Приказ о покупке канцелярских товаров

Содержание:

Акт на списание канцтоваров

Оформление акта на списание канцтоваров – необходимая часть процедуры обоснования затрат, произведенных на канцелярские принадлежности. Акт относится к пакету первичной бухгалтерской документации.

Что считается канцелярскими товарами

К канцелярским принадлежностям относятся все приспособления, используемые при написании, оформлении документов (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, бумага и т.п.), а также некоторые виды простейшей оргтехники (пишущие машинки, калькуляторы). Сюда же включаются крепежные материалы (папки, скрепки, скобы, штемпели и т.п.), чертежные изделия (например, готовальни), пеналы, портфели (но только школьные) и прочие виды товаров.

Все они относятся к категории материальных запасов предприятия и входят в состав основных средств, которые при необходимости следует списывать в установленном законом порядке.

Отдельно стоит отметить, что списыванию подлежит и рекламная канцелярская продукция, предназначенная для внешних рекламных акций, но выдаваемая сотрудникам для внутреннего пользования (например, блокноты, календари, ручки с логотипами и т.п.).

Кто может применять данный акт

Все предприятия так или иначе используют в своей деятельности канцелярские принадлежности, поэтому применение акта на списание канцтоваров имеет самое широкое распространение. Он используется и малыми предприятиями и представителями среднего и крупного бизнеса, при этом система налогообложения роли не играет.

Зачем составлять акт на списание канцтоваров

Распространенной ошибкой многих компаний является то, что регулярное приобретение канцтоваров относится к расходам непосредственно во время их покупки. Это неправильно, поскольку в случае внезапной налоговой проверки, инспектор надзорной службы не признает расходы на канцелярские товары, оформленные таким способом, что в свою очередь приведет к доначислению налога на прибыль. Правильным основанием для списания этой категории товарно-материальных ценностей, будет оформление специального акта.

Таким образом, акт на списание канцтоваров позволяет законно отнести потраченные на покупку «канцелярки» средства к расходам предприятия и оправдать снятие материальных ценностей с учета. Он же позволяет снизить налогооблагаемую базу организации на всю сумму произведенных на канцтовары затрат.

Этапы процесса оформления приобретения канцелярских товаров

Процедура оформления расходов на канцелярские принадлежности состоит из нескольких этапов.

  1. Сначала приобретение, при котором обязательно должен быть получен кассовый и товарный чек, а также приходный ордер.
  2. Далее происходит отправление канцтоваров в те отделы, которые в них нуждаются (здесь применяется требование-накладная, без указания назначения товарно-материальных ценностей).
  3. Завершающим этапом становится сам акт списания канцтоваров.

Порядок применения акта

Для того, чтобы правильно оформить списание канцелярских принадлежностей, на предприятии должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек (это может быть, например, сам руководитель компании и бухгалтер). Она назначается отдельным приказом, идущим от лица директора фирмы. Затем комиссия регистрирует все категорий канцелярских товаров в акте и фиксирует их списание.

Правила составления документа

Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:

  • каждый раз при необходимости составлять акт в свободной форме (что не совсем удобно),
  • разработать шаблон документа самостоятельно и исходя из своих потребностей (в этом случае его надо утвердить в учетной политике фирмы).

При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления бланка акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм. В частности, в нем следует обязательно указывать

  • дату составления,
  • наименование предприятия – приобретателя канцелярских принадлежностей,
  • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены),
  • подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия.

К заполнению акта следует относиться очень внимательно, нужно избегать ошибок и тем более не вносить в документ недостоверные или заведомо ложные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны контролирующих служб.

Правила оформления акта на списание канцтоваров

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это значения не имеет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Единственное условие: он должен содержать «живые подписи» ответственных за списание лиц.

Печать ставить необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости их применения в своей деятельности.

После составления акта и признания расходов на канцтовары в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться не менее трех лет.

Образец акта на списание канцтоваров

Данный акт имеет вполне стандартную структуру.

  1. Вначале сверху пишется полное наименование организации, ее адрес, а также отводится место для утверждения директором.
  2. Затем в документе фиксируется период, за который он составляется, а также состав комиссии, которая проводит списание.
  3. После этого в акт вносится перечень списываемых товарно-материальных ценностей.

