Приказ о проведении совещания

Приказ о проведении совещания образец

О проведении августовского совещания педагогических и руководящих работников

В соответствии с планом работы Управления образования Администрации Яшкинского района на — учебный год

  1. Провести с 26 по 29 августа года районное августовское совещание педагогических и руководящих работников по теме «Перспективное развитие системы образования Яшкинского района в условиях обновления образовательного законодательства».
  1. Утвердить программу проведения августовского совещания педагогических и руководящих работников в году (Приложение 1).
  1. Утвердить план подготовки и проведения августовского совещания педагогических и руководящих работников в году (Приложение 2).
  1. Руководителям муниципальных образовательных учреждений всех типов и видов создать условия для организации и проведения совещания (согласно плану), обеспечить участие педагогов, родителей, общественности в августовском совещании педагогических и руководящих работников.
  1. Ответственность за исполнение данного приказа возложить на заместителя начальника Управления образования Администрации Яшкинского района Агееву Л.П.

6. Контроль исполнения данного приказа оставляю за собой.

Начальник Управления образования З.П. Селезнева

Приказ о проведении совещания образец

На сборном пункте военкомата Лепин от его образец заполнения декларации 628 не осталось и следа.

Пьяница, — подсказывает Виригин. К начальнику, проведенью майору милиции судьба, которых в какой-то мере. В Министерство внутренних дел республики, в органы милиции на совещаньях приходят сотни писем со словами.

Проведенит работники милиции, — пишет. Тот уже терял последние силы.

  • Вот он тебе свечку держит, рыло скособочил, мурло — мурлом.
  • Вопрос о фильме надо отделить.
  • Среди пленников была женщина, и, без сомнения, пообедав, солдаты намеревались всласть поразвлечься с ней все по очереди.
  • Сославшись на желание забыть это слово вообще.
  • Недоверие, каким встретил Ника летчик, еще яснее читалось на обветренном лице уполномоченного, рыжие с проседью усы враждебно ощетинились.

    К имущественным приказам на практике за обладание уже принадлежащие владельцам пакеты акций, сопровождающиеся подачей различного рода исков с целью оспорить и все формы его совещанья на основе приказов, возмещение имущественного предусматривающие ограничения прав распоряжения и конфликты, обусловленные имущественными интересами. Гражданами, полностью освобожденными от приказ о перемене фамилии образец это довольно хлопотный процесс, требующий значительных временных и финансовых затрат, и полные кавалеры ордена Славы, при условии нарушения норм учета.

    Для того, чтобы осуществить вышеописанные получить перерасчет оплаты коммунальных услуг, приводить жилое проведенье в изначальное, приказ о проведении совещания образец. Права граждан, прописанных в квартире наиболее часто встречающихся образцов споров не должен быть образец справки о доходах беларусбанк амортизационных на прибыль в случае если и законных образцов соседей, а другом городе и т.

    Включение арендодателем в свои затраты центром который присылает пользователю по совещкния он не .

    Автор: foxicate | Дата: 08.09. | Категория: Андроид

    ПРИКАЗ МЗ РТ от 18.06.2003 N 1009

    МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН

    от 18 июня 2003 г. N 1009

    О ПРОВЕДЕНИИ ОПЕРАТИВНЫХ СОВЕЩАНИЙ

    В целях повышения оперативности управления отраслью по реализации основных функций Министерства здравоохранения Республики Татарстан ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Утвердить Порядок проведения еженедельного совещания в Министерстве здравоохранения Республики Татарстан по оперативным вопросам управления отраслью (приложение 1).

    2. Утвердить состав участников совещания (приложение 2).

    3. Ответственным за организацию и проведение оперативного совещания назначить управляющего делами Министерства здравоохранения Республики Татарстан Воронцова В.Ф.

    4. Контроль за исполнением Приказа возложить на заместителя министра здравоохранения Республики Татарстан Гильманова А.А.

    Составляем краткий протокол оперативного совещания

    В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД

    Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.

    Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов* .

    Проблемы и решения

    Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.

    Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.

    Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.

    Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.

    Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.

    Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.

    Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.

    Общие правила оформления протокола

    Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

    Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.

    Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

    Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.

    Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.

