Приказ о возмещении расходов на гсм за использование личного транспорта

Содержание:

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях для налога на прибыль

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях выплачивается, если авто было использовано с согласия (ведома) работодателя (ст. 188 ТК РФ). О том, как учитывается указанная компенсация, вы узнаете далее из статьи.

Когда выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях?

Сотрудник может получить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях при условии, что с фактом использования личного имущества в таком качестве согласен/ознакомлен работодатель. Во избежание возникновения спорных ситуаций по получению права на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях рекомендуем согласие работодателя оформить в письменной форме, к примеру в виде соглашения.

Сам факт эксплуатации имущества для служебных целей также потребует подтверждения документами (путевым листом и чеками на покупку горюче-смазочных материалов). Если факт эксплуатации подтвержден, работодатель оформляет приказ о выплате компенсации, в котором помимо указания суммы выплаты будет разъяснена причина, по которой авто сотрудника приходится использовать в рабочих целях. Например, из-за отсутствия служебных автомобилей на предприятии.

О том, какие еще расходы на транспорт могут возмещаться сотруднику, читайте в статье «Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников».

Уменьшает ли компенсация за использование личного авто в служебных целях налог на прибыль?

Сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях включают в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), но сделать это можно только в пределах законодательно утвержденных норм.

А как учесть для целей налога на прибыль расходы на покупку для такого авто горюче-смазочных материалов (ГСМ)? Можно ли возмещать расходы на бензин по личному транспорту, используемому в служебных целях, ориентируясь на текст подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, предусматривающего возможность учета в расходах затрат на содержание служебного транспорта?

Судьи считают: можно, если расходы обоснованы и имеют производственную направленность. Например, положительное для налогоплательщика решение приняли арбитры Западно-Сибирского округа (постановление от 26.09.2014 № А46-15928/2013), проанализировав заключенные с работниками договоры об использовании ими личного транспорта в служебных целях. В договорах предусматривалось, что работники обязаны:

  • использовать личные автомобили по заданию организации в целях и сроки, определенные договором;
  • поддерживать автомобили в исправном состоянии;
  • производить за свой счет текущий и капитальный ремонт и нести другие расходы по их содержанию;
  • представлять организации документы, подтверждающие факты использования автомобилей в служебных целях (путевой лист) и приобретения ГСМ для заправки автомобилей.

Организация со своей стороны обязалась поручать работникам выполнение заданий с использованием личных автомобилей только в служебных целях и возмещать расходы на ГСМ.

С учетом того, что автомобили использовались работниками не по своему усмотрению, а по заданию организации, то есть фактически находились в ее пользовании и владении, судьи заключили, что расходы на бензин являются обоснованными и понесены в рамках производственной деятельности. А следовательно, могут уменьшать облагаемую прибыль на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, несмотря на то что это не служебные, а личные автомобили работников.

Также арбитры подчеркнули, что возмещение фактических расходов не является выплатой компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. А это значит, что возмещаемые суммы не подпадают под нормирование, предусмотренное подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ для сумм компенсации, и могут учитываться в полном объеме.

По вопросу о том, правомерно ли списывать расходы на ГСМ в фактическом объеме, а не по нормам, см. наш материал «Нужно ли нормировать расходы на приобретение ГСМ?».

Обратите внимание, в рассмотренном судом случае работникам возмещался только бензин, компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях они не получали. В то же время вопрос об учете в расходах возмещения ГСМ в дополнение к такой компенсации, также является спорным, поскольку Минфин России (письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239) считает, что расходы на ГСМ в компенсации уже учтены.

За использование личного авто в служебных целях работнику полагается компенсация. Однако выплачиваться она будет только в том случае, когда такое использование согласовано с работодателем и фактически имело место. Сумма компенсации, которую можно включить в расходы для целей расчета налога на прибыль, законодательно ограничена. Вопрос о том, можно ли при этом дополнительно учесть затраты на покупку ГСМ, является спорным.

Приказ о возмещении расходов на гсм за использование личного транспорта

Вопрос: Как возместить сотруднику расходы на ГСМ, если он направляется в командировку на личном автотранспорте? По какому виду расходов и коду КОСГУ отразить эти расходы в учете казенного учреждения субъекта РФ? Какие документы оформить?

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях (выплата на банковскую карту сотрудника) (БГУ ред. 1.0)

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях (выплата на банковскую карту сотрудника) (БГУ ред. 2.0)

Ответ от 27.06.2018

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ.