Эти сведения лучше всего оформить в виде таблицы. В ней нужно указать

  • наименование продукции,
  • количество (по всем позициям),
  • стоимость одной штуки,
  • общую сумму за партию той или иной категории канцтоваров,
  • счет, по которому проходят данные товарно-материальные ценности
  • в строку «Итого» вносятся окончательные цифры по количеству и стоимости канцтоваров.
  • В завершение документ подписывается от лица членов комиссии с указанием их должности и расшифровками подписей.
  • Как отразить в учете канцелярские товары

    Документальное оформление

    Отпуск канцтоваров со склада в подразделения организации оформите требованием-накладной по форме № М-11. В ней укажите наименование подразделения, которому выданы канцтовары, номер счета, на котором учитываются затраты на содержание данного подразделения (например, счет 44 при передаче канцтоваров в отдел продаж) (п. 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

    Если со склада канцтовары отпускаются в промежуточное подразделение организации (например, в АХО), то в момент передачи неизвестно, какое количество израсходует каждое подразделение организации (например, бухгалтерия, отдел закупок). В этом случае по мере их расходования каждым подразделением нужно составлять акты (отчеты) в произвольной форме. В них следует указать наименование, количество, стоимость канцтоваров и подтвердить целесообразность их использования. На основании этих актов (отчетов) стоимость канцтоваров списывайте на затраты. Такой порядок следует из пунктов 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

    Бухучет

    В бухучете канцтовары учитывайте в составе материалов на счете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Приобретение канцтоваров оформляйте и отражайте в бухучете в обычном порядке, предусмотренном для материалов. Подробнее об этом см. Как отразить в учете поступление материалов .

    Ситуация: нужно ли в бухучете включать в состав основных средств канцтовары, срок полезного использования которых превышает 12 месяцев? Например, ножницы, калькуляторы и т. п.

    Канцтовары, стоимость которых не превышает лимита, установленного в учетной политике, можно учесть на счете 10 «Материалы» и единовременно списать при передаче в эксплуатацию.

    Активы, соответствующие всем признакам основных средств и стоимость которых не превышает 40 000 руб., могут учитываться в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). Если организация решит воспользоваться таким правом, она должна зафиксировать это в учетной политике для целей бухучета. При этом нужно выбрать конкретный лимит стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ. Устанавливая такой лимит, учтите, что его сумма не может превышать 40 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01).

    При отпуске канцтоваров со склада одновременно с составлением требования-накладной по форме № М-11 или акта (отчета) делайте проводку:

    Дебет 23 (25, 26, 29, 44. ) Кредит 10-9

    – отнесена на затраты стоимость израсходованных канцтоваров.

    Об этом говорится в пунктах 90, 93, 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

    Методы оценки стоимости

    Стоимость, по которой канцтовары списываются со счета 10-9, определите одним из следующих способов:

    Об этом сказано в пункте 58 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности и в пункте 16 ПБУ 5/01.

    Метод оценки стоимости списываемых канцтоваров закрепите в учетной политике для целей бухучета. Такие правила установлены пунктом 73 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

    ОСНО: налог на прибыль

    При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). При методе начисления сделайте это сразу в момент приобретения (п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы на канцтовары учтите, только если они оплачены (п. 3 ст. 273 НК РФ). Подробнее об этом см. Какие прочие расходы, связанные с производством и реализацией, учитывать по налогу на прибыль .

    Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете налога на прибыль в момент их передачи в подразделение.

    При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

    Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).

    Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение канцтоваров. Организация применяет общую систему налогообложения

    4 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2 000 руб. на покупку канцтоваров для организации (бумаги, степлеров, ручек и т. д.). Иванова действует от имени организации по доверенности.

    5 апреля Иванова приобрела канцтовары на всю подотчетную сумму. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил ее авансовый отчет, а бухгалтер оприходовал полученные материалы. Вместе с авансовым отчетом Иванова представила в бухгалтерию счет-фактуру с выделенной суммой НДС (305 руб.), накладную и кассовый чек.

    7 апреля все канцтовары были переданы в отдел маркетинга на основании требования-накладной. В ней кладовщик указал назначение использования канцтоваров – обеспечение текущей деятельности структурного подразделения. Поэтому бухгалтер списал их на затраты в момент отпуска со склада.

    В бухучете «Альфы» сделаны следующие записи.

    Дебет 71 Кредит 50
    – 2 000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

    Дебет 60 Кредит 71
    – 2 000 руб. – оплачена поставщику стоимость канцтоваров;

    Дебет 10-9 Кредит 60
    – 1695 руб. (2 000 руб. – 305 руб.) – оприходованы канцтовары;

    Дебет 19 Кредит 60
    – 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

    Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
    – 305 руб. – принят к вычету входной НДС.

    Дебет 26 Кредит 10-9
    – 1695 руб. – учтена в составе общехозяйственных расходов стоимость канцтоваров.

    В апреле при расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» включил стоимость канцтоваров (1695 руб.) в состав прочих расходов.

    Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на канцтовары, приобретенные в розницу через подотчетника? В товарном и кассовом чеках стоимость материалов отражена в общей сумме без расшифровки их по видам, количеству и цене.