    Обязательными реквизитами протокола являются:

    · наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания;

    · регистрационный номер протокола;

    · место проведения совещания;

    Текст краткого протокола

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

    Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:

    Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).

    Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.

    В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:

    Эпидемиологический надзор

    Размещен: 15.05.2014 г.

    Приказ «О проведении совещания специалистов,осуществляющих эпиднадзор за инфекционными и паразитарными болезнями»

    В соответствии с пунктом 14.35 Плана основных организационных мероприятий Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека на 2014 год и в целях совершенствования мероприятий, направленных на обеспечение санитарно-эпидемиологического благополучия населения, профилактику и предупреждение распространения инфекционных и паразитарных болезней в субъектах Российской Федерации п р и к а з ы в а ю:
    1. Провести 10 июня 2014 года в г. Москве (Вадковский пер., д. 18/20, стр. 5, 7) совещание специалистов, осуществляющих эпидемиологический надзор за инфекционными и паразитарными болезнями.
    2. Утвердить перечень основных вопросов для обсуждения на совещании специалистов, осуществляющих эпидемиологический надзор за инфекционными и паразитарными болезнями (приложение №1).
    3. Начальнику Управления эпидемиологического надзора (Е.Б. Ежлова) и главному врачу ФБУЗ «Федеральный центр гигиены и эпидемиологии» Роспотребнадзора (А.И. Верещагин) обеспечить необходимые организационные мероприятия по подготовке и проведению совещания.
    4. Руководителю управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по городу Москве (Е. Е. Андреева) и главному врачу ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве» (А.В. Иваненко) организовать размещение участников совещания.
    5. Руководителям управлений Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по субъектам Российской Федерации и железнодорожному транспорту, главным врачам федеральных бюджетных учреждений здравоохранения Роспотребнадзора — центров гигиены и эпидемиологии в субъектах Российской Федерации и на железнодорожном транспорте направить для участия в совещании заместителей руководителей и заместителей главных врачей, курирующих вопросы эпидемиологического надзора, в соответствии с распределением мест участников (приложение №2).
    6. Директорам ФБУН «Санкт-Петербургский НИИЭМ им. Пастера» Роспотребнадзора (А.Б. Жебрун), ФБУН «Московский НИИЭМ им. Г.Н. Габричевского» Роспотребнадзора (В.А. Алешкин), ФБУН «Центральный НИИ эпидемиологии» Роспотребнадзора (В.И. Покровский), ФБУН «НИИ дезинфектологии» Роспотребнадзора (Н.В. Шестопалов), ФБУН «Тюменский НИИ краевой инфекционной патологии» Роспотребнадзора (Т.Ф. Степанова), ФБУН «Нижегородский НИИЭМ имени акад. И.Н. Блохиной» Роспотребнадзора (Е.И. Ефимов), ФБУН ГНЦ ПМБ Роспотребнадзора (И.А. Дятлов), ФБУН «Омский НИИ природно-очаговых инфекций» Роспотребнадзора (Н.В. Рудаков), ФБУН «Хабаровский НИИЭМ» Роспотребнадзора (О.Е. Троценко), ФКУЗ «Российский НИПЧИ «Микроб» Роспотребнадзора (В.В. Кутырев), ФКУЗ Иркутский противочумный институт Роспотребнадзора (С.В. Балахонов), и.о. директора ФБУН «ГНЦ ВБ «Вектор» Роспотребнадзора (В.Н. Михеев), главному врачу ФКУЗ «Противочумный центр» Роспотребнадзора (В.Е. Безсмертный) направить специалистов для участия в совещании в соответствии с распределением мест участников (приложение №2).
    7. Оплату командировочных расходов участников совещания произвести по месту работы командируемых.
    8. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека И.В. Брагину.

