Объяснительная на докладную записку

Объяснительная записка

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Печать
  • Отметки на документе

Объяснительная записка

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений основного документа (проекта, отчета, плана).

По своему оформлению такие объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.

Объяснительные записки работников, по требованию работодателя

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. В таких ситуациях работодатель обязан затребовать от работника объяснительную записку (ст. 193 ТК РФ) , которая рассматривается трудовым законодательством как форма самозащиты работника.

Пример оформления объяснительной записки

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Оформление даты в объяснительной записке крайне важно — дисциплинарное взыскание может применяться к работнику не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника или пребывания его в отпуске. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-то факты.

Требование краткости и четкости текста распространяется и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия (см. рис. 3.9).

Виды объяснительных записок

По содержанию объяснительные записки делятся на две группы:

  • сопровождающие основной документ;
  • поясняющие содержание отдельных положений основного документа.

Докладные и объяснительные записки

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 19,05.97 № 15 г. Новосибирск

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручения главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1997 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода,

Вес жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однакр^в карпу-ре № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте. \ Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. районо Подпись Н.И.Пирогова

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.)* или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Приведем образцы оформления объяснительных записок:

Директору центра «Кадры» Иванову Н.И.

Объяснительная записка 10.04.97 № 34

О срыве занятий в группе секретарей-референтов

09.04.97 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.

В результате этого занятия пришлось отменить.

Наименование организации Производственный отдел

Объяснительная записка 12.01.97 №46

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 1996 г. не был представлен в указанный срок» в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела Подпись Ю.П.Елкин

Начальнику шахты Матвееву К.Е.

Производственное объединение по добыче железной руды «Крыммермет» шахта «Юзовская»

Объяснительная записка 24.01.97 № 87

О нарушении производственной дисциплины

11 января 1997 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.

Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при эксплуатации передвижной установки — рабочий Егоров С. К.

Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания.

Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К,

Объяснительная записка: что это за документ и зачем он нужен?

С таким видом документа, как объяснительная записка знакомы абсолютно все. Некоторым довелось столкнуться с написанием записки объяснительного типа ещё в школьные годы, кому-то в студенческие времена, а кто-то узнал о ней только при выходе на работу.

Однако общую информацию об этом документе, что это такое, его виды и отличия от других записок, сроки действия и предоставления, право на отказ от написания и некоторые другие подробности знают далеко не все. Данная статья станет хорошим источником информации в этих аспектах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Что это за документ?

Объяснительная записка — это один из видов документов письменной формы, который или разъясняет некоторые пункты главного документа (отчета, плана и т. д.), либо дает объяснение определенным действиям, происшествиям или же фактам.

Докладная — это документ, предназначенный для рассмотрения руководством, который несет в себе четкую информацию, касательно каких-либо аспектов, а также содержит выводы, советы и предложения, способствующие к побуждению начальства принять необходимое решение.

Виды записок данного типа

Существует несколько видов записок, поэтому давайте разберемся, в каких случаях применяется та или иная форма этого документа.

Объяснительные записки можно условно классифицировать на следующие группы:

  1. Побудительные записки. Данный вид документа, как правило, используют физические лица, которые хотят добиться конкретно поставленной цели от вышестоящих лиц, уполномоченных на принятие, требуемого решения.
  2. Уведомительные записки. Такие записки периодически работодатели требуют от подчиненных, с целью получения сведений о рабочем процессе, некоторых его деталях, а также итогах, поставленных руководством задач.
  3. Отчетные записки. Отчетные объяснительные записки выступают в роли определенного сообщения или доклада о неких действиях, а также уведомлением о конечных результатах проделанной работы.

В ряде случаев такие записки являются документом, который предоставляет отчет начальству об исполнении приказа, постановления, а также действий иного характера.

Записки внешнего типа. Если физическое лицо составило записку, предназначенную не для рассмотрения со стороны его непосредственного начальства, а со стороны лиц, которые имеют руководство над начальством адресанта, то такой документ относят к категории внешних.