    В налоговом учете можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документами, оформленными по требованиям законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом в каждом таком первичном учетном документе должны быть, в частности, количественные и стоимостные измерители (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Документом, в котором не расшифрованы вид, количество и цена приобретаемого товара, подтвердить понесенные расходы не удастся.

    Смотрите так же:  Годовая отчетность 2019 состав

    При этом, чтобы признать расходы на канцтовары, помимо товарного и кассового чека нужно иметь авансовый отчет сотрудника.

    Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.

    Совет: при расчете налога на прибыль затраты на канцтовары можно признать в расходах, даже если в кассовых и товарных чеках не расшифрованы вид, количество и цена товаров. Объясняется это следующим.

    Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, которые подтверждены не только теми документами, что оформлены в соответствии с законодательством, но и теми, что косвенно подтверждают понесенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

    Таким образом, организация вправе учесть для целей исчисления налога на прибыль расходы на канцтовары на основании кассового и товарного чека, даже если в них стоит общая сумма, уплаченная за все приобретенные товары без расшифровки. И при этом имеется авансовый отчет сотрудника.

    Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 2 октября 2008 г. № А55-911/2008 и от 3 февраля 2006 г. № А55-14012/05-32).

    ОСНО: НДС

    Входной НДС, предъявленный при приобретении канцтоваров, примите к вычету при наличии счета-фактуры (п. 2 ст. 171 НК РФ). Исключение из этого правила составляют случаи, когда:

    В этих случаях входной НДС учитывайте в стоимости канцтоваров. Это следует из пункта 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

    Если организация выполняет как облагаемые, так и не облагаемые НДС операции, входной налог со стоимости канцтоваров распределите (п. 4 и 4.1 ст. 170 НК РФ).

    УСН

    Если организация платит единый налог с доходов, то при расчете налоговой базы стоимость канцтоваров не учитывайте (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).

    Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, стоимость канцтоваров уменьшает налоговую базу (подп. 17 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Учесть расходы на приобретение канцтоваров можно сразу же после их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

    Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете единого налога в момент их передачи в подразделения.

    При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

    Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).

    Входной НДС по приобретенным канцтоварам тоже включите в состав расходов (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

    ЕНВД

    Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы по ЕНВД расходы на приобретение канцтоваров не влияют.

    ОСНО и ЕНВД

    Если организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД, а приобретенные канцтовары использует в обоих видах деятельности, то стоимость этих канцтоваров нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ).

    Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре на приобретение канцтоваров, также нужно распределить . Распределите НДС по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

    Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

    Приказ о покупке канцелярских товаров

    Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

    Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

    Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

    На премирование сотрудника

    Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника, ее составляет руководитель отдела на имя вышестоящего руководства, в ней излагаются причины и основания для премирования, данные работника и составителя. Для того, чтобы руководитель ее рассмотрел, обязательно нужно зарегистрировать записку. После принятия решения о премировании издается приказ.

    Приказ на печать для документов образец по ссылке.

    О повышении заработной платы

    ПРИКАЗ № 25\10982 от 25.11.2010 г.

    о повышении оклада Иванова В.А.

    В связи с хорошими показателями продаж менеджера Иванова В.А. по итогам первого-третьего квартала 2010 года

    1. Установить менеджеру отдела продаж Иванову Виктору Александровичу должностной оклад в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

    2. Главному бухгалтеру Васильевой А.В. Обеспечить своевременную выплату указанного в пункте 1 настоящего приказа оклада и других сумм, рассчитываемых исходя из него.

    3. Начальнику кадровой службы Федорову Г.И.:

    3.1. В штатное расписание внести изменения, установив оклад по должности менеджер отдела продаж 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей.

    3.2. Заключить с Ивановым В.А. дополнительное соглашение к трудовому договору от [дата трудового договора] [ №трудового договора] об установлении оклада в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

    2.4. Ознакомить с настоящим приказом Иванова В.А. под роспись.

    Генеральный директор ООО «Компания»

    С приказом ознакомлен ____________________ Васильева А.В.

    С приказом ознакомлен ____________________ Федоров Г.И

    С приказом ознакомлен ____________________ Иванов В.А.

    Основание для повышения оклада может также служить:

    — служебная записка руководителя отдела, к которому относится сотрудник

    — повышение цены в стране и, как следствие, необходимость переиндексировать оклады по фирме — увеличить оклады сотрудников

    — поручение новых должностных обязанностей сотруднику.