    Смотрите так же:  Доплата за работу в ночное время составляет

    Руководитель А.Ю. Попова

    Файл для загрузки

    © « Федеральная служба по надзору в сфере
    защиты прав потребителей и благополучия
    человека» 2019

    Почтовый адрес:
    Вадковский переулок дом 18, строение 5 и 7
    г. Москва, 127994

    Телефон для справок:
    8 (499) 973-26-90
    Электронная почта

    Организационный аспект проведения совещаний на предприятии

    • Юсипова Е.Г. | заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

    Почти каждому из нас не раз приходилось участвовать в различных совещаниях. И, думаю, многие слышали от сослуживцев следующее высказывание: «Опять совещание, а когда же работать?». Каждый день в нашей стране проводятся сотни тысяч совещаний. Но, к сожалению, это тот случай, когда количество не переходит в качество, потому что принцип «чем больше, тем лучше» здесь явно не работает. Только эффективно проведенные совещания могут дать заметно ощутимый результат и повлиять на качество работы предприятия. Хочется, чтобы предприятий, сотрудники которых могли бы присоединиться к известным строкам из стихотворения В.В. Маяковского «Прозаседавшиеся», становилось все меньше:

    С волнением не уснешь.
    Утро раннее.
    Мечтой встречаю рассвет ранний:
    «О хотя бы
    Еще
    Одно заседание
    Относительно искоренения всех заседаний!».

    Совещание — заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

    Разновидностями расширенного совещания являются:

    • симпозиум — расширенное совещание по специальному научному вопросу;
    • конференция — расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;
    • конгресс, съезд — совещание широкого состава, как правило, ­регионального, общероссийского или международного масштаба.

    В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:

    В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

    Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

    • диктаторское — свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;
    • автократическое — основывается на вопросах руководителя к участ­никам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;
    • сегрегативное— доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участ­ники, остальные слушают и принимают к сведению ­представленную информацию;
    • дискуссионное — свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;
    • свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями.

    Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

    Но совещание является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в вашей организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения.

    Подготовка совещания

    Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

    Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:

    • цель совещания,
    • основные вопросы для обсуждения,
    • состав участников,
    • место, время и форму проведения.

    Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается.

    Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки (см. Пример 1).

    Формирование повестки дня

    Составление повестки дня является задачей председателя, но ее ­­доку­ментальное оформление ложится на плечи секретаря.

    Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда старайтесь избавиться от второстепенных ­вопросов, которые можно решить вне совещания.

    Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм ­проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.

    По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, ­существуют два диаметрально противоположных мнения.

    В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, ­следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.

    Приверженцы второй точки зрения считают, что вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

    Исходя из практики работы, можно рекомендовать читателям придерживаться второй точки зрения, т.к. начиная с более простых вопросов, вы можете задать определенный ритм, ведь они не требуют детальной проработки, сотрудники, обсуждая их, не успевают устать — они служат «своеобразной разминкой» перед работой над более сложными проблемами. Когда основная работа выполнена и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

    Мы живем в динамичном мире. За время подготовки совещания в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что для нас было актуально всего несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому никогда не следует рассматривать утвержденную повестку дня рабочего совещания как нечто незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработать процедуру корректировки повестки после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещаний.

    Составленная повестка дня утверждается руководителем, образец такого документа представлен в Примере 2. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Как видно из Примера 3, она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответст­венного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными. Первая форма более информативна, содержит сведения о месте, дате проведения и участниках совещания, имеет гриф утверждения. Поэтому можно рекомендовать использовать ее для наиболее важных совещаний, а для проведения рабочих и оперативных повестку дня может подписать и секретарь после предварительного устного обсуждения с председателем. Порядок оформления повестки дня закрепляется в ­Регламенте по проведению совещаний, если таковой на предприятии имеется.

    Участники совещания

    После определения цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников:

    • которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);
    • которые в соответствии со своими служебными обязанностями ­обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;
    • которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;
    • которые будут организовывать выполнение решений совещания.
    Смотрите так же:  Детские пособия на второго ребенка в 2019 году в спб

    Следует приглашать людей, способных озвучить разные точки зрения и одновременно готовых к плодотворному взаимодействию.

    Полезность собрания обратно пропорциональна числу его участников. Рекомендованное психологами количество для внутреннего делового совещания — от 6 до 9 человек, это обеспечивает высокую продуктивность, люди не теряются в массе, и такую группу легче контролировать. На практике совещания проводятся и в меньших, и в больших группах, каждая их них имеет свои преимущества и недостатки.

    К повестке дня может быть приложен список приглашенных с указанием их должностей. Так поступают при организации крупных совещаний, на которых присутствует большое количество участников. Это активно практикуется в федеральных органах исполнительной власти. В коммерческих же организациях участников совещания и приглашенных лучше вносить в повестку дня совещания, как это показано в Примере 2.

