Авансовый отчет возврат подотчетных сумм

Содержание:

Авансовый отчет возврат подотчетных сумм

Да я делаю ПКО, потом заношу эту сумму в авансовый отчет, а вот кассу распровожу (именно этот ПКО), распечатываю авнсовый чтобы была запись о возврате суммы, затем ее из авансового удаляю и провожу этот ордер по кассе.

Тоесть кассу печатаете полностью, а этот ПКО делаете не проведенным. Зачем тогда из авансов.удалять? если из кассы не проведеным будет?

Вопрос- Как сделать возврат подотчетных сумм? В авансовом отчете ?

Авансовый отчет — это вообще то документ, которым подотчетное лицо отчитывается о произведенных им расходах.

Надо ли квитанции к ПКО(о возврате аванса) подшивать к авансовому отчету? .

Оформляете только ПКО, квитанцию отдаете тому кто вернул деньги и все.

Оформляете только ПКО, квитанцию отдаете тому кто вернул деньги и все.[/QUOTE]

А как тогда списать деньги из под отчета? Они же будут висеть по ДТ сч71

Авансовый отчет — это вообще то документ, которым подотчетное лицо отчитывается о произведенных им расходах.

Оформляете только ПКО, квитанцию отдаете тому кто вернул деньги и все.

Согласна.
На документально подтвержденные расходы — авансовый отчет.
На возврат неиспользованной подотчетной сумма — ПКО.
И все, в АО возврат денежных средств не проводится.

А как тогда списать деньги из под отчета? Они же будут висеть по ДТ сч71

Оформляете только ПКО, квитанцию отдаете тому кто вернул деньги и все.

А как тогда списать деньги из под отчета? Они же будут висеть по ДТ сч71[/QUOTE]

Списание со счета Дт 71 проходит по ПКО проводкой Дт 50 Кт 71

Тогда в 1С (по кассе) сумма будет учтена дважды.

если я делаю возврат под.сумм авансовым отчетом (дт50кт71)-200 000 руб..

а делаем вот так:

Да я делаю ПКО, потом заношу эту сумму в авансовый отчет, а вот кассу распровожу (именно этот ПКО), распечатываю авнсовый чтобы была запись о возврате суммы, затем ее из авансового удаляю и провожу этот ордер по кассе.

ого! вот это технология! 🙂

Теперь поняла что проводку дт 50кт71 формируем не на основании авансового отчета, а на основании записи в авансовом отчете (внизу написано остаток внесен в сумме . по кассовому ордеру № от_____

Не совсем так, проводку формирует все таки ПКО. Но Вы на верном направлении :):)

Да нет никак не дважды!
Когда выдаете ДТ 71 кт 50 — 100 руб.
Разноска авансового отчета Дт 10 КТ 71-80руб.
Когда приходуете возврат Дт 50 Кт 71 20 руб.
А авансовом отчет внизу есть раздел «сведения о возврате долга и выданом перерасходе» -что-то такое, вот его надо заполнить когда разносите ав.отчет чтобы с-до перешло правильное в новый ав. отчет.

Авансовый отчет возврат подотчетных сумм

Подскажите, уважаемые коллеги, если ВСЯ сумма, которая была выдана в подотчет генеральному директору НЕ БЫЛА использована, Полностью возвращена в кассу, нужно ли делать авансовый отчет или нет? Ведь подотчетных документов нет, и вписывать в авансовый отчет нечего. Или все-таки нужно. Вроде простой вопрос, а я чего-то растерялась. rolleyes:

Не надо.
Но если не поленитесь и поищите на форуме, то найдете похожую тему (обсуждалось совсем недавно), где банк в таком случае затребовал у кого-то те самые АО.

Вообще мы АО не составляем, но некоторые банки требуют составлять АО на возврат НЕиспользованных подотчетных суммах.

В одном из своих решений арбитры пришли к выводу: если компания не составляет авансовые отчеты, то она нарушает порядок выдачи наличных, а не порядок ведения кассовых операций, а за это штраф не предусмотрен (постановление ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010). И что авансовый отчет — это документ, который подтверждает расходование аванса, а так как расхода не было, то и составлять его нет необходимости.