    Учет канцелярских товаров

    Канцелярские счета

    Как гласит п. 49 Методических указаний по учету МПЗ, приемку и оприходование канцелярских товаров оформляют приходным ордером по форме N М-4. Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма N М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.
    Канцелярские товары принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов (далее — МПЗ) по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет МПЗ»).
    Поступающие на предприятие канцелярские товары на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) бухгалтер приходует по дебету счета 10. Выбрать субсчет для учета «канцелярки» организация вправе сама, ведь Инструкция по применению плана счетов позволяет организациям самостоятельно уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета. Большинство предприятий для целей учета канцелярских товаров применяет счет 10, субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

    Мнения разделились

    Оплата за канцтовары может быть осуществлена как безналичным путем, так и за наличный расчет, в том числе в розничных магазинах. В связи с этим у предприятий возникает вопрос: возможно ли принять к вычету суммы «входного» НДС, если «канцелярка» приобреталась подотчетным лицом в магазине, а подтверждающим сделку документом является кассовый чек с выделенной отдельной строкой суммой НДС?
    Здесь мнения разделились. В Минфине полагают, что единственным документом, на основании которого НДС предъявляется к вычету, является счет-фактура. И продавец, даже предприятие розничной торговли, обязан ее выдавать покупателям — юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (Письма Минфина России от 9 марта 2010 г. N 03-07-11/51, от 19 марта 2004 г. N 04-03-11/42, от 3 августа 2010 г. N 03-07-11/335; Письмо МНС России от 13 мая 2004 г. N 03-1-08/1191/[email protected] Это требование, естественно, касается продавцов, применяющих общую систему налогообложения. Сложившаяся арбитражная практика, напротив, показывает, что организация или бизнесмен, приобретающие товары или материалы за наличный расчет у предприятий розничной торговли, вправе применить вычет и без счета-фактуры. Конституционный Суд РФ в Определении от 2 октября 2003 г. N 384-О высказывал мнение о том, что счет-фактура не является единственным документом, на основании которого предоставляется вычет по НДС. В Постановлении Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. N 17718/07 указанная точка зрения нашла поддержку, и возможность принять к вычету сумму «входного» НДС при приобретении товаров или материалов в магазине за наличный расчет признана законной на основании положения п. 7 ст. 168 НК РФ.

    Отдельно хочется коснуться вопроса о включении некоторых МПЗ, срок полезного использования которых более 12 месяцев, в состав основных средств. Обязательные признаки ОС приведены в п. 4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденном Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н. Активы, соответствующие всем признакам ОС, стоимость которых не превышает 40 000 руб., могут учитываться в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). Такое право фиксируется в учетной политике для целей бухучета с указанием лимита стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ. Сумма лимита не может превышать 20 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01). Таким образом, ножницы и калькуляторы организация может смело приходовать по дебету счета 10. Для выполнения требования абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01 о надлежащем контроле придется организовать учет «за балансом».

    Смотрите так же:  Получение гражданства рф в 2019 году

    Карандаши и ручки — в утиль

    Со складов организации канцелярские товары, как правило, передаются в обособленные подразделения. При этом оформляются типовые формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а:
    — лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма N М-8);
    — требование-накладная (типовая межотраслевая форма N М-11);
    — накладная (типовая межотраслевая форма N М-15).
    Отслужившие свой срок материалы списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем. Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н). Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно. Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «канцелярки» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа. Главное, чтобы такая форма требования-накладной была утверждена в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.
    В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных п. 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).

    Признать расход

    Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44). Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).
    При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).
    Часто расходы на заправку картриджа учитываются бухгалтерами в составе расходов на «канцелярку». Однако в Письмах Минфина России от 8 февраля 2007 г. N 03-11-04/2/26, УФНС России по г. Москве от 1 декабря 2004 г. N 21-09/77274 такие затраты предлагается учитывать в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ.

    Пример. В марте 2011 г. организация приобрела канцтовары у ООО «Скрепка+» на сумму 17 700 руб., в том числе НДС — 2700 руб. Материалы поступили в организацию в полном объеме. Получены документы от поставщика: накладная ТОРГ-12, счет-фактура. Материалы оплачены безналичным путем. В этот же период подотчетным лицом в розничном магазине приобретены канцтовары на сумму 1416 руб. К авансовому отчету приложен товарный чек, в кассовом чеке отдельной строкой выделен НДС в сумме 216 руб. Все приобретенные материалы переданы в эксплуатацию.
    Бухгалтер произведет в учете следующие записи:
    Дебет 10.9 Кредит 60
    — 15 000 руб. — поступили материалы от ООО «Скрепка+» (документирование: форма N М-4);
    Дебет 19 Кредит 60
    — 2700 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;
    Дебет 60 Кредит 51
    — 17 700 руб. — оплачены материалы с расчетного счета (документирование: платежное поручение, выписка банка);
    Дебет 68 Кредит 19
    — 2700 руб. — входной НДС принят к вычету (документирование: счет-фактура поставщика);
    Дебет 60 Кредит 71
    — 1416 руб. — получен и обработан авансовый отчет (документирование: а/о);
    Дебет 10 Кредит 60
    — 1200 руб. — оприходованы материалы (документирование: форма N М-4);
    Дебет 19 Кредит 60
    — 216 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;
    Дебет 68 Кредит 19
    — 216 руб. — входной НДС принят к вычету (документирование: чек с выделенной суммой НДС);
    Дебет 26 (44) Кредит 10
    — 16 200 руб. — канцелярские товары переданы в эксплуатацию (документирование: форма N М-11).
    Для целей налогообложения прибыли стоимость канцелярских товаров, переданных в производство, учтена организацией в составе прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и (или) реализацией в соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ.