Если в нормативном акте субъекта РФ расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте закреплены в перечне иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя, возмещение таких расходов отражается по КВР 112 и подстатье 212 КОСГУ (приложение 5 к указаниям, утв. приказом Минфина от 01.07.2013 № 65н, далее – Указания № 65н). Разъяснения даны в п. 2.3 письма Минфина России от 10.08.2017 № 02-05-11/52212.

В письме Минфина России от 15.07.2016 № 01-05-10/41796 допускается принятие ГСМ к учету на основании авансового отчета командированного работника и прилагающихся к нему документов:

Дебет КРБ 1 106 34 340 Кредит КРБ 1 208 12 660 – приняты к учету расходы на ГСМ для личного автомобиля, оплаченные сотрудником в командировке (п. 31 инструкции, утв. приказом Минфина от 06.12.2010 № 162н, далее – Инструкция № 162н);

Дебет КРБ 1 105 33 340 Кредит КРБ 1 106 34 340 – приняты к учету ГСМ, приобретенные в командировке (п. 23 Инструкции № 162н).

Отметим, что компенсационный характер выплаты иных расходов согласно ст. 168 ТК РФ не предусматривает необходимости постановки на учет ГСМ в качестве нефинансовых активов.

Если в нормативном акте субъекта РФ расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не включены в перечень расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя, то возмещение этих расходов отражается как закупка товаров (работ, услуг) по КВР 244 и статье 340 КОСГУ. ГСМ, приобретенные в командировке, необходимо оприходовать. К авансовому отчету сотрудник должен приложить служебную записку и подтверждающие документы: путевой лист, квитанции, чеки (п. 7 положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, если расходы на ГСМ не предусмотрены в нормативном акте, поступление ГСМ необходимо отразить следующей бухгалтерской записью:

Дебет КРБ 1 105 33 340 Кредит КРБ 1 208 34 660 – приняты к учету ГСМ, оплаченные сотрудником в командировке (п. 84 Инструкции № 162н).

Сумма расходов подотчетного лица отражается согласно утвержденному руководителем учреждения (уполномоченным лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) и прилагаемым к нему документам, подтверждающим расходы (п. 216 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н).

Смотрите так же:  Хасанова методическое пособие

Существует еще один вариант оформления операции – возместить сотруднику стоимость ГСМ в качестве компенсации за пользование личным имуществом согласно ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора. Указаниями № 65н прямо установлено, что выплата компенсации за использование личного транспорта для служебных целей отражается по КВР 112 и подстатье 212 КОСГУ. Возмещение затрат работника на приобретение ГСМ отражается аналогичным образом, поскольку они произведены в рамках трудовых отношений и не являются закупкой материалов. В таком случае компенсация расходов на приобретение ГСМ отражается записью:

Дебет КРБ 1 401 20 212 Кредит КРБ 1 208 12 660 – отражена компенсация затрат на приобретение ГСМ (п. 84 Инструкции № 162н).

Как задать вопрос

Компенсация ГСМ работнику: порядок оформления и выплаты

К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся бензин, дизельное топливо, сжиженный газ, моторные и трансмиссионные масла, жидкости для охлаждения и тормозные.

Решение о компенсации ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях, должно быть оформлено приказом директора. Размер возмещаемых расходов следует указать в письменном соглашении, как того требует ст. 188 ТК РФ .

Для определения норм расходов топлива и других ГСМ можно использовать Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Документальное оформление

Любые расходы должны быть документально подтверждены, только тогда они смогут уменьшить налогооблагаемую базу. Это правило действует и в отношении возмещения расходов работника в связи с эксплуатацией личного автомобиля.

Для возмещения ГСМ необходимы следующие документы:

  1. Подтверждение права собственности работника на автомобиль (Свидетельство о регисорации ТС).
  2. Приказ о возмещении расходов.
  3. Дополнительное соглашение к трудовому договору, устанавливающее размер возмещения.
  4. Подтверждение служебного характера поездок.
  5. Экономически обоснованный расчет возмещения за расход ГСМ.
  6. Документы, подтверждающие произведенные издержки (чеки, товарные и ККМ).

Образец приказа

Образец дополнительного соглашения

Пункты 5 и 6 подтверждаются заполненным путевым листом, в котором указывается как маршрут поездки, так и показания спидометра, по которому можно рассчитать километраж и определить количество бензина, необходимое для поездки.

Если форма путевого листа, разработанная Госкомстатом, окажется сложной в заполнении, следует разработать и утвердить свой отчетный документ о поездках. В отчете должно быть указано время выезда и возвращения, дата и цель поездки, адрес места назначения.