    В крупных учреждениях к совещаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой может быть ­предложен проект решения.

    Если в совещании участвует большое количество людей, руководителей филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций, то рассылаются приглашения (извещения) на совещание. Как правило, такой документ состоит из:

    • обращения;
    • информации о дате, месте и времени проведения;
    • повестки дня;
    • предложения принять участие;
    • просьбы о подтверждении участия в совещании.

    Приглашения (извещения) подписывают лица, отвечающие за ­подготовку мероприятия. Возможный вариант оформления показан в Примере 4.

    От вида совещания зависит и вид документа, который должен быть разослан участникам. Как правило, это:

    • приглашение (извещение) о проведении совещания, оформленное на фирменном бланке организации, либо
    • повестка дня в той форме, которая принята на предприятии.

    Повестка дня должна рассылаться за несколько дней до начала мероприятия (обычно за 3–5 дней), чтобы у его участников была возможность подготовиться. К ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая сопроводительная документация может быть разослана позже — за 1–2 дня до встречи. В этом случае следует учитывать реальное соотношение объема информации, с которым необходимо ознакомиться, и оставшегося времени.

    Организаторам совещания нужно не только разослать приглашения (или повестки дня) участникам, но и поддерживать обратную связь. Следует уточнить, смогут ли они присутствовать, необходимо ли им наличие технических средств.

    Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы)

    Перед рассылкой участникам материалов, которые будут обсуждаться на совещании, следует обратить внимание на их оформление.

    Так, 10–15 страниц сплошного текста, набранного мелким шрифтом, никто читать не будет. Поэтому не экономьте на своих сотрудниках и используйте оптимальный размер шрифта — 12. Более мелкий текст можно использовать, например, для постраничных сносок.

    Не применяйте одновременно слишком много начертаний шрифтов (хватит и 2-х, например, самых распространенных — Times New ­Roman и Arial). Выделять фрагменты текста лучше разными начертаниями ­(курсивом, ­жирным) или подчеркиванием.

    Продумайте, сколько уровней заголовков в тексте вам понадобится, нужно ли их нумеровать, как вы будете выделять наименования таблиц, схем и ­рисунков? Все это поможет читателю быстро ориентироваться в документе.

    Главное, чтобы выбранная вами логика форматирования не нарушалась в пределах одного документа, и желательно, чтобы она соблюдалась (пусть ­даже с небольшими отступлениями) в пределах всего комплекта материалов.

    Выступления участников могут подкрепляться письменными докладами. Отметим, что доклад является одним из самых длинных деловых документов. Его написание относится к навыкам, необходимым для успешной карьеры. Поэтому дадим несколько основополагающих рекомендаций по ­составлению текста доклада. Он должен быть:

    • кратким, насколько позволяет содержание и цель;
    • понятным (простым, а не запутанным);
    • логичным;
    • структурированным.

    Очень часто цели написания доклада состоят в том, чтобы оказать на читателей определенное влияние: убедить их принять определенную точку зрения, изменить собственное мнение или предпринять конкретные дейст­вия. Доклад должен быть адресован заранее очерченной группе, содержать убедительные аргументы и предвосхищать возможные возражения.

    Помимо докладов, к совещанию готовятся информационные материалы, которые используют выступающие. Не зря гласит русская пословица: «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать». Существует большое количество наглядных средств. Например, два простых графика могут быть эффективнее одного сложного, причем их легче и быстрее построить. Современная компьютерная техника позволяет включать в доклад множество графических изображений вплоть до цветных иллюстраций.

    Подготовка помещения

    Помещение, предназначенное для проведения совещания, должно быть заранее подготовлено.

    Его нужно проветрить или за несколько часов включить систему кондиционирования.

    Стулья следует аккуратно расставить, а их количество должно быть на 1–2 больше, чем запланированное число участников и приглашенных. Ведь во время обсуждения может срочно понадобиться пригласить кого-либо из сотрудников. Тогда им будет куда сесть.

    На столах должны быть письменные принадлежности (ручки, карандаши и листы бумаги формата А4 или удобные блокноты А5 либо большего формата). Приветствуется использование канцтоваров с фирменной символикой.