Чтобы правильно оформить документ, необходимо использовать общий бланк того предприятия, где работает сотрудник, и получить подпись от начальства.

Не забудьте указать, точную информацию о названии предприятия, о том, что записка относится к докладному виду документов, личные данные адресата, индекс, а также место и день заключения внешней записки.

Записки внутреннего типа. Если докладная записка составлена для начальника организации, в пределах которой работает адресант, то она называется внутренней. Оформить внутренней документ можно без всяких бланков, просто используя бумажный лист формата А4.

Отличается от внешней записки тем, что для внутренней не требуется указание индекса, места заключения документа, а также получение подписи от руководителя. В остальном данные, которые должны присутствовать в записке, совпадают с вышеперечисленными данными для внешней записки.

Разница между пояснительной и объяснительной записками

Такие виды документов, как объяснительная и пояснительная записки, очень схожи по своей сути, но все же имеют отличия. Документ, являющиеся пояснительным, содержит информацию за отчетный период, установленный для какой-либо организации, и чрезвычайно важен для бухгалтерской отчетности.

Пояснительная записка несет информацию, которая выступает в роли дополнения для всевозможных показателей учета, некоторых таблиц, отображающих состояние имущества, а также других документов финансового характера.

Таким образом, объяснительная записка является более общим документом в отличии от пояснительной, которая используется преимущественно в сфере бухгалтерии.

Скачать пример пояснительной записки можно тут.

Сроки подачи и действия

В статьях 192 и 193, входящих в состав Трудового кодекса Российской Федерации, подробно описано право работодателя совершить взыскание дисциплинарного типа в сторону сотрудника, который не исполняет свои обязанности надлежащим образом.

Статьей 193 установлено, что физическое лицо, представляющие работу некомпетентному сотруднику, перед совершением дисциплинарных взысканий должно потребовать с него документ с объяснением причин уклонения от исполнения его обязанностей, а так же, когда он пишется.

В случае применения таких документов, как объяснительные записки, действуют следующие сроки:

  1. Предоставить записку с объяснением работник должен не позднее, чем за два рабочих дня. В противном случае, если за этот срок работодатель не получает документ, то в сторону сотрудника оформляется акт.
  2. Документ, содержащий объяснения о нарушении трудовых действий, должен храниться на протяжении трёх лет (согласно федеральному закону под номером 587, вмещающему сведения о перечне архивных документов и о сроках хранения документации). По истечению этого термина, записка теряет срок годности.

Возможно вас заинтересует информация и о другой документации, например заполнение справки 2-НДФЛ.

Обязан ли сотрудник писать объяснительную?

В то время, как на работодателя, в соответствии с действующем законодательством, возложена обязанность требовать от сотрудника объяснительную при подозрении его в дисциплинарном проступке, сотрудник имеет право не писать объяснительную.

В таком случае работодатель совершает взыскание с помощью акта, составленного в адрес провинившегося физического лица. Акт составляется на основе показаний свидетелей. За один дисциплинарный проступок можно назначить только одно дисциплинарное взыскание.

Если сотрудника лично ознакомили с письмом, которое информирует лицо о желании работодателя получить объяснения, то он в обязательном порядке должен на него дать ответ. При этом за ним остается право не писать объяснительную.

Отказ от предоставления объяснений письменно

Физическое лицо, предоставляющее работу, запрашивает объяснение от сотрудника с целью разъяснения определенных действий и поступков. Работник в праве отказаться от написания данного документа, но этот факт не сыграет в его пользу.

Отказавшись от написания документа, работник подвержен большему риску для получения следующих наказаний:

  • Замечания,
  • Выговора,
  • Штрафных санкций,
  • Увольнения,
  • Других видов наказаний, являющихся уместными по мнению работодателя.

Грамотно написав записку и четко разъяснив все факты, сотрудник значительно увеличивает свои шансы к смягчению вины или полному оправданию в глазах работодателя.

Журнал регистрации докладных и объяснительных записок

В список обязанностей работодателя входит соблюдение общепринятых правил делопроизводства. К их числу относят регистрацию объяснительных и докладных записок в журнале, который обязательно должен присутствовать на каждом предприятии и служить в качестве источника по учету документации.