Подробно о заполнении путевого листа рассказано в нашей статье на сайте.

Налогообложение компенсации ГСМ

Все виды законодательно установленных выплат не подлежат налогообложению.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ , компенсация не облагается НДФЛ, а в соответствии с пунктом 1 статьи 420 НК РФ , на нее не начисляются страховые взносы.

Письмо Минфина от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 напоминает, что необходимым условием для того, чтобы сумма возмещения, выплаченная работнику, не облагалась страховыми взносами и НДФЛ, являются документальное оформление, экономически обоснованные расчеты и подтверждение служебной цели использования личного транспорта.

Компенсация работнику за использование личного транспорта

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Российское трудовое законодательство гарантирует работникам денежные выплаты за эксплуатацию их личных вещей в интересах хозяйствующих субъектов.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ работник вправе рассчитывать на выплаты, только если работодатель позволил эксплуатировать личное имущество в служебных целях (или просто был в курсе). В этом случае сотруднику выплачиваются:

  • компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) имущества;
  • фактические денежные расходы, связанные с эксплуатацией.

Данный вопрос стороны должны согласовать письменно. Сделать это можно как при заключении трудового контракта, так и позднее в качестве дополнительного соглашения к нему.

И в том и в другом случае сторонам необходимо определить:

  • имущество, которое будет эксплуатироваться, и его характеристики;
  • основания владения имуществом (в собственности, на основании доверенности, договора и др.);
  • порядок эксплуатации;
  • срок эксплуатации;
  • величину компенсации за эксплуатацию имущества;
  • величину реальных затрат, связанных с такой эксплуатацией;
  • документы, обосновывающие эксплуатационные затраты;
  • порядок и сроки платежей.

Расчет размера компенсации за пользование личным автомобилем

При наличии необходимости в эксплуатации автотранспорта работника в хозяйственной деятельности компании работник и работодатель самостоятельно определяют величину компенсации и фактических денежных расходов, связанных с такой эксплуатацией.

Соглашением могут быть закреплены любые размеры компенсации за использование личного автомобиля. Как правило, это зависит:

  • от степени износа автотранспортного средства;
  • срока его полезной эксплуатации, который определяется на основании технической документации;
  • активности эксплуатации (письмо Минфина РФ от 16.11.2006 № 03-03-02/275).

Расходы по эксплуатации автотранспортного средства (на приобретение горюче-смазочных материалов, топлива, комплектующих и расходных материалов, ремонт, обновление и т. п.) определяются и возмещаются на основании документов, обосновывающих эти затраты. Это могут быть:

  • Путевой лист — документ, подтверждающий эксплуатацию автотранспорта в интересах компании. Форму документа компания вправе разработать самостоятельно с учетом положений закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
  • Кассовые чеки АЗС.
  • Отчеты сотрудника с приложенными чеками (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).
  • Журнал регистрации служебных передвижений.

ВАЖНО! Расходы работника как владельца автотранспорта (например, на техосмотр, уплату транспортного налога) работодатель не компенсирует.

Налогообложение компенсационных выплат

Подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) определено, что расходы компании на содержание служебного автотранспорта снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Освобождение от налогообложения возможно только при наличии документального подтверждения:

  • служебной направленности передвижений;
  • реально произведенных трат (ст. 252 НК РФ).

Однако величина расходов не должна быть больше норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Нормируется в этом случае общая сумма — компенсация и реальные эксплуатационные расходы (на горюче-смазочные материалы и т. д.).

Если размер компенсации за использование личного транспорта превышает нормативы, то сумма превышения в вышеназванные расходы не входит (письмо Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050).

Выплаты, согласованные сторонами, не облагаются:

  • НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434);
  • страховыми взносами (ст. 9 закона «О страховых взносах. » от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

При этом не имеет значения, что величина компенсации может быть больше установленных нормативов (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06).

ВАЖНО! Компенсация за использование личного транспорта, если она выплачивается за периоды пребывания работника в отпуске, командировке или за периоды временной нетрудоспособности, не входит в расходы, снижающие налогооблагаемую прибыль компании (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

Компенсация за автомобиль: нормы — 2018 — 2019

Предельные нормы компенсации за автомобиль в 2018 — 2019 году, применяемые для целей налогообложения, определяются, как и прежде, постановлением Правительства РФ «Об установлении норм. » от 08.02.2002 (в ред. от 09.02.2004) № 92. Зависят они от объема двигателя автотранспортного средства:

  • до 2 000 куб. сантиметров — 1 200 руб. в месяц;
  • более 2 000 куб. сантиметров — 1 500 руб. в месяц.