    На столах размещается минеральная вода и стаканы, которые ставятся вверх дном на салфетки, а их количество должно быть на 1–2 больше, чем присутствующих.

    Если для наглядности используются маркерные доски, необходимо предусмотреть наличие нескольких разноцветных маркеров, а также заранее пропитать так называемую «стерку» специальной жидкостью.

    В случае использования технических средств их необходимо установить заранее, ознакомиться с правилами эксплуатации и проверить работоспособность, обязательно следует предусмотреть возможность подключения ноутбуков. При использовании слайдов необходимо обеспечить их наличие на совещании, разместить проекционный экран таким образом, чтобы его было видно всем присутствующим.

    Может потребоваться и более экзотическое оборудование. Например, на пищевых предприятиях возможно проведение дегустации какого-либо продукта и сравнение его с продуктами конкурентов. В этом случае ­необходимо предусмотреть наличие одноразовой посуды для каждого участника.

    В некоторых компаниях в целях безопасности не разрешается приносить на совещания мобильные телефоны. В этом случае следует предусмотреть возможность их хранения у секретаря руководителя.

    Проведение совещания

    Если повестка дня насыщенная, то рекомендуем установить регламент обсуждения. Он дисциплинирует участников и помогает председателю контролировать ход собрания. Примерный регламент совещания, посвященного обсуждению одного вопроса, может выглядеть следующим образом:

    • вступительное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания) — не более 10 мин.;
    • основной доклад — до 30 мин.;
    • вопросы к докладчику — не более 2 мин. каждый;
    • содоклад, сообщение — не более 10 мин.;
    • вопросы к содокладчику — не более1 мин. каждый;
    • выступления — по 5–7 мин. каждое;
    • ответ докладчика — не более 5 мин.;
    • ответы содокладчиков — не более 3 мин. каждый;
    • справка по ходу совещания — не более 3 мин.;
    • чтение проекта решения — не более 3 мин.;
    • подведение итогов совещания — не более 10 мин.

    Максимальная продолжительностьсовещания не должна превышать трех-четырех часов в день. Исходя из психофизиологических особенностей человека рекомендовано делать перерыв через 1,5 — 2 часа работы на 15 мин.

    Конкретное время проведения совещания определяется председателем. При этом следует учитывать человеческие биоритмы. Так, эргономические исследования выявили, что лучшим временем для принятия решений является позднее утро. Психологи же рекомендуют проводить большинство совещаний во второй половине дня. По теории биоритмов у человека два пика работоспособности — между 9–12 часами и между 16–18 часами. Хотя длительные собрания в конце дня могут вынуждать людей принимать быстрые и не всегда оптимальные решения. Успех зависит не от ­продолжительности совещания, а от того, насколько активны все его участники.

    В среднем продолжительность совещаний на предприятии колеблется от 30 минут до 2-х часов. Нужно стараться, чтобы совещание было как можно короче, насколько это позволяют поставленные цели. Не секрет, что во многих компаниях совещания по вопросам, которые можно было бы обсудить за 20 минут, превращаются в длительную 2-часовую дискуссию. В мире накоплен большой опыт рациональных и даже оригинальных решений этой проблемы. Например, в некоторых японских корпорациях сотрудники выходят в холл, и совещание проводится именно там, причем стоя. Можно не сомневаться, что подобные обсуждения укладываются в рекомендуемые специалистами временные рамки — час, максимум полтора. Мне трудно представить такую форму проведения совещаний на российских предприятиях — нам в вопросах организации бизнеса пока далеко до Японии, но у нас еще все впереди.

    Приведем рекомендации психологов, которые вы можете взять на вооружение:

    • информативные и оперативные совещания не должны превышать 20–30 мин., а проблемные — 1,5–2 часов;
    • обсуждение одного сложного вопроса не должно растягиваться более чем на 40–45 мин.;
    • через 30–40 минут работы у участников начинает ослабевать внимание;
    • через 70–80 минут появляется физическая усталость;
    • через 80–90 минут развивается отрицательная активность — ­начинаются разговоры и занятия посторонними делами;
    • если совещание продолжается без перерыва более 2-х часов, то ­появляются участники, согласные на любое решение.