В то время как всем документам, заключенных в виде записок, присваивается номер регистрационного типа, то для докладных и объяснительных записок нумерацию в журнале необходимо проводить в отдельной графе. Следует помнить, что регистрировать докладные и объяснительные записки вместе — запрещено!

При заполнении журнала нужно указать номер документа, дату, а также наименование и заголовок.

Чтобы иметь представление, что это за документ, скачайте образец объяснительной записки при опоздании на работу.

Что нужно знать об объяснительной записке работнику и работодателю, смотрите в видео ниже:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


Это быстро и бесплатно !

Докладная объяснительная

Надо ли писать объяснительную, если не ознакомили с докладной?

Доброго времени суток. Я так понимаю у Вас вопрос из области трудового права. При привлечении к дисциплинарной ответственности работодатель обязан отобрать у работника объяснения по дисциплинарному проступку. Если Вы не знаете, в связи с чем Вас привлекают к дисциплинарной ответственности (вам не объяснили в связи с чем Вас привлекают к ней), то отказываться от подачи объяснений не стоит, так как работодатель составит акт о том, что от дачи объяснений Вы отказались. А в объяснениях укажите, что Вам не понятна причина привлечения Вас к ответственности, а так же сошлитесь на то, с чем Вас не ознакомили. При таких обстоятельствах и с такими объяснениями у Вас будет больше шансов в суде, если до него дойдёт дело. С уважением Г.А. Анинуда.

Преподаватель вышел из аудитории менее чем на 15 мин на него написали докладную. Объяснительную по этому поводу писать не стал, считая себя не виновным. Тут же был составлен акт об отказе написания объяснительной о чем он узнал при ознакомлении с приказом о дисциплинарном взыскании.
Как написать документ о несогласии с дисциплинарным взысканием.

Ну в произвольной форме и надо написать, пояснив ситуацию. Однако, это малоэффективно, т.к. объяснительную пишет не только виновный или подозреваемый, а любой человек, который письменно должен объяснить ситуацию, поскольку на него была написана докладная и она должна быть закрыта также письменным документом. Отказавшись писать, преподаватель, как бы признал вину, т.е. не имел причин отсутствия, ввиду чего и не стал писать. Это обычаи делового оборота.

Имеет ли право вышестоящее начальство требовать написать объяснительную, если нет письменной докладной? Только в устной форме.

Принудить Вас к написанию объяснительной не могут. В соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ обязанность по истребованию объяснения в письменной форме по поводу действий, совершенных работником, до применения к нему дисциплинарного взыскания лежит на работодателе. Обязанности по написанию работником объяснительной вышеназванная статья не содержит, то есть отказываясь от написания объяснительной, Вы не нарушаете служебной дисциплины, таким образом, никаких репрессивных мер в отношении Вас за этим не последует. В случае отказа работника дать объяснение составляется соответствующий акт по истечении двух рабочих дней.

Имеет; «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018) «»Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий Путеводители по кадровым вопросам и трудовым спорам. Вопросы применения ст. 193 ТК РФ «»До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. (часть первая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ) (см. текст в предыдущей «редакции)» «»Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ) (см. текст в предыдущей «редакции)» «»Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. «»Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу. «»За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. «»Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт. (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ) (см. текст в предыдущей «редакции)» «»Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ) (см. текст в предыдущей «редакции)»

Начальница написала на меня докладную и,не ознакомив с её содержанием, заставила писать объяснительную для передачи вышестоящему начальству. Правомерны ли её действия?

Доброго Времени суток! НЕТ, конечно не правомерны. Объяснительную обязаны были с ВАС взять НАЧАЛЬНИКИ Удачи ВАМ! Всегда рады помочь

Доброго вам времени суток. В принципе действия правомерны. В свою очередь Вы имеете право отказаться от написания объяснительной и тогда будет составлен акт об отказе. Удачи вам и всего наилучшего.