В эту сумму включаются фактические эксплуатационные расходы (ГСМ и т. д.).

Для федеральных государственных служащих предусмотрен иной подход (Правила выплаты компенсаций…, утв. постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563). Госслужащим, работа которых связана с регулярными рабочими поездками, назначение ежемесячной компенсации за использование личного транспорта осуществляется в размере, установленном решением работодателя на заявление конкретного работника, но в пределах, определенных в приложении к указанным Правилам.

Возмещение денежных расходов на приобретение ГСМ для госслужащих — это отдельные выплаты, которые должны подтверждаться соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля

Назначение компенсации за использование личного транспорта в хозяйственной деятельности компании работникам производится приказом лица, руководящего этой компанией.

Допустимо закрепление правил выплаты компенсации в локальных нормативных актах компании.

Форму приказа каждая компания разрабатывает самостоятельно. Как правило, в нем указывают:

  • фамилию, имя, отчество сотрудника, которому назначается компенсация;
  • его должность;
  • наименование и характеристики транспортного средства;
  • условия выплаты компенсации (например, компенсация выплачивается в конце каждого месяца в твердой денежной сумме, фактические расходы — после представления необходимых документов).

Документами, обосновывающими издание приказа, являются:

  • соответствующий пункт трудового контракта или дополнительное соглашение к нему;
  • копия техпаспорта автотранспортного средства, заверенная в установленном порядке.

Налогообложение компенсационных выплат работнику при управлении транспортным средством по доверенности

Согласно пояснению контролирующих органов компенсация за использование работником личного транспорта в деятельности компании подлежит освобождению от налогов, только если речь идет об имуществе, принадлежащем работнику на праве собственности. Автотранспорт, которым работник пользуется по доверенности, к такому имуществу не относится.

В этом случае компенсационные выплаты:

  • Не снижают налогооблагаемую прибыль компании.
  • Облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Исключение: сотрудник использует транспорт, находящийся в собственности супруга (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).
  • Облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 26.02.2014 № 17-3/В-92).

Судебные органы придерживаются другого мнения на этот счет. Суды считают имущество личным, если оно принадлежит работнику на любом законном основании, в том числе на основании доверенности (постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2013 № А76-15748/2012, постановление 13-го ААС от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013). Такой же вывод содержится в определении ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.

Смотрите так же:  Какие документы нужны чтобы сделать завещание на квартиру

Компенсация за аренду автомобиля у сотрудника

Для того чтобы компания не была привязана к упомянутым выше нормам, эксплуатацию личного автотранспорта сотрудника можно оформить путем заключения договора аренды автомобиля.

Гражданское законодательство предусматривает 2 вида аренды транспортных средств:

  • с экипажем (ст. 632 ГК РФ) — управляет и обслуживает автомобиль работник;
  • без экипажа (ст. 642 ГК РФ) — управляют автомобилем и обслуживают его иные уполномоченные компанией лица.

Соглашение заключается письменно и не требует никакого удостоверения, регистрации (ст. 633, 643 ГК РФ).

Предмет соглашения (существенное условие) должен содержать сведения, однозначно идентифицирующие объект. Они зафиксированы в свидетельстве о регистрации ТС и паспорте ТС.

Если работник — не собственник автомобиля, то к соглашению надо приложить доверенность собственника, которая предоставляет возможность сдавать доверенное имущество в аренду.

К договору аренды без экипажа следует приложить также полис ОСАГО с изменениями (перечень конкретных лиц либо без ограничений).

Оба вида договора аренды являются реальными, поскольку условием их заключения, помимо согласования существенных условий, является передача арендодателем арендатору автотранспортного средства. Передача автомобиля осуществляется путем оформления акта приема-передачи. В нем должны были перечислены и совпадать с указанными в договоре основные характеристики автомобиля, а также описано его техническое состояние по результатам осмотра.

Налогообложение выплат по договору аренды

Руководствуясь подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, компания может отнести всю сумму арендных платежей к расходам, снижающим ее налогооблагаемую прибыль. Для этого, как и в случае с компенсацией, денежные расходы должны быть обоснованы и задокументированы.

Для работника-арендодателя выплаты по договору аренды являются доходом физического лица по гражданско-правовому договору. С этих доходов должен быть удержан НДФЛ по ставке:

  • 13% — для налоговых резидентов;
  • 30% — для нерезидентов (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Причем компания в данном случае выступает как налоговый агент (ст. 228 НК РФ) и обязана произвести все соответствующие перечисления в бюджет.