Вот интересное толкование вопроса:

Вопрос: Нашему сотруднику выдали деньги под отчет. Сумма была возвращена в полном объеме в установленные сроки в кассу неизрасходованной. Нужно ли оформлять авансовый отчет?
О.Прохоренко, бухгалтер, г. Владикавказ

Ответ: Авансовый отчет — документ, подтверждающий расходование аванса. Целью его оформления является подтверждение расходов для налогообложения прибыли. Исходя из того что расходования денежных средств не произошло, расходов организация не понесла, то и составлять авансовый отчет нет необходимости. В этом случае на сумму аванса достаточно оформить приходно-кассовый ордер, указав в основании «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В подтверждение сказанного можно привести Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. N А56-33543/04. Арбитры посчитали, что не составлять авансовый отчет в связи с возвращением полученных денежных средств в полном объеме в кассу предприятия правомерно.
Однако в этом случае налоговики могут расценить выданные суммы денег как беспроцентный заем, а значит, потребовать начислить НДФЛ с материальной выгоды. С данным требованием также можно поспорить. Перечисленные в ст. 212 Налогового кодекса случаи, когда доходы в виде материальной выгоды облагаются НДФЛ, не включают неизрасходованные подотчетные суммы. Данное мнение также подтверждает судебная практика (Постановление ФАС Центрального округа от 8 января 2004 г. N А54-2875/03-С21).
Но чтобы снизить налоговые риски бухгалтерия должна иметь хотя бы письменное заявление сотрудника на получение аванса с указанием конкретной цели получения денег с разрешения руководителя на выдачу. А некоторые запасаются и заявлением, и авансовым отчетом, даже если деньги не израсходованы. В спорах с налоговиками «много» документов не бывает.

Смотрите так же:  Заявление о выплате аванса образец

Ю.Пименова
Редактор-эксперт
Подписано в печать
01.02.2010

Проводки по авансовым отчетам: напоминалка для бухгалтеров

Как происходит выдача под авансовый отчет? Проводки какие нужно сделать? В деятельности компаний возникает необходимость выдать сотрудникам деньги на хозяйственные, представительские, командировочные расходы или иные нужды. Средства направляются специалистам на банковские карты или выплачиваются из кассы наличными. Чтобы отчитаться о совершенных тратах, работник готовит специальный документ – авансовый отчет. Проводки по нему, правильное оформление и получение необходимых чеков – задачи бухгалтера.

Правила выдачи подотчетных средств

  • с 2018 года для предоставления подотчетных средств не требуется полного погашения задолженности по ранее выданным суммам;
  • если средства перечисляются для командировки, сумма рассчитывается согласно лимитам, установленным внутренними положениями компании;
  • основание для выдачи денег – заявление, составляемое сотрудником-получателем в произвольной форме. В нем указывается необходимая сумма, нужды, на которые она требуется, и срок ее использования. Готовый документ подписывается директором фирмы. С 2018 года заявление не обязательно, достаточно приказа, распоряжения руководителя;
  • деньги, причитающиеся подотчетнику, нельзя выдать третьему лицу.

Когда деньги истрачены, сотрудник составляет и передает в бухгалтерию авансовый отчет. Проводки в 1с 8.3 делают на основании этого документа. На подготовку отчета у специалиста имеется три дня с момента истечения срока, на который выдавалась сумма. Если остались излишки, их нужно сдать в кассу компании.

Чтобы упорядочить работу с подотчетными лицами, компания издает внутренний локальный акт, где указывается:

  • какие сотрудники вправе получать средства под отчет;
  • на какие сроки выдаются деньги;
  • в какой период составляется отчет, возвращаются излишки.

Работники, чьи должности поименованы в приказе, знакомятся с документом под роспись. Правила документооборота по «подотчетникам» фиксируются в учетной политике организации.

Отражение расчетов с подотчетным лицом в бухгалтерской программе

Дт 71 Кт 50 – средства выделены из кассы;

Дт 71 Кт 51 – деньги направлены на банковскую карточка сотрудника.