    Калькуляторы — «упрощенцам»

    Компании и ИП, применяющие упрощенную систему налогообложения, освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет (п. 3 ст. 4 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ), за исключением учета основных средств и нематериальных активов. Поэтому приобретение и списание в производство канцелярских товаров не отражаются на счетах бухгалтерского учета. Для целей исчисления единого налога расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Затраты на приобретение МПЗ «упрощенцами» на сегодняшний день признаются на день оплаты независимо от факта их списания в производство.
    Расходы, уменьшающие доходы при УСН, учитываются в соответствии с закрытым перечнем, приведенным в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расходы на канцелярские товары упомянуты в п. 17 указанного перечня. Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ состав некоторых из них определяется в соответствии со ст. 254 НК РФ. При этом в п. 5 ст. 254 НК РФ говорится, что сумма материальных расходов текущего месяца уменьшается на стоимость сырья и материалов, не использованных в производстве.
    Минфин России в Письме от 27 октября 2010 г. N 03-11-11/284 «О порядке списания сырья и материалов в производство» разрешил «упрощенцам» учитывать расходы на сырье и материалы в момент погашения задолженности путем списания денег с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы либо в момент погашения долга иным способом. Тем самым значительно упрощается процедура отражения в расходах затрат на ручки и карандаши для этой категории налогоплательщиков, ведь для отражения расходов на приобретение сырья и материалов не требуется передавать их в производство.

    Примечание. Проблема ручек, ластиков, линеек
    Оприходование и списание мелочей в виде ручек, ластиков и писчей бумаги, если соблюдать все требования действующего законодательства, превращаются в рутинный труд. Бухгалтеры считают эту работу ненужной и часто применяют методику учета, отличную от предложенной в законе. Чем это может обернуться, выяснила Наталья Семенова, бухгалтер компании «Альтаир».
    Искажения в учете
    Одни специалисты предлагают учитывать канцелярские товары, разделив их на однородные группы. Другие предлагают всю поступившую партию разноименных товаров приходовать как одну единицу и одновременно списывать в эксплуатацию без разделения по наименованиям. Говорят, что, закрепив в учетной политике такой способ учета «мелочевки» и используя в качестве расшифровки формы М-4 накладную поставщика, можно избежать претензий со стороны налоговых органов.
    Есть вариант, когда канцелярские товары по накладной поставщика приходуются «по штукам». Тогда в приходном ордере М-4 указывают: «Канцтовары в количестве 30 штук».
    Предлагают бухгалтеры и вариант, при котором «канцелярка» учитывается, минуя счет учета материальных ценностей, и сразу передается в эксплуатацию. При этом в учете формируется запись по дебету учета затрат (26, 44) и кредиту счета расчетов (60, 76). Ни один из предложенных способов не позволит выполнить требования ПБУ 5/01, ведь все предприятия в учете должны сформировать полную и достоверную информацию о запасах канцтоваров и обеспечить контроль за их наличием и движением.
    Более того, нарушение методологии учета приведет к нареканиям со стороны налоговых органов, ведь вычет по НДС в отношении приобретенных материалов можно получить только после принятия их к учету.
    Из всех перечисленных видов отражения в бухучете купленной «канцелярки» наиболее приемлем тот, при котором материалы делят на однородные группы, ведь согласно п. 3 ПБУ 5/01 «в зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей МПЗ может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п. «.
    Чековая ошибка
    Коснемся еще одной проблемы. Часто в товарных чеках, которые прилагает подотчетное лицо в качестве оправдания своих трат, отсутствует расшифровка приобретенных канцтоваров по наименованиям. Бухгалтеры принимают такой документ к учету, забыв о требованиях ПБУ 5/01. Эта ошибка приводит к тому, что расходы на «канцелярку» не признают налоговые органы и пересчитывают компании сумму налога на прибыль с учетом исключенных расходов. На первый взгляд мелочь. Однако именно эта мелочь приводит к возникновению недоимки и начислению пеней. Поэтому рекомендуем требовать от подотчетных лиц соблюдать правило: в товарном чеке должен содержаться полный перечень приобретенных в розничной торговле ценностей.
    Можно порекомендовать требовать от поставщика (розничного магазина) оформления счета-фактуры, ведь без этого документа можно столкнуться с нежеланием налоговых органов признать право компании на вычет НДС, даже если в кассовом чеке сумма НДС выделена отдельной строкой.
    Если номенклатура приобретаемых вами канцелярских товаров велика, хочется пожелать бухгалтеру соблюдать требования закона и выполнять рутинную работу со знанием дела. Это поможет избежать претензий со стороны инспекторов налоговой службы и сохранить «честь мундира».