Если на человека написали докладную, юрист учреждения требует объяснительную. Юрист обязан ознакомить меня с содержанием докладной?

Доброго времени суток! Вы можете отказаться от написания объяснительной, до тех пор пока вам не предъявят на ознакомление докладную.

Напишите заявление и просите ознакомить вас с ней, следует писать в двух экземплярах, на вашем экземпляре принимающая сторона должна расписаться.

Докладная записка – это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Нет юрист НЕ обязан знакомить вас содержанием докладной. «Объяснительную» писать работник должен, дабы в ней изложить уважительные причины своих действий (бездействия), но имеет право и отказаться от ее написания.

Здравствуйте! В данном случае у вас есть право отказаться, потребовать ознакомить вас с содержанием докладной. Спасибо, что вы с нами, мы были рады вам помочь!

Позвонил секретарь и потребовал объяснительную, но с докладной запиской меня никто не ознакомил.

Доброго времени суток! Почему секретарь позвонил и потребовал от вас объяснительную записку? Распишите свой вопрос полностью, чтобы получить на него конкретный ответ.

Здравствуйте, при проведении проверки служебного расследования Вы имеете право знакомиться с материалами проверки а докладная записка должна быть в этих материалах.

Работодатель на докладной поставил резолюцию о том чтобы с работника взяли объяснительную и подготовить приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности. Получается пиши или не пиши, все равно будет наказание. Законны ли такие действия работодателя?

Здравствуйте Мария. С работника должны обязательно истребовать письменное объяснение и только потом решать, привлекать его к ответственности или нет.

Да, действия работодателя основаны на требовании Трудового кодекса РФ, но ваше право отказаться от дачи какого-либо объяснения согласно ст.51 Конституции РФ.

Необходимо написать объяснительную или докладную о том что контрагент не предоставил оригиналы договора по обучению в течении 1 месяца, и как объяснить, что он отправил простым письмом а не заказным т.к нельзя подтвердить что они отправили письмо?

Объяснительные и докладные пишутся в свободной форме, с изложением всех событий и фактов.. А как объяснить почему он отправил простым письмом,-наверное только он и может это объяснить.

Здравствуйте. Составление юридически значимых документов и разработка правовой позиции являются платными услугами. Документы, согласно Почтовых правил, не подлежат отправке простым письмом.

Как написать объяснительную и докладную записку о случившемся. Перед моим уходом домой воспитанница порезала руку лезвием, девочки отвезли её в мед пункт ничего мне не сказав, медик тоже не сообщил. Узнала я уже на следующий день придя на смену от помощника воспитателя. Переговоров с девочкой я обо всём рассказала методисту. Говорят, что это сокрытие фактов, как то странно, о каком сокрытии может идти речь, если я всё доложила.

ЗДравствуйте, пишите объяснительную в свободной форме, объясняйте ситуацию и все, в принципе ничего особенного не надо. Удачи в вашем деле.

Объяснительную вы должны написать, т.к. рабочий день, т.е. ваша смена еще не закончилась. Объяснительную пишите в свободной форме: указываете где вы были на тот момент, когда девочка порезала руку.

Доброго времени суток Вам. Пишите в свободной форме все как было. Не надо выдумывать. Удачи и всего хорошего. С ув.Адвокат Деревянко С.Ю.__

Работник прогулял 3 смены подряд, на каждый день составлен акт, докладная и взята объяснительная, последним приказом хотим уволить, а то писать в первых 2, какие дисциплинарные взыскания применить?

Ничего не надо больше применять. Уволить достаточно за прогул единственный. А тут целых три. Можете за все три приказ составить и уволить.

Должна ли быть объяснительная от родителя ученика 2 класса если на того написана докладная на имя директора. Должен ли о ней знать родитель.

Андрей, формально, родитель-является законным представителем ребенка и поэтому должен быть кровно заинтересован контролировать все правоотношения, в которых задействован малолетний гражданин нашей страны.

При оформлении докладной обязательна ли объяснительная человека, НА которого докладная?

Здравствуйте.Да, обязательно объяснение.