Страховые взносы на сумму арендных платежей не начисляются, как и на любые выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (ч. 2 п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ, постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012).

Исключение — оплата услуг по управлению транспортом в договоре аренды с экипажем. В этом соглашении выплаты лучше разбить на составляющие:

  • Арендные платежи.
  • Оплата услуг по вождению. На эту сумму следует начислить страховые взносы, но только в ПФ РФ и ФФОМС. Взносы в ФСС России не начисляются на основании п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ.

Транспортный налог платит собственник автотранспорта (ст. 357 НК РФ), однако стороны могут определить условие о частичном или полном участии компании в таких расходах.

Таким образом, законодательство РФ предусматривает различные варианты выплаты компенсации за использование личного транспорта работника в деятельности компании. В случае если расходы работника не выше законодательно установленных нормативов, то экономически оправданна будет компенсация в рамках трудовых правоотношений. В противном случае целесообразно заключить соглашение об аренде автотранспорта.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ (бензин, дизельное топливо, масло) в 2019 году

Если работник предприятия согласился на то, чтобы эксплуатировать свой личный автомобиль в производственных нуждах, работодатель обязан регулярно компенсировать ему затраты на обслуживание транспортного средства, ремонт и горюче-смазочные материалы (ГСМ). Размеры компенсационных выплат не ограничены на законодательном уровне, поскольку машина может быть использована в течение нескольких часов в день или на протяжении целой рабочей смены. К тому же, все зависит от модели авто, марки, потребления бензина, мощности и иных характеристик. В данной статье мы рассказываем о том, на каких основаниях сотрудник может получить компенсацию за использование своей машины, кто имеет право требовать компенсацию, как она оформляется, как выглядит образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ, какие документы понадобятся для обоснования суммы компенсации.

Условия выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в интересах работодателя

Важно! Если сотрудник самостоятельно решил, что будет пользоваться своей машиной во время работы, не оповестив об этом работодателя и не оформив соответствующие бумаги, наниматель не обязан возмещать расходы на ГСМ, ремонт и техосмотр авто.

Претендовать на компенсацию по расходам, связанным с использованием транспортного средства во время работы, могут не все водители, трудоустроенные на предприятиях. Должны выполняться следующие условия:

  1. У водителя в наличии должны быть документальные подтверждения того, что автомобиль действительно эксплуатируется в интересах предприятия (расчеты, документы).
  2. Расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и т.д. подтверждены соответствующими платежными документами.
  3. Работодатель дал свое согласие на использование машины в нуждах компании на возмездной основе – доказательством тому является договор с сотрудником или дополнительно соглашение к трудовому договору.
  4. Величина компенсационных сумм или способ ее расчета должен быть оговорен в бумагах.
  5. Работник управляет транспортным средством, будучи владельцем машины или обладателем доверенности от собственника авто.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Как оформляется выплата сотруднику компенсации за эксплуатацию личного автомобиля – выплата компенсации согласно платежным документам

Важно! Если работника не устраивают условия, на которых работодатель предлагает компенсироваться расходы за использование его машины в нуждах компании, сотрудник вправе отказаться от предоставления своего автомобиля – это не может служить поводом для увольнения.

Чаще всего, если подчиненный согласен предоставить свой автомобиль для использования его в нуждах предприятия, он же и будет являться водителем. И, как правило, сумма компенсации оговаривается заранее и прописывается в договоре. Обычно при расчетах бухгалтер опирается на технические характеристики автомобиля и его возраст. Способ выплаты компенсации на основании расчетов по фактическим расходам сотрудника имеет свои плюсы и минусы:

Если решено было использовать данный метод компенсации расходов сотрудника на бензин, масло, дизельное топливо и т.д., необходимо действовать следующим образом:

  1. Обговорить с работником детали возмещения затрат на автомобиль.
  2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту, в котором оговаривались бы условия эксплуатации авто в интересах предприятия.
  3. Издать приказ о выплате сотруднику компенсации за горюче-смазочные материалы (смотреть Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ).
  4. Передать в бухгалтерию предприятия заявление сотрудника о выплате ему компенсации за использование личного транспорта (ежемесячную).