    Приказ на списание материальных ценностей (образец)

    Образец приказа на списание материальных ценностей

    Рано или поздно материальные ценности организации приходят в непригодное для использования состояние. В этом случае руководителю необходимо издать приказ на списание материальных ценностей, образец которого приведен в данной статье.

    Списание материальных ценностей

    В состав материальных ценностей организации входят:

    • сырье;
    • запасы;
    • незавершенное производство;
    • готовая продукция.

    Под списанием материальных ценностей понимается документально оформленное снятие матценностей с учета в организации.

    Необходимость в списании материальных запасов возникает чаще всего в связи со следующими обстоятельствами:

    • пуск сырья в производство;
    • окончание срока службы;
    • износ;
    • поломка;
    • потеря качества в результате, например, залива или пожара;
    • несение убытков в связи с содержанием материальных ценностей.

    Указанные обстоятельства, как правило, выявляются лицами, ответственными за материальные ценности в организации. Во всех случаях учет таких материальных ценностей невыгоден для организации и влечет несение дополнительных расходов. Кроме того, несписание материальных ценностей может стать основанием для злоупотребления со стороны лиц, непосредственно работающих с матценностями.

    Однако для непосредственного совершения действий по списанию матценностей необходимо вынесение специального акта руководителя — приказа на списание материальных ценностей.

    Комиссия по списанию материальных ценностей

    Перед принятием руководителем решения о списании свою работу выполняет специальная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководства и включает в себя, как правило, главного бухгалтера, материально ответственных лиц и других специалистов, если проведение списания требует специальных знаний в какой-то области.

    Смотрите так же:  Коллегия адвокатов паритет калуга

    В задачи комиссии входят:

    • осмотр материалов;
    • установление причин их непригодности к использованию;
    • установление виновных лиц;
    • определение дальнейшей судьбы списанных материалов;
    • составление акта на списание материалов;
    • представление акта на утверждение уполномоченному лицу;
    • оценка стоимости материалов;
    • контроль за утилизацией материалов.

    Исходя из решения комиссии составляется акт о списании материальных ценностей, в котором указываются все матценности, подлежащие списанию, и причины списания. Акт подписывается членами комиссии по списанию и материально ответственным лицом и должен быть утвержден приказом руководителя о списании матценностей.

    Порядок вынесения приказа

    Обязательная форма приказа о списании законодательно не утверждена. Руководитель использует образец, установленный локальным актом организации, или составляет приказ в произвольной форме. Основные требования — это письменный вид, наличие предписаний, краткость и информативность.

    Приказ должен содержать следующие элементы:

    • номер и дату;
    • причины списания матценностей (непригодность к использованию, истечение срока годности и др.);
    • ссылку на заключение (решение) комиссии по списанию и акт списания матценностей;
    • срок выполнения списания;
    • данные о лице, ответственном за списание, и его роспись в ознакомлении с приказом;
    • подпись руководителя, издавшего приказ.

    Скачать образец приказа на списание материальных ценностей

    Вынесение рассматриваемого приказа является важным и неотъемлемым этапом проведения списания материальных ценностей, поэтому при его составлении необходимо учитывать требования законодательства и приведенные рекомендации, чтобы процесс списания матценностей прошел без ошибок и завершился благополучно.

    Как организовать закупку канцтоваров?

    По материалам форума.

    — Добрый день, уважаемые секретари и офис-менеджеры!
    HELP! Прошу вашей помощи, и поддержки!
    Я недавно устроилась на работу офис-менеджером, и до этого знать не знала, и думать не думала, что когда-то буду работать в этом направлении) Ничегошеньки не знаю…но очень хочется не упасть в грязь лицом, и показать себя с лучшей стороны! Руководитель дал мне первое задание – закупить канцтовары на несколько отделов. Ничего объяснять не стал, сказал — решите эту проблему сами и по-своему( Подскажите, пожалуйста, кто как решает, или решал этот вопрос у себя в организации. Как лучше все это дело организовать? С чего начать? Как вообще собрать с людей заказы на канцтовары? И какие документы нужны в процессе? Так хочу выполнить все на отлично…не опозориться. Девочки, помогите.
    СПАСИБО, ЗАРАНЕЕ!