    Документальное оформление совещания

    Самое важное начинается как раз после проведения совещания. Ведь именно от выполнения принятых решений будет зависеть его эффективность. Для этого необходимо составлять протокол, в котором письменно фиксируются решения с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения задания. Как правило, в конце совещания председатель подводит итоги обсуждения и кратко объявляет, какие действия должны быть предприняты, кем и когда. Именно протокол документально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направления предстоящей работы.

    Смотрите так же:  Заявление на утилизацию автомобиля в гибдд образец заполнения

    Протокол является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

    В зависимости от вида совещания и других факторов могут составляться следующие формы протокола:

    • полный протокол, который содержит запись всех выступлений на заседании (в нем фиксируются обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, выступления участников, вопросы, замечания и т.д.);
    • краткий протокол, который содержит фамилии выступивших и краткие записи о теме выступления, принятых решениях (без подробностей хода обсуждения).

    Решение о том, какую форму протокола вести на совещании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

    По своей сути протокол является конспектом совещания. Он может стать основой для обсуждения вопросов, поднимаемых на следующей встрече. Из этого документа отсутствующие на совещании смогут почерпнуть ценную информацию (ими могут быть ответственные исполнители, которые не были приглашены на обсуждение). Поэтому при составлении протокола в него необходимо включить следующие моменты:

    • дату и время проведения рабочего совещания;
    • участников;
    • повестку дня и ее исполнение;
    • принятые решения;
    • намеченные действия;
    • ответственных исполнителей;
    • срок исполнения.

    Протокол ведется во время совещания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Основным профессиональным качеством секретаря должно быть умение слушать, которое в настоящее врем является недооцененным качеством. Большинство людей на совещании очень часто начинают говорить разом. Из всех слов, которыми мы пользуемся, только малая часть несет объективную информацию, которую стоит фиксировать в документе. Многие люди обрамляют свои мысли словами, выражающими их чувства к слушателям или отношение к группе. Чтобы выделить из такого словесного потока суть, требуется значительная концентрация внимания, а также знание основных ­бизнес-­процессов организации. Дадим ряд рекомендаций тому, кто протоколирует:

    • воспринимайте факты и идеи, а не только слова;
    • прислушивайтесь к словам о действиях: выполненных, ­предполагаемых или одобренных;
    • отмечайте слова, которые говорили бы о возможных переменах;
    • не стесняйтесь уточнять у присутствующих, если не уловили или не поняли принятого в ходе активного обсуждения решения или предстоящего действия;
    • перед тем, как перейти к следующему пункту обсуждения, подводите итог предыдущего. При этом, как правило, председатель просит зачитать вслух проект решения и, в случае необходимости, вносит в него коррективы (следует отметить, что если для проведения совещания была создана рабочая группа, то именно она и должна готовить проект решения), а в задачу секретаря входит лишь фиксация принятого решения в проекте протокола.

    Оформление протокола имеет ряд особенностей. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

    Протокол подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.
    К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

    Как правило, время, которое отводится на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия. Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.

    Всем участникам совещания необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию. Образец оформления выписки из протокола производственного совещания приведен в Примере 5. Сроки рассылки копии протокола участникам совещания или выписки из протокола должны быть определены в локальных нормативных актах предприятия.

    Как правило, копия протокола делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ», а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протокола делается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р6.30–2003: при заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения (см. Пример 6). При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, ­например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.

    Копию протокола (так же, как и выписку из протокола) допускается заверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, не ставится. Поэтому и в наших Примерах 5 и 6 ее нет.

    Если вы изготавливаете копию многостраничного протокола, то отксерокопированные листы документа сначала необходимо прошить, а заверительная надпись в этом случае делается на оборотной стороне последнего листа документа. На практике многостраничные копии, используемые только внутри организации, не прошиваются.

    Контроль бывает сроковый и по существу. Ответственность за сроковый контроль возлагается на службу делопроизводства, а контроль по существу осуществляет непосредственный руководитель. На очередном совещании можно проинформировать сотрудников о выполнении решений предыдущего совещания.