Оформление выплаты компенсации за использование личной машины в интересах работодателя путем составления договора аренды

Заключение договора аренды транспортного средства, принадлежащего сотруднику фирмы, считается оптимальным вариантом для выплаты ему компенсации. Поскольку работник является владельцем автомобиля, составить договор найма машины с экипажем не получится (получилось бы, что договор работник заключает сам с собой). Такой подход также имеет свои плюсы и минусы:

Подобный метод эксплуатации автомобиля сотрудника компанией позволяет учитывать особенности таких взаимоотношений, а именно:

  • величину платы за найм транспортного средства;
  • компенсацию владельцу машины затрат на уплату налога на транспорт и оплату страховки;
  • кто (наниматель или владелец авто) будет оплачивать ГСМ и ремонт.

Заключение договора по аренде транспортного средства работника предполагает прохождение следующих этапов:

  1. Обсуждение вопроса эксплуатации личного автомобиля работника в интересах предприятия, согласование всех основных моментов.
  2. Определение оптимального для обеих сторон сделки способа компенсации расходов по эксплуатации автомобиля.
  3. Заключение договора аренды машины.
  4. Обращение в страховую компанию за повторным оформлением полиса ОСАГО, связанным с изменившимся количеством лиц, имеющих доверенность на управление ТС.
  5. Подписание документов о передаче машины предприятию на конкретный срок.

Какие документы понадобятся, чтобы получить компенсацию за использование личного автомобиля в интересах предпринимателя

Важно! В период основного оплачиваемого отпуска, периодов нетрудоспособности и служебных поездок компенсация за использование личного авто сотрудника не выплачивается.

Чтобы обосновать наличие у сотрудника прав на получение компенсационных сумм в счет расходов по содержанию транспортного средства, используемого в нуждах предприятия, потребуется представить бухгалтеру фирмы следующие документы:

  • документ, подтверждающий факт владения автомобилем;
  • доверенность (если водить управляет машиной на основании доверенности);
  • свидетельство о государственной регистрации транспортного средства;
  • паспорт автомобиля;
  • путевые листы, доказывающие эксплуатацию авто в нуждах компании;
  • платежные документы (чеки из АЗС, автосервиса и т.д.).

Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ – скачать

Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть, как выглядит ⇒ Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ.

Экспертное мнение к вопросу о том, облагается ли налогом компенсация за использование личного автомобиля

Согласно сведениям, предоставленным экспертами Федеральной налоговой службы, работодатели вправе отнести к расходам затраты на выплату сотрудникам компенсации за использование их автомобилей в интересах фирмы:

Компенсация ГСМ

Согласно Трудовому кодексу РФ, применение личной собственности сотрудника в интересах работодателя подлежит возмещению. Причём объём средств, направленный на покрытие расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией такого имущества, законодательно не ограничен. К тому же с таких выплат не взимается НДФЛ.

Обоснование необходимости

Нормативными актами установлено, что если служащий привлекает свой автомобиль в рабочий процесс с согласия руководства, то возникающие в этом случае затраты на топливо должны быть восполнены. Объём компенсации оговаривается внутренними документами компании.

Возмещение расходов на использование транспортного средства не зависит от его вида:

  • легковой;
  • грузовой;
  • мотоцикл.

Нередко возникают споры о том, можно ли возвращать суммы, потраченные на эксплуатацию машины, применяемой для выполнения трудовых обязанностей сотрудника, которой он управляет по доверенности. Разъяснения ФНС и сложившаяся судебная практика однозначно указывают, что выплаты в такой ситуации являются правомерными.

Смотрите так же:  Бухгалтерская отчетность оренбург

Компенсация ГСМ

Организация должна возместить издержки, возникшие при использовании личного транспорта работника для её нужд, если ситуация удовлетворяет ряду условий:

  • руководство поставлено в известность;
  • сотрудник — собственник автомобиля или имеет доверенность на управление;
  • размер компенсации установлен соглашением сторон;
  • отношения оформлены в письменном виде;
  • затраты подтверждены соответствующими документами;
  • имеется обоснование (расчёты и бумаги) того, что машина эксплуатируется в интересах компании.

Покрытие расходов на приобретение бензина, дизельного топлива, масел и других материалов предоставляется владельцу или лицу, имеющему полномочия на вождение либо распоряжение автомобилем. Привлечение сторонней техники для нужд организации с оплатой издержек на её применение может быть узаконено разными способами.

Чаще всего — это компенсация, оформленная в рамках трудового договора, соглашение о безвозмездной эксплуатации, или о найме транспортного средства с экипажем, а также без него.

У каждого варианта есть свои нюансы, важные для обеих сторон. Они связаны с налогообложением, размером выплат, возможностями по использованию имущества.

Один из самых очевидных способов возместить расходы на ГСМ — компенсация, установленная руководителем. Её объём и виды затрат, подлежащие возмещению, согласовывают с сотрудником. Кроме топлива, в список могут входить ремонт и амортизация. При необходимости сумма может быть увеличена.