    — Как вариант, попросить отделы дать вам заявки на канцтовары (оставляешь их у себя), потом формируете общую зявку (плюс для себя, начальства и общей огртехники) связываетесь с фирмой, получаете счет, оплачиваете, а потом раздаете по отделам согласно заявкам.
    По нормальному должен быть приказ о том кто в отделах дает заявку на канцтовары, кто формирует конечную заявку и сроки закупки канцтоваров

    — Вера, вот примерный план действий:
    1. для начала нужно узнать, как осуществлялась закупка канцелярии до этого момента. Проще всего узнать это в бухгалтерии, ведь если закупка производилась через какую-то фирму, в бухгалтерии должны быть платежки.
    2. необходимо выяснить на какую именно сумму Вы можете рассчитывать.
    3. оповестить сотрудников о приеме заявок на покупку канцелярии.
    4. подготовить сводную заявку, уложившись в выделенные денежные средства
    5. сделать заказ

    — Ой, здорово! Вы так быстро и подробно ответили! Я даже на ожидала! СПАСИБО!
    Уже занимаюсь во всю! Пишу объявление про сбор заявок.
    Анастасия Александровна, а я не очень поняла про приказ? Он обязательно должен быть?
    Сумму тоже выяснила.
    Kosha, а если сумма, которая предполагается по заявкам, получится больше суммы выделенной руководством? Как решать, что именно нужно выкинуть из списка? С руководителем советоваться?

    — Можно с руководителем, а лучше пройтись по отделам и предложить сотрудникам самим оставить наиболее необходимую им канцелярию. А всё, что осталось перенести на следующий раз

    — У нас сумма не ограничена, иногда директор на своё усмотрение что-нибудь выкинет, а потом всё равно докупаем. Если это постоянная ваша обязанность, то лучше чтоб был, а то с кого будете заявки трясти.

    — Да, действительно, лучше с сотрудниками обговорить все. заодно и познакомлюсь со всеми поближе. на канцелярской, так сказать, волне
    Анастасия Александровна, а как этот приказ составить, Вы случайно не подскажете? Может я где-нибудь могу шаблон найти?

    — Я сейчас отделена от ОК, но постараюсь достать

    — Как-то так
    ООО «Ля-ля-ля»
    ПРИКАЗ
    Дата №
    Об обеспечении канцелярским товарами
    Для своевременного обеспечения сотрудников ООО «Ля-ля-ля» канцелярскими товарами
    Приказываю:
    1. В срок до ___ в конце каждого квартала подавать заявки на приобретение канцелярских товаров______________ (уполномоченное лицо)
    2. Ответственными за формирование заявок по подразделениям назначить следующих сотрудников:
    3. ___________ (уполномоченное лицо) проводить формирование единого списка канцелярских товаров и фоформление счета для бухгалтерии, и производить отпуск канцелярских товаров согласно поданным заявкам.
    Директор Подпись О.О. Одуванчиков
    Ознакомлены:

    — Спасибо, Анастасия Александровна!

    — Ой, Супер!
    Сейчас же прикажу Приказом. А то, у нас до этого небыло такого документа в организации

    — У нас делается так: раз в месяц мы сдаем заявку в произвольной форме (но естественно за подписью начальника отдела) на имя человека, который занимается закупкой канцтоваров. Потом согласно этой заявке получаем (по списку сверяем). Если, например, у вас не хватило средств на удовлетворение всех запросов, вы можете в этой же заявке отметить то, чего в этом месяце закупить не удалось, и перенести на следующий месяц. Заявки эти рекомендую не выбрасывать, т.к. в спортных ситуациях они вам пригодятся, тем более что они могут служить основанием для отказа в покупке чего-либо (например, в прошлом месяце это уже закупали, то вы можете смело отказать на основании небезграничности бюджета на канцтовары, и купить запрашиваемое в следующем). Удачи!

    — А у нас в компании я организовала закупку канцелярии по другому. Выделила небольшую подсобку, в которой хранится минимальный запас канцелярских запасов. В случае, если потребуется что-то срочно, в грязь лицом не упадешь,и всегда есть все. А принимать заявки от сотрудников считаю нецелесообразным, т.к. народ может захотеть купить кожаную визитницу, или ежедневник со стразами, например. Также рекомендую иметь минимум двух поставщиков товаров. И желательно таких, чтобы работали без предоплаты. Таким образом можно независеть от скорости оплаты счета бухгалтерией.

    — Еще рекомендую, чтобы отделы свои заявки готовили к определенному числу, который вы можете сами установить. Это называется планирование.