Когда работник предоставил бухгалтеру авансовый отчет, бухгалтерские проводки в зависимости от обстоятельств будут следующими:

Дт 26 Кт 71– списание суммы на общехозяйственные расходы (например, если средства выдавались завхозу на покупку мелочей в офис, маркетологу на командировку, рекламщику на посещение международной конференции и т.д.);

Дт 20 Кт 71 – отнесение трат специалиста на основное производство (например, если в командировку ездил работник цеха);

Дт 44 Кт 71 – отнесение суммы на коммерческие расходы (если траты понес специалист по продажам);

Дт 10 (15) Кт 71 – проводка, используемая в ситуации, если на подотчетные средства приобретались товарно-материальные ценности по предоплате;

Дт 41 Кт 71 – проводка, применяемая, когда на выданную сумму покупались товары для дальнейшей перепродажи по предоплате;

Дт 60 Кт 71 – проводка, показывающая, что выданные специалисту деньги были направлены на расчеты с поставщиком (подрядчиком) в виде аванса (задатка);

Дт 08 (10, 41) Кт 71 – оприходование товарно-материальных ценностей.

Если специалист не израсходовал ранее выданную сумму полностью, остаток подлежит возврату в кассу компании в сроки, оговоренные внутренними положениями компании. Средства, возвращенные в кассу предприятия, отражаются проводкой:

Возврат подотчетных сумм

Возврат подотчетных сумм – процедура, с которой приходится сталкиваться многим организациям. Такая ситуация происходит тогда, когда подотчетным лицом после выдачи ему денежных средств предприятием не расходуются все имеющиеся финансы. В этом случае уполномоченный сотрудник обязан вернуть неизрасходованную сумму в кассу и представить бухгалтерский отчет о проделанных расходах. Но как вернуть подотчетные деньги? И какие подводные камни могут встретиться на пути предприятия? Обо всем по порядку в статье.

Об образовании дебиторской задолженности и ее размере сотрудник должен быть официально извещен. Подответное лицо может как согласиться с предъявленным вердиктом, так и попытаться опровергнуть его.

Возврат остатка неиспользованных подотчетных сумм осуществляется не позднее 3 суток с момента окончания периода, установленного для возврата аванса под отчет (согласно УБР № 3210-У, п. 6.3). Это правило применимо только к возврату наличных сумм. Для безналичного расчета руководитель учреждения обязан установить расчетный порядок с подотчетными лицами самостоятельно. Кроме того, оба процесса фиксируются в нормативных документах предприятия.

Полученные деньги от подответного сотрудника отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

  • Дебет счета 50, кредит счета 71 – возврат финансов в кассу учреждения.
  • Дебет 52, кредит 71 – возврат сверх выданных финансов на валютный счет организации.
  • Дебет 94, кредит 71 – запись о долге подотчетного лица в случае невозврата неизрасходованных средств.
  • Дебет счета 51, кредит счета 71 – возврат излишне выданной суммы на банковский счет фирмы.

Особенности возврата

Кроме наличного возврата средств, а также возврата денег на валютный и рублевый счет, возврат денег подответным лицом возможен и на расчетный счет учреждения. В этом случае нужно сделать запись в нормативных бумагах предприятия о допустимости возврата излишних подотчетных сумм на расчетный счет фирмы. Помимо этого, уполномоченный сотрудник должен обозначить назначение платежа при переводе как возврат подотчетных сумм. Это поможет избежать проблем с налоговой инстанцией.

Смотрите так же:  Единовременное пособие матерям одиночкам в 2019

Бывают ситуации, когда подответный сотрудник увольняется, так и не вернув подотчетную сумму в кассу предприятия. В случае, когда с сотрудником не был произведен итоговый расчет, можно удержать сумму задолженности из его заработной платы. Данный момент оговаривается с сотрудником и его руководителем, и только при согласии обеих сторон допускается удержание долга из зарплаты. Согласие сотрудника на такую сделку должно фиксироваться в заявлении подотчетного лица. Заявление имеет силу лишь месяц с момента его написания. В этот период руководитель фирмы должен принять решение об удержании финансов из зарплаты. Если решение не принимается в срок, погашение задолженности происходит только через суд.