Приведённый вариант имеет как достоинства, так и недостатки:

В этом случае нужно действовать следующим образом:

  • согласовываются все детали возмещения;
  • составляется Дополнительное соглашение к трудовому договору о компенсации ГСМ;
  • издаётся соответствующий Приказ на компенсацию ГСМ;
  • служащий передаёт в бухгалтерию компании Заявление на компенсацию ГСМ на ежемесячную компенсацию средств, потраченных на обслуживание автомобиля.

Оптимальный порядок покрытия финансовых затрат на эксплуатацию машины сотрудника в интересах организации — это Договор аренды ТС без экипажа. Гражданский кодекс РФ предлагает альтернативу: нанять транспорт с экипажем или без него. Первый вариант не может быть использован, поскольку в рассматриваемом случае водитель является собственником. Как следствие, у него не получится заключить трудовой контракт с самим собой.

Используя такой способ, можно учесть любые нюансы, например:

  • размер арендной платы;
  • какая из сторон оплачивает ремонт и заправку;
  • возмещение собственнику суммы, потраченной на транспортный налог, или стоимости страхового полиса.

Оформление отношений таким способом, несомненно, выгодно организации и владельцу автомобиля вместе с тем есть отрицательные моменты:

Сроки регистрации ИП в налоговой обычно не превышают 5 дней. В чем может быть задержка?

Сделка по аренде предполагает следующий алгоритм:

  • согласование с руководством фирмы привлечения собственного транспорта служащего;
  • выбор способа возврата средств, использованных на обслуживание машины;
  • подписание соглашения;
  • переоформление ОСАГО с учётом изменившегося количества лиц, допущенных к управлению;
  • составление бумаг, подтверждающих передачу автомобиля организации на оговорённый заранее срок.

Вариант, при котором вознаграждение за предоставление транспортного средства для исполнения служебных обязанностей не предполагается, выгоден, если оно принадлежит, например, учредителю. Впрочем, если необходимо, перечисление денег можно оформить, как материальную помощь сотруднику.

Использование имущества по безвозмездному соглашению увеличивает основу для расчёта налога на прибыль, согласно рыночной стоимости услуги, оказанной бесплатно.

В этом и состоит самый большой минус такого способа. И всё же он дешевле, чем простой возврат денег за ГСМ.

Покрытие расходов сотрудника на использование личной собственности в рабочем процессе происходит с периодичностью, указанной в соглашении, подписанном обеими сторонами. Чаще всего — один раз в месяц. Во время отпуска, больничного, командировки возмещение не предусмотрено.

Для получения денег нужно представить ряд документов:

  • паспорт транспортного средства;
  • свидетельство о регистрации;
  • доверенность (если служащий не является владельцем);
  • обоснование расходов, например, чеки;
  • путевые листы подтверждающие, что автомобиль эксплуатировался для нужд фирмы (Путевой лист легкового автомобиля).

По последнему пункту нередко возникают споры. Дело в том, что такая бумага предназначена для учёта перемещений транспорта, принадлежащего компании.

Суды не настаивают на составлении путёвки лицом, которое не является водителем. Однако письма Минфина на эту тему неоднозначны. Тем, кто не желает использовать такую форму отчётности вполне реально доказать свою правоту в спорах с ФНС. А если отвечать на лишние вопросы инспекторов не хочется, то придётся документально подтверждать служебный характер разъездов.

Налогообложение

Все организации, неважно применяют они общую систему или УСН, возмещение затрат на привлечение личного транспорта сотрудника для исполнения служебных обязанностей относят к расходам.

В случае легкового автомобиля — эта величина ограничивается на законодательном уровне:

Для грузовиков сумма не регламентируется. А при эксплуатации мотоцикла базу налога на прибыль можно уменьшить на 600 рублей. Тип легко определяется с помощью ПТС или свидетельства о регистрации.

На выплаты работнику, в свою очередь, не начисляются:

  • НДФЛ (не отражается в соответствующей декларации);
  • обязательные взносы в ФСС и ПФР.

Чтобы избежать возникновения налога необходимо передать в организацию бумаги для подтверждения:

  • права собственности на транспорт;
  • применение машины для нужд компании;
  • суммы фактических затрат на эксплуатацию.

Нередко возникает вопрос, обложения доходов физического лица, полученных сверх норматива, установленного для прибыли Правительством РФ. Такой подход не совсем верен. И несколько лет назад ВАС принял решение, что указанные лимиты нельзя применять для определения базы НДФЛ. Следовательно размер возмещения ничем не ограничен.