    — Доброго дня, тоже поделюсь инфой!
    Я то работаю в этой сфере давно, но со 100% уверенностью скажу, что нюансов хватает в каждой новой компанией. Так у нас нынче это происходит так.
    Я рассылаю всем сотрудникам бланк заказа по эл. почте, в письме, желательно указать сроки в которые сотрудники должны его заполнить и сдать/отправить обратно.
    Затем собираешь всё в один заказ и отправляешь в компанию с которой вы работаете.. Это уже Комус, Алекс и Ко, Росэл и т.д. где дешевле, я стараюсь отправить сразу в несколько, чтоб потом сравнить цены. Из этой фирмы они присылают обратно счет. Если бух-я его согласна оплатить- звонишь и просишь отгрузку, если нет — вычеркиваешь некоторые пункты. Ну и т.д.
    Я постоянно что-то забываю, или всегда чего-то нехватает, всегда есть те или иные проблемы.. Но куда без них..
    Стараюсь записывать все что приходит в голову, на всякий случай, вдруг поможет.
    Вот так.. Рада служить.
    Интересный опыт всех и очень полезен..

    — Коллеги! Подскажите, есть еще компания надежная, как Комус, но дешевле?

    — У нас раньше был договор с Комусом, но сравнив прейскурант цен с Метро (Офисный мир) перешли к ним. Плюсов появилось больше. Можно заранее заказать, что надо и приехать за уже собранной корзиной, все потрогать, полистать. Ждать несколько дней заказ не нужно, да еще постоянные акции в Метро тоже привлекают. Вот на днях закупили сотрудникам презенты на Новый год, — планнинги и датированные ежедневники от хорошей фирмы Nazareno Gabrielli со скидкой. Бумага дешевле, чем в Комусе. Удобно, что наш менеджер по закупкам практически все нужды офиса там же решает.

    — Добрый день! Руководитель заказал ежедневник.думаю его ежедневник должен отличаться от других))).В компании,которая поставляет канцтовары нет презентабельных.Подскажите, как в вашей организации происходит закупка для руководителя.Спасибо.

    — У нас руководители сами выбирают по каталогу что они хотят. А если нет ничего подходящего у нашего основного поставщика канцелярии, то смотрим каталоги других фирм

    — Спасибо,Касатка.автоматически вопрос напрашивается — услугами каких компаний полъзуетесь,акромя Комус,Прагматик

    — Ну у нас основной поставщик Галилей. Остальные — как придется.

    — У меня вопрос: кто где покупает канцелярию? И кто-нибудь сотрудничад с «Глобал трейдинг»?

    — Одно время покупала у них не понравилась оперативность доставки, могли выставить счет а товара в наличии у них нет. Сейчас покупаем PaperPen все оперативно и вовремя, цены не кусаются.

    Другие публикации:

    • Заявление по форме банка в росгосстрах Как оформить кредит наличными в Росгосстрах Банке? Если вам срочно понадобились деньги на покупку того или иного товара, но вы не располагаете нужной суммой, вы всегда можете обратиться в проверенную банковскую организацию. Дорогие читатели! Статья […]
    • Кредитный договор газпрома Кредитный договор газпрома В рамках подписанного 21 апреля 2017 г. между Банком «РОССИЯ» и ПАО «Газпром нефть» Кредитного договора был выдан транш в размере 15 млрд рублей. Срок кредитования по договору составляет 5 лет. Кредитные средства будут направлены […]
    • Форма заявления на предоставление льготы Как написать заявление о предоставлении льготы на транспортный налог? В соответствии с налоговым законодательством, все владельцы транспортных средств обязаны регулярно делать взносы. Но некоторые люди имеют определенные причины, в связи с ними сумма налога […]
    • Развод в загсе 4 Расторжение брака в органах ЗАГСа Развод через ЗАГС имеет много преимуществ: простота подготовки заявления и минимальный пакет документов для развода, невысокая стоимость и отсутствие дополнительных расходов, короткие сроки рассмотрения заявления и быстрое […]
    • Тюмень фмс патент Миграционные услуги: Оформление разрешения на работу и патента на работу В соответствии с Федеральным законом от 24.11.2014 №357-ФЗ иностранные граждане , прибывшие на территорию РФ в порядке , не требующем получения визы , для осуществления трудовой […]
    • Договор после тендера Подписание договора Для подписания договора выполните следующие действия: 1. С главной страницы РТС-тендер нажмите кнопку «Вход». В открывшейся форме «Закупки по 223-Ф3, коммерческие закупки, 615-ПП РФ» выберите роль «Поставщик-резидент». Нажмите кнопку […]

    Вам также может понравиться