На меня написали докладную необоснованно, в объяснительной я описала ситуацию, но руководитель всё равно написала приказ о выговоре. Под приказом я написала, что с приказом не согласна. Написала в комиссию по трудовым спорам. Комиссия рекомендует сначала обратиться к работодателю для урегулирования разногласий — при непосредственных переговорах с работодателем. Как я должна урегулировать и на какие условия идти? Бред какой-то.

как можно ответить на вопрос не зная сути спора (конфликта) , чаще всего трудовая инспекция не помощник в таких делах — хотите оспорить приказ начальства и верите в то, что сможете что-либо доказать , нужно обращаться в суд.

На меня написали докладную необоснованно, в объяснительной я описала ситуацию, но руководитель всё равно написала приказ о выговоре. Под приказом я написала, что приказом не согласна. Руководитель должна ли снова рассмотреть данную ситуации? Или мне сразу написать в комиссию по трудовым спорам?

Не стоит ждать. Пишите в комиссию по трудовым спорам.

Ирина! Уже рассмотрена ситуация, если Вам вынесен выговор. Обжалуйте данный приказ в КТС и (или) в суд.

Здравствуйте. То, что Вы написали о несогласии с приказом — правильно. Но руководитель никогда не отменит свой приказ (не признает своей ошибки). Ведь перед вынесением взыскания она получила от Вас объяснение (якобы разобралась в ситуации). Поэтому признавать ошибку она добровольно не станет. Пишите в комиссию.

Порядок предоставления объяснительной. Должен ли я писать объяснительну без докладной?

Здравствуйте, Игорь! Согласно ст.193 ТК РФ До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. В указанной норме не содержится обязательного требования о докладной. Однако факт нарушения трудовой дисциплины должен быть зафиксирован (докладными, актами об отсутствии на рабочем месте и т.п.), при обращении в суд обязанность законности наложения дисциплинарного взыскания возлагается на работодателя. Порядок применения дисциплинарного взыскания может быть установлен локальными актами организации, в которых регламентирована поэтапная процедура применения дисциплинарных взысканий.

Обязана ли писать объяснительную, если не видела докладную? Должны ли меня познакомить с докладной под роспись? Увидела докладную только тогда, когда вынудили написать объяснительную и пригласили для ознакомления с приказом о выговоре.

Все зависит от правил внутреннего распорядка. и иных локальных актов. Должностной инструкции например. ТК это строго не регулирует

Помогите написать объяснительную записку учителю. На меня лежит докладная от родителей ученика. Ребенок очень сложный (с психическими расстройствами) на уроках сидит не готовый, ни писать и читать не умеет, может ударить одноклассников во время урока, родители признают, что с ребенком не все нормально, но не реагируют. У меня в этом классе каждый понедельник последний урок (География) и я два раза опускала его с урока (в сентябре и в ноябре), чтобы не мешал. В докладной записке указано, что это в системе и просят применить ко мне административное наказание.

Добрый день! Конкретного образца не существует. Пишите в свободной форме с изложением и пояснением обстоятельств по делу. От кого, ваши контакты, кому (ФИО или название организации, должности), что, где, когда, что просите. Дата, подпись.

Мария, обращайтесь. Готов буду помочь с состовлением пояснительной записки.

На меня написали докладную, в какой срок я должен предоставить начальству объяснительную?

В течение двух рабочих дней.

Если на меня написали докладную и требуют объяснительную чтобы уволить по плохой статье, как мне правильно написать заявление по собственному чтобы уволили нормально, может на больничный уйти и оставить в приемной у директора заявление.