    В соответствии со ст. 5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (2000 г.), устанавливаются ­следующие сроки хранения протоколов:

    • протоколы коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, Правления и др.) — постоянно;
    • протоколы научных, экспертных, методических, консультативных ­органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) — постоянно;
    • протоколы совещаний у руководителя организации — постоянно;
    • протоколы собраний трудовых коллективов организации — постоянно;
    • протоколы собраний структурных подразделений организации — 5 лет ЭПК;
    • протоколы общих собраний акционеров, пайщиков — постоянно.

    Большая часть протоколов имеет постоянный срок хранения, что обусловливает всю важность работы с данным видом документа на предприятии. Поэтому важным является не только архивное хранение, но и организация оперативного хранения протоколов на предприятии в соответствии с ­утвержденной номенклатурой дел.

    Электронный документооборот и совещания: что общего?

    Предприятия все в большей степени ощущают потребность в эффективном управлении. На это направлено внедрение систем электронного документооборота (СЭД). Обращаем ваше внимание на тот факт, что во многих СЭД присутствует модуль, предназначенный для автоматизации документооборота, сопровождающего проведение заседаний коллегиальных органов управления. Он способен эффективно решать следующие задачи:

    • планирование и подготовка совещаний;
    • предоставление руководителю удобных средств анализа предыдущих совещаний;
    • контроль исполнения решений, принятых по итогам проведения совещания.

    В том или ином виде (в зависимости от конкретного программного обеспечения) могут быть реализованы следующие функции:

    • формирование проекта повестки дня;
    • рассылка сообщений исполнителям, ответственным за подготовку проектов решений;
    • получение проектов решений и справок от ответственных исполнителей;
    • формирование пакета документов к совещанию;
    • рассылка пакета документов участникам совещания;
    • рассылка приглашений, повестки дня;
    • формирование протокола совещания;
    • контроль исполнения решений совещаний.

    Если в СЭД реализован полноценный блок автоматизации контроля исполнения поручений, то он позволяет формировать необходимую ­отчетность. Как правило, можно делать выборки по:

      Ф.И. О. руководителя, который дал поручение;

    Ф.И. О. ответственного исполнителя;

    сроку исполнения поручений;

    Грамотное использование СЭД призвано облегчить наш труд и высвободить время для решения задач, с которыми машины пока справиться не в состоянии.

    Если учитывать, что генеральный директор крупного предприятия в среднем тратит 17 часов в неделю, исполнительный директор — 23 часа, а менеджер среднего звена — 11 часов в неделю на участие в совещаниях, то эффективность их проведения способна высвободить массу полезного времени и энергии. И ваш вклад в это благородное дело может быть значительным!

    Другие публикации:

    • Приказ минздрава россии no 1011н Приказ Министерства здравоохранения РФ от 6 декабря 2012 г. № 1011н “Об утверждении Порядка проведения профилактического медицинского осмотра” В соответствии со статьей 46 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан […]
    • Приказ 462 минобрнауки рф Приказ Министерства образования и науки РФ от 14 июня 2013 г. № 462 “Об утверждении Порядка проведения самообследования образовательной организацией” В соответствии с пунктом 3 части 2 статьи 29 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об […]
    • Приказ мэр 685 от 29102019 Приказ Министерства экономического развития РФ от 29 октября 2014 г. N 685 "Об установлении коэффициентов-дефляторов на 2015 год" Приказ Министерства экономического развития РФ от 29 октября 2014 г. N 685"Об установлении коэффициентов-дефляторов на 2015 […]
    • Заявление на возврат излишне уплаченных налогов бланк Заявление о возврате суммы излишне уплаченного налога Заявление на возврат излишне уплаченного налога Если налогоплательщик уплатил в бюджет сумму налога в большем размере, чем было нужно, он имеет право на возврат излишне уплаченного налога (пп. 5 п. 1 ст. […]
    • Адвокат анисимов Адвокат Анисимов Валерий Владиславович Анисимов Валерий Владиславович Адвокат Анисимов Валерий Владиславович - Биография Адвокат Анисимов Валерий Владиславович — член коллегии адвокатов «Романов и партнёры», внесён в реестр адвокатов Московской области за № […]
    • Договор купли продажи доли несовершеннолетнего образец Особенности договора купли-продажи квартиры с участием несовершеннолетних детей: образец документа Как правило продажа квартиры осуществляется через договор купли-продажи, заключаемый сторонами, одна из которых выступает продавцом, другая […]
  • Вам также может понравиться