Кроме того, операция по удержанию средств отражается в бухучете следующей проводкой – дебет счета 70, кредит счета 71 (списание остатка авансовой суммы в качестве выплаты зарплаты). Однако данная сумма не должна превышать 20% оклада (согласно ТК РФ, ст. 138).

Если же уволенным сотрудником уже была получена зарплата либо он не согласен с размером удержанных финансовых средств, взыскание задолженности производится через суд.

Ответственность

Согласно ТК РФ, ст. 243, п. 2, за подотчетные деньги, в частности неизрасходованный остаток, уполномоченный работник несет материальную ответственность. В случае невозврата излишне выданных средств бухгалтер признает недостачу, а работник теряет статус подответного лица.

После выявления недостачи предприятие должно провести инспекцию для определения причин ее возникновения. Сотрудник обязан предоставить объяснение о причине невозврата излишней суммы в письменном виде. Если по тем или иным соображением работник отказывается отчитываться о недостаче, уполномоченным специалистом составляется отвечающий требованиям акт согласно ст. 247 ТК РФ.

Руководителю необходимо знать, что возврат неизрасходованных подотчетных сумм обязательно должен сопровождаться соответствующими проводками в бухучете во избежание проблем с налоговым органом. Кроме того, не стоит забывать, что заявление сотрудника – это основание для удержания задолженности из его заработной платы. При отсутствии такого документа руководитель не имеет права удерживать долг из оклада работника. В противном случае ответственное лицо может понести за это наказание. Зная эти особенности возврата, можно избежать многих трудностей в этом деле.

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

  • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
  • перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У. Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель. Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту

Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета

Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер

Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными

Денежные средства внесены на расчетный счет

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

  • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
  • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
  • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
  • на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей. По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С. В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

Смотрите так же:  Налог на квартиру за 2019 год

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса — довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все работодатели. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете?

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

  • переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
  • выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
  • Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
  • Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
  • Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

  • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
  • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Расчет при увольнении по собственному желанию – 2017».

Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

Другие публикации:

  • Шаламов и завещание ленина Шаламов и завещание ленина Если РІС‹ видите эту страницу, значит СЃ вашего IP-адреса поступило необычно РјРЅРѕРіРѕ запросов. Система защиты РѕС‚ роботов решила, что […]
  • Автостраховка осаго отзывы Страховая компания МАКС - отзывы Специалисты СК на сайте Последние отзывы о компании Не можем вписать новое водительское Добрый день. В сентябре месяце оформили полис ОСАГО в вашей СК. ХХХ 0055101395 от 05.09.2018 на имя Токарева Василия Александровича. На […]
  • Услуги адвоката в нижнем новгороде цены Услуги адвоката в нижнем новгороде цены 2 Гражданские дела 2.1 Составление искового заявления, ходатайства - 3000 руб. 2.2 Полное участие адвоката во всех судебных заседаниях суда первой инстанции - от 10000 руб. 2.3 Составление кассационной жалобы - 3000 […]
  • Московский городской суд госпошлина реквизиты апелляция Московский городской суд Адрес: 107076, г. Москва Богородский Вал ул., 8 метро "Преображенская площадь", последний вагон из центра, на выходе по лестнице налево, выход к ДК Моссовета, далее идете прямо по тротуару метров 50, первый поворот направо за […]
  • Что такое представительский договор Что такое представительский договор ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЙ ДОГОВОР № ________ Автономная Некоммерческая Организация Агентство Помощи и Развития “ЕДЕМ (представляемая фирма, далее обозначаемый как ПФ поручает” в лице президента Кандаловой Елены Ивановны , и […]
  • Подать исковое заявление в суд защита прав потребителей Судебная защита прав потребителей Ирина Соколова © , руководитель аналитического управления Объединения потребителей России Как подать иск в суд Исковое заявление потребитель может подать в суд различными способами: отправить документы в суд почтой […]

Вам также может понравиться