Добрый день! Для начала необходимо понять что за нарушение Вы совершили, относится ли оно к основаниям для увольнения по статье, перечень таких оснований мал. Если у Вас нет желания продолжать работать в данной организации, то Вы вправе написать заявление на увольнение по собственному желанию. Если Вас попросили написать объяснительную, ни чего в этом страшного нет, только пишите с уклоном на Вашу невиновность, обо всем и одновременно ни о чем. Если Вы не напишите, то работодатель вправе оформить отказ от написания Вами объяснительной в соответствии с законодательством. Если Вы уверены в своей невиновности, то найдите свидетелей и предупредите работодателя, что любое взыскание, которое на Вас будет наложено, вы будите обжаловать в суде с написанием жалобы в трудовую инспекцию.Если у Вас нет желания продолжать работать в данной организации, то Вы вправе написать заявление на увольнение по собственному желанию. Если Вы знаете, что в чем-то виноваты, то лучше напишите заявление на увольнение по соглашению сторон одним днем.

На меня написали докладную в которой меня обогнали. Могу ли я отказаться писать объяснительную.

Можете отказаться, конечно. Если эта докладная безосновательно, то для вас последствий никаких не должно быть. Но комиссию по расследованию инцидента могут собрать

Руководитель требует с меня объяснительную, на докладную написанную месяц назад, с которой меня ознакомили только сегодня, так как поступила ещё одна докладная. Руководитель пытается на основании этих докладных, обвинить меня в систематических нарушениях трудового распорядка, и применить дисциплинарное взыскание. Являются ли действия работодателя правомерными? Как мне повести себя в сложившейся ситуации? Спасибо)

Ведите себя спокойно. Требует — напишите, в случае наложения взыскания -обжалуйте. Свои объяснительные датируйте фактической датой, сохраните копии. Будут какие вопросы, напишите мне в почту со своей, напомните только свою проблему.

Должна ли я писать объяснительную если мне предоставили только копию докладной?

—Мария, должны писать объяснительную

Пришёл молодой амбициозный начальник и завалил нас докладными соответственно мы пишем объяснительные но он требует обьяснительную а потом только сам пишет докладную и его устные обвинения отличаются от письменных. Можно ли потребовать чтобы он сначала писал докладные и ознакамливал с ней (желательно под роспись) а потом чтобы писалась объяснительная?

Поясните докладная кому и о чем

Как правильно написать объяснительную на докладную методиста о не проведении открытого занятия в доу. Моя причина не проведения предвзятое или личностные отношения руководителей. Показывая занятия, выкладываюсь по полной, получаю 5 баллов стимулирования, но в последующии дни за что угодно я буду лишена за что угодно, поэтому не вижу смысла.

Писать нужно как есть, форма произвольная, законом не определена

Могут ли требовать объяснительную записку без докладной, руководствуясь только устными обвинениями? Как лучше поступить в этом случае?

Обратитесь с жалобой в прокуратуру. Согласно ст. 45 ГПК РФ, ст. 35 Закона О прокуратуре, прокурор обращается в суд за защитой прав и интересов неопределенного круга лиц или интересов РФ, в защиту прав гражданина прокурор подает заявление в случаях: — если гражданин по состоянию здоровья или возраста не может сам обратиться в суд; — при нарушении социальных прав и свобод,трудовых прав, жилищных прав, для защиты семьи,материнства, отцовства и детства…

Статья 51 Конституции: никто не обязан свидетельствовать против себя самого, своего супруга и близких родственников.

А имеются ли реальные подтверждения устных обвинений? Если да, то могут требовать. В противном случае необходимо отстаивать свои права

Заведующая написал докладную гл.врачу. 25.09.14 вызвали на ВК с объяснительной. Обвинения необоснованные: систематически не выполняет объемы работы посещения пациентов на дому; на замечания отвечает жестокой агрессией; почти не посещает аппаратные совещания; не соблюдает субординацию; требует повышения заработной платы и доплат; не посещает семинары, проводимые лекторами для повышения квалификации; не корректно ведет себя с пациентами. Поясните, что могу написать в свою защиту? Спасибо!

Поясните, что могу написать в свою защиту. Спасибо! —берёте её доводы. и ниже обоснованные ваши. и так по каждому пункту

Какое наказание возможно после написание мною объяснительной на докладную по поводу не выхода меня на работу в связи с болезью по больничному листу. Докладная основана на том что я не уведомила начальника лично, а уведомила через сотрудника. Который сообщил не вовремя руководству, чуть позже?

