сведения, что курьер Сидорова Мария Петровна сегодня, 05 мая 2017 года отсутствовала на рабочем месте в течение всего времени, с 08.30 до 17.30. Никаких свидетельств того, что отсутствовала она по уважительной причине, не представлено.

    Руководитель отдела по работе с клиентами

    Приложение (акт об отсутствии на рабочем месте).

    Действия руководства после ее получения

    1. После получения такого документа вкупе с актом об отсутствии (составляется в присутствии трех сотрудников) нарушителю выдвигается требование объяснить, почему его не было. Надо сказать, что причина может быть и уважительной.

    Например, утром человек собирался на работу и почувствовал резкое недомогание, пришлось вызывать «скорую». А позвонить начальству и предупредить он уже физически не смог. Именно это гражданин отражает в объяснительном документе, прилагая медицинскую справку.

  • В случае если к объяснительной работник прилагает документированные свидетельства того, что он отсутствовал обоснованно, взыскания к нему не применяется.
  • Если же отсутствие было квалифицировано как прогул, то такого работника могут ждать замечание, лишение премии, выговор или даже увольнение (особенно если это уже не первый раз). В соответствии с принятым решением босс издает соответствующий приказ.

    Таким образом , даже правильно составленной докладной записки о необоснованном отсутствии на работе мало. Потребуется составить акт и уже эти документы передать руководству. Дальнейшее будет зависеть от того, является прогульщик таковым или нет, то есть – насколько обоснованно он объяснит причину того, почему его не было на работе.

    Докладная записка о прогуле

    Докладная записка о прогуле – информационный документ передающий сведения о нарушении сотрудником трудовой дисциплины.

    Докладная записка является документом, носящим только информационный характер. Она оформляется и предоставляется либо работником вышестоящему руководству, либо руководителем филиала организации выше по инстанции. В случае нарушения сотрудником правил трудовой дисциплины, невыполнения своих непосредственных обязанностей его прямой руководитель может сообщить об этом своему начальству докладной запиской.

    В случае оскорбления другого лица на рабочем месте тоже может составляться докладная записка об оскорблении. О случаях прогула или отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение продолжительного времени составляет докладная записка о неявке на работу.

    Докладная записка о прогуле. Пример

    Как возможный повод для подготовки докладной может выступить оскорбление на рабочем месте. Если сотрудника нет на работе в течение продолжительного времени, то это может стать оформление докладной, так как прогул относится к официально прописанным нарушениям дисциплины труда.

    Как правильно оформить докладную записку о прогуле?

    Общие правила оформления докладной можно посмотреть в следующей статье: “Правила написания докладной“. В случае не выхода на работу сотрудника и если не имеется каких-то объяснений по этому поводу, на сотрудника можно написать докладную записку. Необходимо также оформить акт об отсутствии на рабочем месте.

    Данные документы отправляются на рассмотрение руководству. И руководство принимает решение о дальнейших действиях.Если глава организации принимает решение о возможном дисциплинарном высказывании, то это фиксируется в приказе. Более подробно пример оформления приказа рассмотрен в статье: “Пример приказа о дисциплинарном взыскании за прогул.”

    После возвращения сотрудника на работу, он должен предоставить объяснительную, в которой прописывает причины своего отсутствия. Ее прикрепляют к ранее написанными документам (объяснительным).

    Примеры оформления объяснительных записок сотрудника

    Что должно быть в докладной записке?

    Рассмотрим основные пункты в докладной:

    • Название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе).
    • ФИО руководителя и его должность.
    • Заголовок (об отсутствии на рабочем месте).

    Документ должен содержать следующую последовательность:

    • Описание ситуации, кто не пришел на работу, когда это случилось (ФИО, дата и срок отсутствия)
    • Просьба рассмотреть инцидент и принять какие-то меры (дисциплинарное взыскание, выговор и т.д.)
    • ФИО человека, написавшего докладную и его должность.

    На рисунке ниже представлен пример заполнения документа.

    Другие публикации:

    • Договор о космосе 1967 текст Договор о космосе 1967 текст Договор о космосе 1967 года, договор о принципах деятельности государств по исследованию и использованию космического пространства, включая Луну и другие небесные тела. Одобрен 21-й сессией Ген. Ассамблеи ООН 19 декабря 1966 […]
    • Типовой договор с уборщиком служебных помещений Договор с уборщицей для офиса К образцу трудового договора с уборщицей приложен перечень должностных обязанностей уборщицы и спецификация выполняемых работ ( ниже текста Договора). ТРУДОВОЙ ДОГОВОР г. Санкт-Петербург 22 февраля 2014 г. ООО «Офис», именуемое […]
    • Отдел опеки образования Отдел опеки и попечительства Местной администрации муниципального образования МО Княжево Руководитель отдела: Пятирублева Юлия Николаевна. Главный специалист: Коробейникова Евгения Александровна. Часы приема граждан: вторник с 15:00 до 17:00, пятница с 11:00 […]
    • Срок действия справки об обучении из вуза Каков срок действия справки с места учебы? Справка о том, что я учусь в школе выдана 19 апреля 2017 года, будет ли она считаться действительной при посадке в поезд 6 января 2018 года? Ответы юристов (1) Нет не будет. Такая справка действует до сентября 17 […]
    • Мировой суд 1 ленинского района чебоксары Суды города Чебоксары Вас вызвали в суд или наоборот хотите подать в суд, но не знаете где находятся суды в г.Чебоксары или не знаете как до суда доехать? Специально для вас мы подготовили список судов Чебоксар: Верховный суд, Арбитражный суд, районные суды […]
    • Само-тур требования Новости компании Коллеги, спешим сообщить, что наши партнеры, юридическое агентство «Персона Грата», проверили и отредактировали шаблоны договоров, встроенных в ПК САМО-турагент. Для пользователей версий 6.4 и выше обновленные документы можно скачать на […]
  • Вам также может понравиться

    Авторские права © 2019 Zealint.ru. Все права защищены.
    Тема: VT Blogging от VolThemes. Работает на WordPress.