В случае когда сотрудник управляет автомобилем, который ему не принадлежит, мнения о взимании налога с суммы компенсации разделились. ФНС и Минфин считают, что НДФЛ нужно начислять. В то же время есть несколько судебных решений в пользу освобождения от обязательной выплаты. Однозначного ответа пока не существует.

А вот организация, сможет учесть в составе расходов выплаты, связанные с возмещением затрат на использование транспортного средства, управляемого по доверенности.

Такие действия удовлетворяют нормам НК РФ, при условии, что сотрудник представит следующие бумаги:

  • копию технического паспорта;
  • путевой лист с учётом служебных поездок.

Размер выплаты определяется по соглашению сторон. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана провести соответствующие вычисления.

Ниже представлен примерный образец:

Регистрация фирмы в оффшоре выгодна крупным бизнесменам. Легко ли это?

Возврат товара в Ашан обычно не вызывает проблем. Смотрите, как провести процедуру.

Работодатель исполняет обязательства, связанные с расходами подчинённого на применение собственного автотранспорта для служебной необходимости, ежемесячно.

Затраты на ГСМ в текущем периоде покрываются до его окончания.

Все сроки должны быть согласованы обеими сторонами и оформлены в письменном виде.

Таким образом, для восполнения расходов, связанных с эксплуатацией машины, которая находится в собственности или управляется по письменному уполномочию, нужно придерживаться простого алгоритма:

  • поставить в известность руководителя компании о желании привлечь своё имущество для выполнения служебных функций;
  • выбрать способ оформления отношений (договор аренды самый выгодный);
  • представить все бумаги для подтверждения правомерности распоряжения автомобилем;
  • написать заявление в бухгалтерию;
  • своевременно и аккуратно передавать чеки и другие бумаги для отчёта о потраченных средствах;
  • составлять путевые листы, в которых показываются все передвижения по заданию компании;
  • помнить, что издержки не возмещаются в период отпуска, больничного, командировки и в нерабочее время;
  • получать компенсацию ежемесячно на зарплатную карту или наличными деньгами в кассе;
  • выплата не включается в базу налога на доходы физических лиц и не вносится в соответствующую декларацию, за исключением арендной платы по договору;
  • страховые взносы не перечисляются;
  • компания имеет возможность минимизировать налогооблагаемую прибыль за счёт затрат, связанных с наймом транспорта, приобретением топлива, осуществлением текущего ремонта и техобслуживания.

Негласно компенсация ГСМ помимо экономической справедливости, носит ещё и характер мотивационной выплаты. Компании, которые в полном размере и без задержек выплачивают вышеуказанное возмещение, находятся на более высоких позициях в рейтинге работодателей.

Другие публикации:

  • Требования к программам по фгос 2019 Утвержденные федеральные государственные образовательные стандарты на 2018-2019 годы Перечень утвержденных федеральных государственных образовательных стандартов Федеральные государственные образовательные стандарты (ФГОС) представляют собой совокупность […]
  • Глава местной администрации статус полномочия ПРАВОВОЙ СТАТУС ГЛАВЫ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ ПО КОНТРАКТУ Также рекомендуем прочитать (для перехода нажмите на название статьи): Главой местной администрации может быть не только избираемый населением глава муниципального образования, но и так называемый […]
  • Бесплатная помощь адвоката спб Юридическая консультация в Санкт-Петербурге Юридическая консультация теперь доступна каждому! Юридическая консультация в Санкт-Петербурге проводится опытными профессионалами, наши юристы готовы консультировать Вас бесплатно! С какой бы проблемой вы не […]
  • Переход на единый налог юрлица Отказ юридического лица от единого налога и переход на общую систему налогообложения Отказ юридического лица от единого налога и переход на общую систему налогообложения согласно законодательства «Налогоплательщик — звучит гордо, но и обходится […]
  • Документы на выплату пособия в фсс ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, представляемых в территориальный орган ФСС РФ для назначения пособий на бумажном носителе ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ НАЗНАЧЕНИЯ (ВОЗМЕЩЕНИЯ) ПОСОБИЙ (для страхователей с численностью 25 и менее человек) Отделение Фонда принимает только […]
  • Пенсия по потери кормильца москва ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ В ПЕНСИОННОЙ СИСТЕМЕ Подписка на новости Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail. Студенты, обучающиеся по очной форме в различных высших или средних учебных заведениях, относятся к наиболее […]

Вам также может понравиться