Если у Вас надлежащим образом оформлен листок нетрудоспособности, то наказывать Вас не имеют права, а если сделают — Вы имеете право обратится с жалобой в Государственную инспекцию труда или направить исковое заявление в суд. Исковое заявление подается в суд по правилам ст. 131, 132 Гражданского процессуального кодекса РФ. Госпошлиной для истца-работника иски, вытекающие из индивидуально-трудовых споров, не облагаются. При этом в суде Вы можете помимо прочего требовать компенсации причиненного Вам морального вреда (нерадивых работодателей надо наказывать рублем). Сроки давности для обращения в суд для рассмотрения индивидуально-трудового спора приведены в ст. 392 Трудового кодекса РФ. Если инспекция труда выявит в действиях работодателя нарушение трудового законодательства, то виновных могут привлечь к административной ответственности по ст 5.27 КоАП РФ.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются:

  • на инициативные;
  • информационные;
  • отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дату;
  • индекс;
  • место составления;
  • адресата;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись руководителя;
  • фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

Общество с ограниченной ответственностью «Север»

ул. Советская, д. 123, 116900, Москва

Тел./факс (095) 112-56-90

ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191

О привлечении дополнительных

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата;
  • регистрационный (исходящий номер);
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • отметка о наличии приложения (если есть);
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

Директору ООО «Ромашка»

О прогуле, совершенном менеджером

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

Наш совет

Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

Наименование

структурного подразделения Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Обратите внимание

Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

  • в первой – констатирующейчасти – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
  • во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
  • в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание

Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Кстати

Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

  • запрос информации;
  • выдачу инструкций;
  • сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
  • объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5

Служебная записка

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Виды объяснительных записок и их особенности

По содержанию объяснительные записки подразделяются:

  • на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
  • составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство

Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

• описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

• аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6

Объяснительная записка

Считать причины неуважительными.

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

Другие публикации:

  • Купля продажа автомобиля с выездом ПЕРЕОФОРМЛЕНИЕ АВТОМОБИЛЯ ДОГОВОР КУПЛИ-ПРОДАЖИ АВТОМОБИЛЯ в СПб и москве Выезд + договор купли-продажи + проверка машины на юридическую чистоту + проверка/счет денег = от 990 рублей Ночью с 23:00 до 09:00 Стоимость любого договора составляет 1500 […]
  • Образец заявление на отчисление из аспирантуры Образцы документов Для поступающих Полный перечень документов, необходимых для поступления, можно найти в разделе «Приём аспирантов». Направление на обучение от организации Для обучающихся Выписка из протокола заседания учёного совета факультета об […]
  • Договор о полной материальной ответственности кассира снт ПОИСКОВЫЙ ИНТЕРНЕТ-ПОРТАЛ САДОВОДЧЕСКИХ И ДАЧНЫХ ТОВАРИЩЕСТВ "СНЕЖИНКА" Пользовательские ссылки Информация о пользователе Вы здесь » ПОИСКОВЫЙ ИНТЕРНЕТ-ПОРТАЛ САДОВОДЧЕСКИХ И ДАЧНЫХ ТОВАРИЩЕСТВ "СНЕЖИНКА" » БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ (НАЛОГИ) В СНТ И ДНТ » Договор о […]
  • Образец искового заявления на право на наследство Образец искового заявления на право на наследство Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве Семейные споры Гражданское право, ГК РФ Защита прав потребителей Трудовые […]
  • Можно ли вернуть налоговый вычет за обучение Получение вычета за обучение если нет доходов Достаточно часто встречается ситуация, когда в году оплаты обучения Вы не работаете и не имеете доходов, облагаемых налогом по ставке 13% (например, у Вас очное обучение и устроиться на работу проблематично). В […]
  • Судебная практика о взыскании ущерба с управляющей компании Судебная практика о взыскании ущерба с управляющей компании Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве Семейные споры Гражданское право, ГК РФ Защита прав потребителей […]
Смотрите так же:  Что делать если арестовали детское пособие

Вам также может понравиться